Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis
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Relevance Ranking in elektronischen Bibliothekskatalogen (OPACs): Welche Kriterien sind geeignet?
Get PDFVon verschiedener Seite wird immer wieder gefordert, dass die Ergebnisse in den Trefferlisten der OPACs ebenso wie in denjenigen von Internetsuchmaschinen nach ihrer Relevanzwahrscheinlichkeit geordnet sein sollten (Relevance Ranking): Diejenigen Treffer, die dem in der Suchanfrage ausgedrückten Informationsbedürfnis des Nutzers am besten entsprechen, sollten in der Trefferliste auch zuoberst stehen. Der überwiegende Teil der Nutzer sieht eine solche Funktion aufgrund ihrer Vertrautheit mit Internetsuchmaschinen heutzutage als selbstverständlich an. In OPACs hingegen stellt Relevance Ranking noch nicht den Standard dar, und wo es angeboten wird, ist die Qualität der Sortierung nicht immer überzeugend. Dies liegt auch daran, dass sich die Suchbedingungen in OPACs von denjenigen im World Wide Web unterscheiden und dass die Algorithmen von Internetsuchmaschinen nicht einfach auf OPACs übertragen werden können. Wie aber muss ein Ranking-Algorithmus aussehen, der im spezifischen Kontext von Bibliothekskatalogen gute Resultate liefert? Zur Beantwortung dieser Frage soll die vorliegende Arbeit einen Beitrag leisten.
Dabei beleuchtet sie in einem ersten Teil anhand zahlreicher Nutzerstudien das Verhalten der OPAC-Nutzer, insoweit es für das Thema Relevance Ranking relevant ist. Es zeigt sich, dass viele Nutzer bei der Suche in OPACs auf Schwierigkeiten stoßen, bei deren Bewältigung ein gutes Relevance Ranking helfen kann. Insbesondere haben Nutzer oft Probleme, präzise Suchanfragen zu formulieren und mit großen Treffermengen zurechtzukommen. Die Ergebnisse legen zudem nahe, dass sich das Sucherlebnis in OPACs so weit wie möglich an demjenigen in Internetsuchmaschinen orientieren sollte und dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Sortierung den Nutzern wichtige Bedürfnisse sind.
Im zweiten Teil der Arbeit werden zahlreiche mögliche Kriterien für das Relevance Ranking in OPACs unter die Lupe genommen, eingeteilt in die Gruppen Textabgleich, Popularität, Neuheit, Verfügbarkeit, Personalisierung und weitere Eigenschaften der Ressource. Es zeigt sich, dass die Methode des Textabgleichs - die Basis des klassischen Relevance Rankings -, den Bedingungen eines Bibliothekskatalogs angepasst, zwar ein Gerüst für das Relevance Ranking liefern kann, jedoch durch weitere Kriterien insbesondere aus den Gruppen Popularität (z. B. Ausleihhäufigkeit, Zahl der besitzenden Bibliotheken) und Neuheit ergänzt werden sollte. Klar wird zudem, dass es nicht einen einzigen Relevance-Ranking-Algorithmus geben kann, der für alle Nutzer und Bestände die besten Resultate liefert: Jede Bibliothek wird selbst entscheiden müssen, welche Faktoren in ihren spezifischen Umständen welches Gewicht haben sollen. Neben einer kompletten Personalisierung ist auch die Entwicklung mehrerer Algorithmen für verschiedene Nutzergruppen eine Option für die Zukunft; solange man mit einem einzigen Algorithmus arbeitet, sollte sich dieser vornehmlich an den Bedürfnissen weniger erfahrener Nutzer orientieren. Für erfahrene Rechercheure sollten auf jeden Fall neben Relevance Ranking weiterhin andere Sortierungsarten angeboten werden
Möglichkeiten und Grenzen der Bewertungspraxis in Gemeindearchiven. Eine Fallstudie aus dem Saastal (VS)
Get PDFÜber Bewertung als eine, wenn nicht die archivische Kernkompetenz wurde bisher vor allem im Zusammenhang mit grösseren Archiven (Bundesarchiv, Staatsarchiv) reflektiert und gesprochen. Für die kleineren Archive - so in erster Linie für die Gemeindearchive - sind dazu bis heute kaum Anstrengungen unternommen worden.
