Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis
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Records-Management-Terminologie
Full text linkTerminologie bildet die Verständigungsgrundlage innerhalb des Fachs, aber auch über die Fachgrenzen hinaus. Gerade im Fachbereich des Records Management (Aktenführung, Schriftgutverwaltung), welcher schnell gewachsen ist und wo sich der interdisziplinär geprägte Wortschatz um neue Begriffe erweitert hat, kommt es häufig zu Verständigungsschwierigkeiten, da der terminologische Idealfall einer autoritativen nationalen oder internationalen Terminologienorm leider (noch) nicht gegeben ist.
Im Gegensatz zu den bisherigen punktuellen Untersuchungen und Glossaren geht dieser Beitrag an die deutschsprachige Terminologiediskussion mit der Methode der systematischen Terminologiearbeit vor und bearbeitet den Fachwortschatz des Records Management in seinem Gesamtzusammenhang. Dabei werden die theoretischen und praktischen Hintergründe der verwendeten Begriffe wissenschaftlich reflektiert. Begleitend wird für den Verein eCH, welcher in der Schweiz eGovernment Standards erarbeitet und propagiert, eine einheitliche und konsistente Records Management Terminologie auf deutsch und französisch erarbeitet, welche die Eigenheiten der Schweizerischen Aktenführungspraxis und Verwaltungstradition berücksichtigt, ohne aber die Anschlussfähigkeit an internationale Standards und Konzepte zu verlieren.
In einem ersten Schritt wird das Ausgangsmaterial mit einem Hauptgewicht auf den bestehenden deutschen, französischen und englischen Quellen der internationalen und nationalen Sachnormung (ISO 15489, MoReq2, Standards des Vereins eCH und des Informatikstrategieorgans des Bundes) und anerkannten Fachwörterbücher aus der benachbarten Disziplin der Archivwissenschaft analysiert. Die Begriffe werden zu terminologischen Datensätzen zusammengefasst und in einem kohärenten Begriffssystem untereinander in Beziehung gesetzt. In einem zweiten Schritt folgt aufbauend auf die deskriptive Terminologiearbeit die Terminologienormung mit der Auswahl der relevanten Begriffe, der Festlegung der Benennungen und der Erarbeitung von Normdefinitionen. Die bestehenden Definitionen werden redigiert und ergänzt, so dass sie nun einerseits terminologisch korrekt formuliert sind, andererseits sich der Begriffsinhalt an den autoritativenDefinitionen und den in der Fachliteratur genannten Hauptmerkmalen orientiert.
Fazit ist, dass Terminologienormung weder losgelöst von der Sachnormung geschehen kann, noch eine sprachliche Äquivalenz suggerieren darf, wo die Gegenstände und die dahinter liegenden Begriffe nicht deckungsgleich sind. So darf eine Records Management Terminologie nicht darüber hinwegsehen, dass es bei den Schlüsselbegriffen kulturelle, politische, historische und rechtliche Implikationen gibt. In Zukunft aber werden sich die verschiedenen nationalen Records Management Terminologien aneinander angleichen. Wesentliche Impulse für diese Konvergenz werden vom elektronischen Records Management ausgehen, da das digitale Umfeld besonders auf Austausch und Interoperabilität angewiesen ist
Apports conjoints de l\u27analyse des politiques publiques et de l\u27archivistique pour la constitution d\u27une mémoire nationale
Full text linkLes réflexions relatives à la mémoire nationale (ou "mémopolitique", Memopolicy) se sont multipliées en Suisse ces dernières années. Après plusieurs études consacrées à la constitution et à la conservation de la mémoire dans des institutions fédérales et en complément d\u27autres recherches relatives à la mémoire documentaire au sein d\u27entreprises privées (investigations de l\u27IDHEAP), ce travail se veut une contribution à la connaissance des mêmes processus au sein d\u27une institution cantonale: l\u27administration du canton de Vaud. Les réflexions se sont concentrées sur la gestion de trois types de données identifiées dans de précédentes études comme particulièrement sensibles.
Après quelques clarifications sur la nature de la mémoire nationale et en particulier sur la place de la mémoire cantonale en son sein, une première partie présente le cadre théorique utilisé pour mener les investigations. Deux démarches permettant d\u27analyser la constitution et la conservation de la mémoire sont alors présentées: la première provient du domaine de l\u27analyse des politiques publiques et propose une décomposition du processus en étapes, auxquelles sont associées, selon la terminologie spécifique, des "capacités" qui dépendent elles-mêmes de "ressources" théoriques; la seconde provient du domaine de l\u27archivistique et propose une approche du processus en termes de "fonctions", activées selon les besoins dans le cadre d\u27une "politique de gestion des archives" intégrée. Les deux approches sont enfin mises en perspective, révélant ainsi leurs spécificités, leurs qualités et leurs défauts respectifs.
