The Canadian Journal of Hospital Pharmacy (CJHP) / Le Journal canadien de la pharmacie hospitalière (JCPH)
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The Advanced Pharmacist Practitioner: A New Series in the Canadian Journal of Hospital Pharmacy
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Leadership Succession Preparedness and Sense of Urgency in Canadian Hospital Pharmacy
Get PDFABSTRACTBackground: Leadership turnover is unavoidable in all organizations, including hospital pharmacy departments. Succession planning can promote organizational stability, among other benefits.Objectives: To gather a contemporary, nationwide measure of the level of preparedness for department leadership succession and to gain related insight from a variety of pharmacy leaders.Methods: This study was an environmental scan of Canadian hospital pharmacy leaders. An online survey was conducted to identify the current rate of succession planning; to describe existing succession plans; to determine the perceived need for succession planning; and to describe strategies for, barriers to, and facilitators of succession planning. Results: Eighty-three responses were received. Thirteen respondents (16%) reported that their hospital pharmacy departments had a succession plan, and 13 (16%) of individuals had known successors. Most respon-dents (64/75 [85%]) perceived succession plans to be rare or nonexistent across Canada. However, 72% (54/75) felt that succession planning was needed for their own leadership position. The most common barriers to succession planning were a lack of formal structure or tools, lack of plan implementation, unionization, and lack of career ladder positions. Select facilitators to succession planning identified by respondents were having a strong existing leadership and having an abundant pool of capable successors.Conclusions: Most Canadian hospital pharmacy departments and individual leaders represented in this survey were not prepared with succession plans. A collective effort to proactively enact succession planning in Canadian hospital pharmacy departments would have multiple benefits for existing and aspiring leaders and, ultimately, the profession as a whole.RÉSUMÉContexte : Tout organisme, y compris les services de pharmacie d’hôpitaux, fait face au renouvellement inévitable de sa direction. La planification de la relève peut, entre autres avantages, favoriser la stabilité organisationnelle.Objectifs : Brosser un portrait national et actuel de la capacité des services de pharmacie de faire face au renouvellement de leur direction et obtenir le point de vue de différents leaders en pharmacie sur le sujet.Méthodes : La présente étude est une analyse du contexte des leaders en pharmacie hospitalière du Canada. Un sondage en ligne a permis de déterminer le degré actuel de planification de la relève, de décrire les plans de relève mis en place, de déterminer dans quelle mesure une planification de la relève est nécessaire et de décrire les stratégies à adopter pour mener une planification de la relève ainsi que les éléments y faisant obstacle ou la facilitant. Résultats : Les investigateurs ont reçu 83 réponses. Treize répondants (16 %) ont indiqué que les services de pharmacie de leur hôpital possédaient un plan de relève et tous les 13 (16 %) connaissaient les successeurs. La plupart des répondants (64/75 [85 %]) croyaient que les plans de relève étaient rares, voire inexistants, au Canada. Cependant, 72 % (54/75) estimaient que leur poste de direction nécessitait une planification de la relève. Les obstacles à la planification de la relève le plus souvent évoqués étaient : l’absence de structure ou d’outils formels, l’absence de mise en œuvre d’un plan, la syndicalisation et le manque de postes offrant des possibilités d’avancement. Parmi les éléments facilitant la planification de la relève, les répondants ont mentionné : la présence d’un leadership fort et l’accès à un important bassin de candidats compétents.Conclusions : La plupart des services de pharmacie d’hôpitaux canadiens et des dirigeants représentés dans le sondage n’étaient pas en mesure de s’appuyer sur un plan de relève. Un travail collectif de mise en œuvre proactive d’une planification de la relève dans les services de pharmacie d’hôpitaux canadiens aurait de multiples avantages pour les dirigeants en place et ceux appelés à le devenir et, ultimement, pour la profession dans son ensemble
Compliance with Recommended Practices for Management of Controlled Substances in a Health Care Facility and Corrective Actions