Die Arbeit nimmt dieses Desiderat auf und zeigt am Beispiel der vier Walliser Gemeindearchive des Saastals konkrete Möglichkeiten, aber auch Grenzen bzw. Hindernisse für eine professionelle Bewertungspraxis auf.
Die Arbeit gliedert sich in zwei Teile: im Teil A werden allgemeine theoretische Überlegungen zur Bewertungsdiskussion im nationalen und internationalen Kontext referiert und durch eine Reihe von Kurzporträts verschiedener Bewertungsmodelle und -konzepte ergänzt. Der Teil B schildert zuerst allgemeiner die Situation der Archive in den zahlreichen kleinen und mittelgrossen Gemeinden mit ihren organisatorischen und ressourcenmässigen Defiziten, ehe mit einer kurzen Beschreibung der konkreten Bewertungsaktivitäten auf Gemeindeebene, welche bislang eher als Krisenmanagement denn als Alltagsaufgabe eingestuft werden müssen, fortgefahren wird.
Zur Verbesserung dieser Situation werden anschliessend mit konkretem Bezug auf die Walliser Gemeinden im allgemeinen und auf die Saastal Gemeinden im speziellen die Bedeutung des sogenannten Musteraufbewahrungsplans (aus dem Handbuch für die Walliser Gemeindearchive, hrsg. vom Staatsarchiv Wallis) als Hauptbewertungsinstrument hervorgehoben und die Vor- und Nachteile bei dessen praktischer Handhabung aufgezeigt. So wird - obwohl die Gemeinden grösstenteils vom Handbuch bzw. vom Musteraufbewahrungsplan Kenntnis haben - letzterer bei der alltäglichen Arbeit auf der Gemeindeverwaltung dennoch nicht oder kaum als gezieltes Bewertungsinstrument eingesetzt. Dieses Defizit konnte so auch in der eigens durchgeführten Umfrage bei den vier Saastal Gemeinden nachgewiesen werden.
Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich einer transparenten Bewertungspraxis werden deshalb mit dem konsequenten Einsatz des Musteraufbewahrungsplans (prospektiv und retrospektiv) unter gezieltem Einbezug der ins Feld geführten Bewertungsmodelle und -konzepte beispielhaft für die Gemeindearchive des Saastals entwickelt, obwohl die Modelle für den momentanen Arbeitsalltag auf den genannten Gemeindeverwaltungen realiter eher von sekundärer Bedeutung sind.
Im Fazit der Arbeit wird schliesslich festgehalten, dass die sich stellenden Bewertungsprobleme und -herausforderungen im Gemeindearchiv in erster Linie mit einer konsequenten Anwendung des Muster-Aufbewahrungsplans - mit möglichem ergänzenden Einbezug von Bewertungsmodellen - gezielt angegangen werden können, wozu es vor allem ein archivisch professioneller geschultes Personal braucht. Diese Personalschulung ist mit einem durch entsprechende Kommunikationsmassnahmen einzuleitenden Kulturwandel auf der jeweiligen Gemeindeverwaltung verbunden, welcher die bisherigen Arbeitstechniken der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Teil hinterfragt und zu entsprechenden Verhaltensänderungen hinführt
Aufwertung eines Schularchivs - eine Fallstudie
Get PDFDie Arbeit plädiert für einen sorgfältigeren Umgang mit Schularchiven. Dieses Anliegen ist erklärungsbedürftig, gehört das Schulwesen doch zu den meistdiskutierten Bereichen in unserer Gesellschaft. Ein Blick auf die Forschungslage zeigt aber, dass der Umgang mit Schularchiven, abgesehen von wenigen Ausnahmen (etwa der Masterarbeit von Olivia Franz-Klauser, MAS ALIS 2008-2010), bisher kaum je systematisch besprochen wurde.