Une deuxième partie présente des exemples pratiques tirés de l\u27administration cantonale vaudoise: il s\u27agit ici d\u27observer les processus de constitution/conservation de la mémoire au service des routes, au registre du commerce et à l\u27administration cantonale des impôts. Après une rapide présentation des services, les processus de gestion documentaire de chacun d\u27entre eux sont analysés à l\u27aide d\u27éléments tirés des deux démarches présentées plus haut. Les résultats sont ensuite mis en parallèle dans une synthèse, qui fait également le point sur les caractéristiques des différents types de données pris en considération. Il s\u27agit ensuite d\u27examiner dans quelle mesure la constitution de la mémoire et sa conservation au long terme sont assurées dans les services examinés, le cas échéant de faire ressortir les éléments délicats et de proposer des solutions.
Le point est enfin fait sur l\u27avancement des travaux relatifs à la mémoire nationale et sur la place de la présente étude en leur sein. Il est alors examiné dans quelle mesure les résultats de ce travail pourraient être utilisés dans un autre cadre. Un bilan est également tiré sur les différentes méthodes d\u27appréhender les processus de constitution de la mémoire et sur l\u27avantage que l\u27on peut retirer de la conjugaison de plusieurs d\u27entre elles pour mieux faire face aux exigences de la gestion documentaire
Erhebung und Verwendung von Kennzahlen für die Erschliessung am Beispiel des Staatsarchivs Zürich
Full text linkTraditionell gehört die Erschliessung zu den Kernaufgaben der Archive. In der archivfachlichen Diskussion der letzten Jahrzehnte stand sie jedoch nicht unbedingt im Mittelpunkt. Erst seit einigen Jahren ist die Erschliessung vor dem Hintergrund veränderter Rahmenbedingungen wie der enormen Zunahme der Bestände und vorhandener Erschliessungsrückstände, des Einsatzes neuer Informationstechnologien, der Festschreibung des gesetzlichen Auftrages sowie des Einzugs des New Public Management, wieder stärker in den Blick der Archivarinnen und Archivare geraten. Dabei drehte sich die Fachdiskussion zwar einerseits um methodische Fragen und die steigenden Anforderungen an die Zugänglichkeit von Archivgut und wurde andererseits durchaus im Spannungsfeld von Benutzerfreundlichkeit und Ressourcenknappheit verortet, aber eine betriebswirtschaftliche Annäherung an das Thema blieb meist aus.
Will man vorhandene Erschliessungsrückstände abbauen und eine umfassende Zugänglichkeit des Archivguts schaffen, ist es unumgänglich, die Erschliessungsarbeiten möglichst effizient und ergebnisorientiert durchzuführen und zu deren Planung und Steuerung Kennzahlen einzusetzen, wie dies seit 2002 im Staatsarchiv Zürich der Fall ist. Die Auswertung der im Staatsarchiv Zürich erhobenen Kennzahlen und die Überprüfung ihrer Einsatzfähigkeit bilden deshalb den Kern der vorliegenden Arbeit, die sich in drei Blöcke gliedert.
Im ersten Block werden zunächst die Grundlagen für eine ziel- und ergebnisorientierte Erschliessung dargelegt. Dies beginnt mit der Erläuterung der Leistungsziele respektive Leistungsvereinbarungen der Staatsarchive Zürich und Bern, um dann auf die Planung, Kontrolle und Steuerung von Erschliessungsprojekten sowie die zur Zielerreichung benötigten Messgrössen einzugehen. Anschliessend werden die Prämissen zur Erhebung und Verwendung von Kennzahlen und Kennzahlensystemen referiert und die seinerzeit im Landesarchiv Baden-Württemberg zusammengetragenen archivischen Richtwerte vorgestellt. Bevor im zweiten Block die Auswertung der seit 2002 im Staatsarchiv Zürich erhobenen Kennzahlen erfolgt, wird zunächst geklärt, was ein Laufmeter ist sowie welche Erschliessungstiefe und welcher Konservierungsstandard angewendet werden. Die Auswertung wird dann sowohl in der Gesamtheit als auch nach der Akzessionsgrösse und - soweit möglich - nach Archivalienart durchgeführt. Ein erster Vergleich mit Kennzahlen anderer Archive wird vorgenommen und ein neues, differenziertes und vergleichbares Kennzahlen-Set vorgeschlagen. Schliesslich wird im letzten Block der Einsatz von Kennzahlen für die Planung zum Abbau des Zwischenarchivs erläutert, wobei zunächst kurz auf die Entstehung des Zwischenarchivs eingegangen wird.