No full textABSTRACTBackground: Pharmacists are required to maintain a secure inventory of medications and to ensure proper, safe, and diversion-free dispensing practices. Objectives: The primary objectives of this study were to determine compliance with recommended practices for the management of controlled substances in a mother–child teaching hospital and to identify actions to improve compliance. The secondary objective was to identify steps in the drug pathway for controlled substances and associated failure modes in the study hospital.Methods: This descriptive cross-sectional study used a framework devel-oped by the California Hospital Association (CHA) to assess compliance with recommended practices for the management of controlled substances in hospitals. For each criterion, a research assistant observed practices within the pharmacy, on patient care units, at outpatient care clinics, and in operating and delivery rooms. The level of compliance was recorded as compliant, partially compliant, or noncompliant. An Ishikawa diagram was developed to illustrate steps in the drug pathway and associated failure modes related to the use of controlled substances in the study hospital. Results: The pathway for controlled substances at the study hospital was compliant for 56 (49.6%) of the 113 CHA criteria, partially compliant for 27 (23.9%) of the criteria, and noncompliant for 24 (21.2%) of the criteria; the remaining 6 (5.3%) criteria were not applicable. This practice evaluation highlighted 22 corrective actions, 12 (55%) that could be implemented in the short term, 8 (36%) suitable for implementation in the medium term, and 2 (9%) suitable for both the short and medium term. A total of 57 potential failure modes related to the use of controlled substances were identified.Conclusions: The pathway for controlled substances at the study hospital was compliant with almost half of the CHA criteria, and 22 corrective actions were identified. Pharmacists, physicians, and nurses should be mobilized to optimize the use of controlled substances throughout the drug-use process.RÉSUMÉContexte: Les pharmaciens sont responsables de maintenir à jour les réserves de médicaments et doivent faire en sorte que les pratiques de distribution soient adéquates, sûres et exemptes de détournement. Objectifs : Les objectifs principaux de la présente étude consistaient à déterminer le degré de conformité aux pratiques de gestion des substances contrôlées, recommandées dans un hôpital universitaire mère-enfant, et de trouver des mesures pour améliorer leur degré de conformité. L’objectif secondaire visait à recenser les étapes que suivent les substances contrôlées dans le circuit des médicaments et les modes de défaillance qui y sont associés dans l’hôpital à l’étude.Méthodes : La présente étude descriptive et transversale s’appuyait sur un cadre mis au point par la California Hospital Association (CHA), qui sert à évaluer le degré de conformité aux recommandations relatives aux pratiques de gestion des substances contrôlées dans les hôpitaux. Pour chaque critère, un assistant de recherche observait les pratiques dans le service de pharmacie, les unités de soins, les cliniques de consultation ex-terne et les salles d’opération ou les salles d’accouchement. Il évaluait le degré de conformité à l’aide d’un des qualificatifs suivants : conforme, partiellement conforme ou non conforme. Un diagramme d’Ishikawa a été conçu pour illustrer les étapes du circuit des médicaments et les modes de défaillance associés à l’utilisation de substances contrôlées dans l’hôpital à l’étude. Résultats : Le circuit des substances contrôlées à l’hôpital où se déroulait l’étude était conforme à 56 (49,6 %) des 113 critères de la CHA, partiellement conforme à 27 (23,9 %) critères et non conforme à 24 (21,2 %) critères; les 6 (5,3 %) critères restants n’étaient pas applicables. Cette évaluation des pratiques a mis en évidence 22 actions correctives, dont 12 (55 %) pouvaient être mises en place à court terme, 8 (36 %) à moyen terme et 2 (9 %) à court ou à moyen terme. Les investigateurs ont repéré 57 modes de défaillance potentiels liés à l’utilisation de substances contrôlées.Conclusions : L’analyse du circuit des substances contrôlées à l’hôpital où se déroulait l’étude a révélé que près de la moitié des critères de la CHA étaient conformes, et 22 actions correctives ont été proposées. Les pharmaciens, médecins et infirmières devraient participer à l’optimisation de l’utilisation des substances contrôlées dans l’ensemble du processus de distribution des médicaments
Documentation in the Patient’s Medical Record by Clinical Pharmacists in a Canadian University Teaching Hospital