Das Thema wird mit Hilfe einer Fallstudie behandelt: Die Neue Kantonsschule Aarau ist ein Gymnasium mit einer verzweigten und langen Vorgeschichte, dessen reichhaltiges Archiv (mit Protokollen, die bis in die 1780er Jahre zurück reichen) erstaunlich wenig Beachtung gefunden hat. Die rechtlichen Vorgaben wurden bislang erst teilweise umgesetzt (vgl. das kantonale Informationsgesetz IDAG, das die Angebotspflicht kantonaler Stellen klar festhält).
Die Arbeit umfasst zwei Teile. Zunächst wird dokumentiert, wie in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Staatsarchiv (StAAG) die nötigen Erfassungs- und Erschliessungsschritte vollzogen wurden. In einem zweiten Schritt wird auf die zuweilen geäusserten Zweifel an der Relevanz eines erschlossenen Schularchivs eingegangen. Die Frage nach dem konkreten Nutzen lässt sich allerdings nicht pauschal beantworten, denn sie stellt sich für die verschiedenen Akteure auf je eigene Weise. Daher wird sie nacheinander aus der Perspektive der Schüler- und Lehrerschaft, der Bildungsforschenden, einer breiteren Öffentlichkeit und der Schulleitung diskutiert.
Im Schlussteil werden einige ungeklärte Fragen angesprochen, die sich im Zusammenhang mit den Archiven von Mittelschulen stellen: Wie kann die Überlieferungsbildung dem alltäglichen Unterrichtsgeschehen gerecht werden? Wie ist mit Maturarbeiten umzugehen? Welches "Sampling" wäre bei Abschlussprüfungen sinnvoll?
Weitere Überlegungen verdient das Verhältnis zwischen den Berufsgruppen der Archivare und der Lehrer. Im vorliegenden Fall hat der Schreibende, der als Geschichtslehrer angestellt ist, sich die "mise en valeur" des Schularchivs auf die Fahnen geschrieben. Daraus ergab sich eine Doppelrolle, die sich bewährt hat: Die Nähe zu den Kollegen, die Kenntnisse über das Funktionieren der Institution, die ständige Präsenz an der Schule - all dies erleichterte die Arbeit. Anderseits wären durchaus auch Rollenkonflikte denkbar, etwa wenn der "Lehrer-Archivar" Einblick in sensible Personendaten von Kollegen erhält.
Offensichtlich unterscheiden sich Schulen in einigen Punkten von andern Verwaltungsstellen. Manche Schulen verfügen nicht nur über ein Archiv und eine Bibliothek (Mediothek), sondern ebenfalls über mehr oder weniger umfangreiche Sammlungen in einzelnen Bereichen (etwa Biologie, Geographie, Mathematik...), die in der Regel durch engagierte Fachlehrkräfte im Verlauf der Jahrzehnte angelegt wurden. Gelegentlich treten zudem Aussenstehende an die Schule heran, um ihr alte Bücher, Pläne, Exponate unterschiedlichster Art anzubieten. Auch hier stellen sich komplexe Fragen der Bewertung
Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung von Baudokumentationen: Das Beispiel Basler Denkmalpflege
Get PDFIn der Fachliteratur finden sich nur wenige Beispiele für den Umgang mit Baudokumentationen aus Denkmalpflegestellen, da diese Unterlagen bisher offenbar mehr als "Dokumentationen" denn als "Archivalien" angesehen werden. Ausgehend vom Beispiel der Denkmalpflege des Kantons Basel-Stadt werden in der Masterarbeit deren Bestände zum ersten Mal unter archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten analysiert.