Die Masterarbeit basiert auf den Unterlagen des Staatsarchivs Zürich und des Staatsarchivs Bern, die in verdankenswerter Weise zur Verfügung gestellt wurden, und stützt sich sowohl auf archivwissenschaftliche Literatur zur Erschliessung als auch auf betriebswirtschaftliche Literatur über Kennzahlen, zum Controlling und Projektmanagement sowie auf einige wenige Publikationen zum New Public Management, wobei aus der Fülle der Veröffentlichungen durchwegs auf neuere Standardwerke oder Lehrbücher zurückgegriffen wurde
Archiv-, Bibliotheks- und Informationswissenschaft. Verzeichnis der Abschlussarbeiten und Studienplan des ersten Studiengangs 2006-2008
Full text linkMeinten Sie "Web-OPAC"? Aktuelle Entwicklungen bei Bibliothekskatalogen
Full text linkMit dem Entstehen des Web und der Verbreitung der Websuchmaschinen haben Bibliotheken ihren Status als wichtigste Wissensspeicher und -vermittler eingebüsst. Untersuchungen aus Deutschland und den USA belegen, dass Studierende und selbst Dozierende an Universitäten ihren Informationsbedarf häufiger mit einer Websuche decken als mit einer Suche im elektronischen und gedruckten Angebot der Bibliotheken, obschon sie dieses als vertrauenswürdiger betrachten als das freie Web. Auch von bibliothekarischer Seite wird deshalb die Frage gestellt, ob sich der grosse Aufwand für die Pflege von Bibliothekskatalogen noch rechtfertigen lasse, wenn diese für die Informationssuche weniger genutzt würden als kostenlose Instrumente und wenn in absehbarer Zeit Millionen von digitalisierten Büchern frei zugänglich gemacht würden.
Vor diesem Hintergrund befasst sich die vorliegende Arbeit mit der Frage, wie Bibliotheken sich angesichts der freien Verfügbarkeit praktisch jeglicher Information positionieren und weiterhin relevante Informationsdienstleistungen erbringen können. Sie konzentriert sich dabei auf den Katalog und die Katalogisierung. Auf der Ebene der Kataloge verfolgen Bibliotheken zwei Strategien, um ihren Rückstand gegenüber den Web-Suchmaschinen aufzuholen. Sie verbessern einerseits das Sucherlebnis der Katalognutzerinnen, indem sie es jenem der Web-Suchmaschinen angleichen. Andererseits versuchen sie, Nutzer aus dem Web auf ihre Sammlungen zu lenken, indem sie ihre Katalogdaten in die Indizes der grossen Suchmaschinen bringen oder sie über offene Schnittstellen für die Weiterverwendung in anderen Web-Anwendungen freigeben. Drei aktuelle Katalogsysteme werden zur Illustration dieser Entwicklung kurz beschrieben.
Auf der Ebene der Katalogisierung stehen Bibliotheken unter erheblichem Druck, effizienter zu arbeiten, um Kosten zu sparen und die immer noch zunehmende Produktion von Verlagspublikationen zu verarbeiten, damit sie sich vermehrt der Erfassung von lokalen, einzigartigen Sammlungen widmen können. Hier werden verschiedene Massnahmen diskutiert, etwa die systematische Übernahme bibliographischer Daten von nichtbibliothekarischen Produzenten sowie die Entwicklung des neuen Regelwerks RDA (Resource Description and Access), dessen Tauglichkeit allerdings umstritten ist. Auch die Frage, ob das in Katalogen verbreitete Datenformat MARC den Anforderungen von elektronischen Bibliotheken und der Weiterverwendung durch Webdienste genügt, wird erörtert. Anhand zweier Projekte wird schliesslich die These aufgestellt, dass die Pflege von Normdateien über die primäre Anwendung in Bibliothekskatalogen hinaus grossen Nutzen erbringen und künftig als einer der wichtigsten Beiträge der Bibliotheken zur Erschliessung von Informationen im Web gelten kann
Niedergang und Erneuerung. Zur Entwicklung des Registraturplans von Staatsarchiv und Staatskanzlei des Kantons Solothurn seit 1837
Full text linkSeit 1837 liegen für die zentrale Verwaltung des Kantons Solothurn mehrere einander ablösende Registraturpläne vor. Anhand dieser Pläne wurden die Regierungsratsprotokolle als einziger Bestand der modernen Kantonsgeschichte durchgehend bis in die Gegenwart erschlossen. Dadurch nehmen diese Registraturpläne eine zentrale Rolle in der Entwicklung des solothurnischen Staatsarchivs ein. Sie bieten sich für eine exemplarische Untersuchung seiner Tätigkeit an. Dabei orientiert sich die Untersuchung am Postulat des amerikanischen Archivwissenschaftlers Richard J. Cox nach einem interdisziplinären archivgeschichtlichen Ansatz, der über rein verwaltungstechnische Aspekte hinausgeht.