Get PDFABSTRACTBackground: In many studies on documentation, the data are self-reported, which makes it difficult to know the actual level of documen-tation by pharmacists in patients’ medical records. The literature assessing documentation by clinical pharmacists in health care centres is limited. Objective: To assess the level of documentation in patients’ medical records by clinical pharmacists at one large urban hospital.Methods: This retrospective observational study included all patients who were followed by a clinical pharmacist during their stay in the Centre hospitalier de l’Université de Montreal between July 1 and October 31, 2016. The primary outcome, the level of documentation in patients’ medical records, was categorized as minimal, sufficient, or extensive. The quality of notes and the impact of pharmacy students and residents on documentation were evaluated as secondary outcomes. Results: A total of 779 patient charts from 4 inpatient units were included in the analysis. Of these, 563 (72.3%) were considered to have minimal documentation (at least 1 intervention described in writing), 432 (55.5%) had sufficient documentation (at least 1 note written during the patient’s hospitalization), and 81 (10.4%) had extensive documentation (appropriate number of notes in relation to duration of hospitalization). Medication reconciliation performed by pharmacists at the time of admission was documented in 696 (89.3%) of patients’ records. The presence of students or residents on a clinical unit was associated with a significant increase in the percentage of charts with at least 1 follow-up note (23.6% [120/508] with students/residents versus 12.5% [34/271] without students/residents; p < 0.001) and the mean number of follow-up notes (0.59 versus 0.23, respectively; p < 0.001) but had no effect on other variables. Of a total of 777 notes written by a pharmacist, the overall conformity with pre-established criteria was 56.8% (441/777), and conformity was 43.4% (139/320), 75.1% (272/362), and 31.6% (30/95) for admission, follow-up, and discharge notes, respectively. Conclusions: Documentation by clinical pharmacists in patients’ medical records could be improved to achieve the stated goal of the American Society of Health-System Pharmacists and the Canadian Society of Hospital Pharmacists, that all significant clinical recommendations or interventions should be documented.RÉSUMÉContexte : Les données de bon nombre d’études portant sur la tenue des dossiers médicaux sont autodéclarées, ce qui fait qu’il est difficile de savoir exactement dans quelle mesure les pharmaciens consignent les informations dans les dossiers médicaux des patients. Il n’existe que peu d’études évaluant la tenue des dossiers par les pharmaciens cliniques dans les centres de soins de santé. Objectif : Évaluer dans quelle mesure les pharmaciens cliniciens d’un important hôpital urbain consignent l’information dans les dossiers médicaux des patients. Méthodes : La présente étude d’observation rétrospective englobait tous les patients ayant été suivis par un pharmacien clinicien pendant leur séjour au Centre hospitalier de l’Université de Montréal entre le 1er juillet et le 31 octobre 2016. Le principal paramètre d’évaluation, soit le degré de rigueur des inscriptions dans les dossiers médicaux des patients, entrait dans l’une des trois catégories suivantes : minimal, suffisant ou exhaustif. La qualité des notes et l’effet de la participation d’étudiants et de résidents en pharmacie à la tenue des dossiers ont servi de paramètres d’évaluation secondaires. Résultats : L’analyse a porté sur 779 dossiers médicaux de patients provenant de quatre services hospitaliers. Les investigateurs ont considéré que 563 d’entre eux (72,3 %) appartenaient à la catégorie « minimal » (au moins une intervention consignée par écrit), 432 (55,5 %) se situaient dans la catégorie « suffisant » (au moins une note rédigée au cours de l’hospitalisation du patient) et 81 (10,4 %) se rangeaient dans la catégorie « exhaustif » (nombre adéquat de notes en fonction à la durée de l’hospitalisation). Les bilans comparatifs des médicaments établis par des pharmaciens au moment de l’admission ont été consignés dans 696 (89,3 %) dossiers médicaux de patients. On a associé la présence d’étudiants ou de résidents dans une unité clinique à une hausse significative du pourcentage de dossiers médicaux affichant au moins une note de suivi (23,6 % [120/508] avec des étudiants / résidents contre 12,5 % [34/271] sans étudiants / résidents; p < 0,001) et du nombre moyen de notes de suivi (respectivement 0,59 contre 0,23; p < 0,001), mais leur présence n’a été associée à aucun autre effet sur les autres variables. Le taux de conformité globale aux critères préétablis des 777 notes rédigées par un pharmacien était de 56,8 % (441/777) et le taux de conformité des notes d’admission, de suivi et de congé était respectivement de 43,4 % (139/320), 75,1 % (272/362) et 31,6 % (30/95). Conclusions : La tenue des dossiers médicaux de patients par les pharmaciens cliniciens devrait s’améliorer pour qu’elle atteigne l’objectif établi par l’American Society of Health-System Pharmacists et la Société canadienne des pharmaciens d’hôpitaux, qui veut que toutes les recommandations et interventions cliniques d’importance soient consignées