Ausgangsbasis der Überlegungen ist dabei die Geschichte der Institution, die hier erstmals im Überblick skizziert und gemäss den Vorgaben des internationalen Standards für die archivische Erschliessung von Körperschaften, Personen und Familien (ISAAR [CPF]) dargestellt wird. Grundlegende Fragen, wie etwa, warum die Denkmalpflege ihre Unterlagen selber archiviert und ob überhaupt von einem Archiv gesprochen werden kann, werden geklärt. Dazu werden verschiedene Aspekte der Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung von Baudokumentationen untersucht.
Es wird aufgezeigt, dass die Denkmalpflege gemäss einer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv Basel-Stadt einen Teil ihrer Unterlagen in der Amtsstelle aufbewahren und dort selber dauerhaft archivieren darf, dass diese Vereinbarung jedoch nur für die sogenannten Baudokumentationen gilt, also für diejenigen Akten, auf die für die Wahrnehmung der Aufgaben regelmässig zurückgegriffen wird. Die Zuständigkeiten für die Aufbewahrung und Archivierung waren bisher nicht klar definiert und wurden von Mitarbeitenden in den Abteilungen oder im Sekretariat wahrgenommen.
Um die Voraussetzungen für eine geordnete Übergabe ins Archiv zu schaffen, werden darum sowohl Fragen rund um den vorarchivischen Bereich, d. h. die Entstehung von Baudokumentationen, als auch die eigentliche Archivierung genauer untersucht. Zunächst werden die Kernaufgaben der Denkmalpflege identifiziert, also diejenigen Bereiche, in denen Baudokumentationen anfallen bzw. welche Unterlagen in diese Kategorie gehören. Dies wird anhand der Geschichte der Institution sowie des aktuellen Organigramms dargelegt. Anschliessend werden am Beispiel von zwei ausgewählten Abteilungen (den "Baudokumentations-Produzenten" Bauforschung und Baubegleitung) die Geschäftsprozesse, die Dossierbildung und die Aktenablage analysiert. Die Kenntnis des gesetzlichen und normativen Rahmens für die Wahrnehmung der Aufgaben sowie der Aktenplan für die Aufbewahrung bilden das Hintergrundwissen, um eine Standortbestimmung bezüglich dieser Fragestellungen vorzunehmen.
Anhand einer Ist-Soll-Analyse (Balanced Score Card) wird aufgezeigt, dass vor allem bei den Organisationsvorschriften, aber auch beim Ordnungssystem (Aktenplan) und bei der Aktenablage Handlungsbedarf besteht und Verbesserungen möglich sind, da die gesetzlichen Anforderungen unter den heutigen Bedingungen nicht erfüllt werden. Ausgehend vom Lifecycle-Modell werden die Abgrenzung zwischen Aktenablage und Amtsarchiv geklärt und Vorschläge zur Bestandesbildung erläutert. Dabei wird besonders hervorgehoben, dass der Archivplan nur die Baudokumentationen und die Sammlungen umfassen muss, da für alle übrigen Unterlagen die Anbietepflicht gilt. Gleichzeitig wird dargelegt, dass sich der Archivplan der Denkmalpflege am Modell des Staatsarchivs Basel-Stadt orientieren muss, also quasi virtuell die Anbindung an die Bestände dort mitgedacht werden sollte. Mit Hilfe einer erweiterten Tabelle werden zum Schluss die Fragen und Probleme aus der Standortbestimmung noch einmal aufgenommen, um Massnahmen und Ziele sowie deren Auswirkungen für alle Abschnitte des Lebenszyklus inklusive der Archivierung zusammenzustellen. Als Ergänzung werden die entsprechenden gesetzlichen Grundlagen, Richtlinien und Standards aufgelistet, die den Rahmen für die vorgeschlagenen Verbesserungen abstecken.