Vier Fragen leiten die Untersuchung: Neben der Entwicklung der Registraturpläne im Laufe von mehr als 170 Jahren wird nach den Zielen gefragt, die mit ihrer Entwicklung verfolgt wurden. Eine weitere leitende Frage zielt auf das Zusammenspiel von Staatsarchiv und kantonaler Verwaltung. Dies lenkt den Blick auf zentrale Akteure, die für Entwicklung und Umsetzung des Registraturplanes eine besondere Rolle spielten.
Im Jahr 1837 trat ein von Staatsschreiber Xaver Amiet (1786-1846) entworfener Registraturplan in Kraft. Dieser erfasste sämtliche Unterlagen der zentralen staatlichen Verwaltung. Mit der Einteilung in 310 thematische Rubriken markiert er den Einzug des Pertinenzprinzips in das solothurnische Archivwesen. 1858 wurde diese als unpraktisch empfundene Gliederung nach Erkundigungen in Aarau, Luzern und beim Bundesarchiv durch einen neuen Registraturplan abgelöst. Der neue Plan entsprach einer damals verschiedentlich anzutreffenden Kombination aus Provenienz- und Pertinenzprinzip. Sein Schöpfer war der Staatsschreiber und -archivar Josef Ignaz Amiet (1827-1895). In den Grundzügen blieb dieser Registraturplan bis 1940 in Kraft. Da die Departemente der kantonalen Verwaltung seit 1858 kontinuierlich ausgebaut worden waren, entstanden dort eigene Ablagen. Doch unternahm das Staatsarchiv keinen Versuch, sie in den Registraturplan zu integrieren. Dies äusserte sich bereits nach 1870 in einer merklichen Ausdünnung der Überlieferung des kantonalen Registraturplanes. Dieser entwickelte sich zunehmend zu einer Registratur des Regierungsrates. Eine grundlegende Überarbeitung verbunden mit dem Versuch, ihn auf alle Departemente auszudehnen, erfuhr der Registraturplan 1940 durch den Ersten Sekretär der Staatskanzlei, Fritz Kiefer (1890-1971). Diese Bemühungen lagen auf der Linie einer seit 1900 zu beobachtenden Entwicklung hin zu einer stärkeren Rationalisierung der Kantonsverwaltung. Allerdings muss der Versuch eines Gesamtregistraturplanes im Nachhinein als gescheitert bezeichnet werden. In den folgenden Jahrzehnten setzte sich die Ausdünnung der Überlieferung fort. Faktisch wurde die Registratur zu einer Sammlung der Regierungsratsbeschlüsse. Ein neuerlicher Versuch zu einer Überarbeitung der Registratur in den Jahren 1982 und 1983 scheiterte. Gründe waren ein zu enger Zeitplan, unklare Zielvorgaben und die latente Uneinigkeit über die Verwendung von EDV. Erst 1991 kam es auf Initiative der Staatskanzlei zu einer Revision des Registraturplanes, der nun einem sachthematischen Index der Regierungsratsbeschlüsse entsprach. Die Einführung eines Records Management-Systems im Jahre 2002 eröffnete die Möglichkeit einer partiellen Wiederbelebung des Registratursystems zumindest für Regierungsratsbeschlüsse. Seit 2007 ist die Forderung nach Registraturplänen für die kantonalen Amtsstellen im geltenden Archivgesetz verankert. Die künftige Entwicklung wird vermutlich in Richtung verschiedener parallel bestehender amts- oder departementsweiter Registraturpläne gehen
Data sources:
BORIS Portal Bern Open Repository and I...BAF-Online: Proceedings of the Berner Al...HASBonline – Hefte zur Archäologie des M...
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