Als Resultat liegt nun eine Standortbestimmung vor, die als Grundlage für die mittel- und längerfristige Strategieplanung bei der Denkmalpflege verwendet werden kann. Im vorarchivischen Bereich sind leichtes und zuverlässiges Auffinden, verbunden mit verbesserter Nachvollziehbarkeit der Geschäfte, Transparenz, Authentizität und Integrität der Geschäftsdossiers anzustreben. Damit werden die Voraussetzungen für die geordnete Übernahme ins Amtsarchiv geschaffen, wo die Bestände verzeichnet, erschlossen und langfristig zugänglich gehalten werden können
Die Bewertung von Akten aus vormundschaftlichen Aufgaben - eine Fallstudie aus dem Staatsarchiv Zürich
Get PDFAn vielen Verwaltungsaufgaben sind mehrere Stellen auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene beteiligt, so auch im Vormundschaftswesen. Im Kanton Zürich sind für vormundschaftliche Fragen in erster Linie die Gemeinden zuständig, gewisse Aufgaben werden jedoch von Bezirksbehörden oder kantonalen Stellen wahrgenommen. Alle involvierten Behörden legen für sich Akten an und integrieren auch die Unterlagen der andern Beteiligten. Dieselben Informationen aus vormundschaftlichen Aufgaben sind somit an mehreren Orten zu finden, Bezirksbehörden und kantonale Verwaltung bieten sie beide dem Staatsarchiv an. Um daraus eine adäquate Überlieferung zu bilden, d.h. singuläre Akten statt Mehrfachüberlieferung aufzubewahren, muss das Staatsarchiv seinen Blick über den eigenen Sprengel hinaus auch auf die Gemeinden richten.
Ziel der Masterarbeit war deshalb, für die Akten der Bezirksjugendsekretariate aus vormundschaftlichen Aufgaben Bewertungsentscheide zu erarbeiten, welche Redundanzen ausschliessen und damit die Überlieferung zu verdichten helfen, gleichzeitig aber auch die Tätigkeit der Jugendsekretariate adäquat abbilden.
Im ersten Teil der Arbeit werden die Regelung der Vormundschaft, die Funktion der Bezirksbehörden im Kanton Zürich erläutert und die Bezirksjugendsekretariate im Speziellen vorgestellt. Die Jugendsekretariate setzen, nebst andern Aufgaben, vormundschaftliche Massnahmen für Kinder und Jugendliche um. Im zweiten Teil werden bestehende Bewertungstheorien kritisch referiert und auf ihre Tauglichkeit zur Verhinderung von Mehrfachüberlieferung untersucht. Am geeignetsten zur Unterstützung der skizzierten Bewertungsfrage erwies sich das Verfahren der Vertikalen und Horizontalen Bewertung aus Baden-Württemberg. Deshalb wird es im dritten, empirischen Teil für die Bewertung der Vormundschaftsakten angewendet. Der Bewertungsprozess gliedert sich daher in drei Schritte. In der Analyse der Aufgaben werden alle im Bereich Vormundschaftswesen anfallenden Aufgaben sowie die daran beteiligten Verwaltungsstellen auf Ebene Gemeinde, Bezirk und Kanton mit ihren Funktionen und Zuständigkeiten untersucht, um erste Hinweise auf die Bedeutung des entstehenden Schriftguts zu erhalten. Als zweiter Schritt folgt die Analyse der Unterlagen. Die pro Aufgabe anfallenden Aktengruppen werden auf Inhalt und Struktur untersucht, Doppelablagen bzw. das umfassendste Dossier benannt und die Akten im Bezug auf ihren Archivwert charakterisiert. Auf Grund der Ergebnisse der beiden Analysen werden als dritter Schritt Bewertungsentscheide für die Akten der Jugendsekretariate gefällt und wo nötig Auswahlkriterien formuliert.
Als Ergebnis des dreigliedrigen Bewertungsprozesses macht die Arbeit deutlich, dass bei praktisch allen Aufgaben im Vormundschaftswesen mehr als zwei Verwaltungsebenen involviert sind. Den Bezirksjugendsekretariaten kommt oft die Rolle der Durchführung der Verfahren zu, während die kommunalen Vormundschaftsbehörden nur die Entscheide fällen. Zu allen sieben Aktengruppen, welche die Jugendsekretariate zu vormundschaftlichen Aufgaben führen, existieren denn auch korrespondierende Ablagen bei kommunalen Behörden, Bezirksräten oder dem kantonalem Amt für Jugend und Berufsberatung. Als Bewertungsergebnis können vier der sieben Aktengruppen der Jugendsekretariate vernichtet werden, bei dreien hingegen empfiehlt sich die Übernahme in Auswahl, da die Durchführungsfunktion die umfassendsten Akten aus den Verfahren generiert. Mit diesen Bewertungsentscheiden sollen in Zukunft Redundanzen im Staatsarchiv wie auch in den Kommunalarchiven verhindert werden
Erschliessung von Videoarchiven. Kritische Bestandsaufnahme von Theorie, Praxis und Benutzungsbedürfnissen
Get PDFIm Diskurs der Archivierung audiovisueller Unterlagen hat bisher das Thema der physischen Erhaltung Erschliessungsfragen in den Hintergrund gedrängt. Dabei ist das Ziel der Erhaltung von Beständen deren Benutzbarkeit, und jede Art der Benutzung von Videobeständen auf systematische und transparente Erschliessung angewiesen. Die fortschreitende Digitalisierung von der Produktion bis hin zur Benutzung erhöht die Bedeutung einer solchen Erschliessung zusätzlich.
Die Arbeit gibt einen kritischen Überblick über den aktuellen Stand und mögliche Entwicklungstrends; sie untersucht die Rolle der Erschliessung anhand von Methoden und Standards der informationswissenschaftlichen Disziplinen in betrieblichen Realitäten sowie anhand spezifischer Nutzungsansprüche. Es werden Möglichkeiten aufgezeigt, Theorie und Praxis nutzbringend aufeinander abzustimmen.
Audiovisuelle Unterlagen verursachen bei der Erschliessung einen vergleichsweise hohen Aufwand, da eine Inhalts- und Einzelerschliessung nötig ist und deren technische Eigenschaften besondere Ansprüche stellen. Diese Anforderungen haben zusammen mit der dominierenden Nutzung als Wiederverwendung eine einseitig dokumentarische Vorgehensweise hervorgebracht.
Archivische Methoden wie Bestandsbildung und Bewertung könnten durch ihre strukturelle Herangehensweise dokumentarische Erschliessungskonzepte sinnvoll erweitern und damit einerseits einer wissenschaftlichen Auswertung dienen, aber auch eine effizientere Verwaltung insbesondere auch von Massenbeständen ermöglichen.
Die Dominanz dokumentarischer Herangehensweisen zeigt sich auch an den vorhandenen Erschliessungsstandards; die Anwendung archivischer Standards im audiovisuellen Bereich bedarf einer Weiterentwicklung. Die Bedeutung von Standards wird mit der zunehmenden Verbreitung von Online-Zugang zu den Findmitteln und Beständen noch zunehmen, und insbesondere die dadurch veränderte wichtige Intermediärfunktion des Archivpersonals legt ein verstärktes Engagement der Archivdisziplin in diesem Bereich nahe
Data sources:
BORIS Portal Bern Open Repository and I...BAF-Online: Proceedings of the Berner Al...HASBonline – Hefte zur Archäologie des M...
Informationswissenschaft: Theorie, Metho...Jahrbuch Diakonie SchweizJournal of Eye Movement ResearchJournal of Radiation Oncology Informatic...BOP SerialsVersants. Revista suiza de literaturas r...BORIS Theses
Informationswissenschaft: Theorie, Metho...Jahrbuch Diakonie SchweizJournal of Eye Movement ResearchJournal of Radiation Oncology Informatic...BOP SerialsVersants. Revista suiza de literaturas r...BORIS ThesesAccess Repository Dashboard
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