Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan
Not a member yet
129 research outputs found
Sort by
Pengembangan Daftar Arsip Inaktif untuk Simplikasi Monitoring Penyusutan Arsip di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor (FEM IPB)
Get PDFMenurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam setiap tahapannya (pindah, musnah, serah) diperlukan daftar arsip. Saat arsip sudah menjadi inaktif, maka arsip tersebut harus dibuatkan daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya kolom mengacu pada Pasal 44 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan tingkat efisiensi, kemudahan penelusuran arsip, dan pemonitoran penyusutan arsip dengan mengembangkan daftar arsip inaktif existing melalui penambahan kolom sesuai kebutuhan untuk penyusutan arsip di Departemen Manajemen. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, penyebaran kuesioner, dan dokumentasi. Hasil penelitian pengembangan daftar arsip inaktif meliputi pengelolaan arsip dan ketersediaan SDM kearsipan, implementasi peraturan kearsipan, penataan arsip inaktif dan layanan, pengembangan daftar arsip inaktif, dan implementasi dan layanan. Daftar arsip inaktif existing hanya sebagai sarana temu balik arsip, tidak dapat memonitor penyusutan arsip tahap berikutnya. Pengembangan daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana temu balik arsip sekaligus dapat memonitoring penyusutan arsip, meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan
AKTIVISME ARSIP DALAM KONSEP KEBERAGAMAN DENGAN MENGEDEPAN PERKEMBANGAN PENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN DI INDONESIA
No full textArchival activism is a concept about archivists' awareness of the social power of archives to create social justice. The writing of this article should describe the application of a concept of archival activism in diversity practices that actively document communities that are traditionally marginalized from historical narratives and complicated by the desire to remain autonomous so that they often lack trust due to exceptions in the past which then come to the fore in the development of education and science in Indonesia. The data were analyzed using archival activism and related to the acceptability of aspirational theory. The data analysis technique is in the form of inductive analysis which starts from the data found to produce conclusions that can be in the form of categorization or propositions. The results of the analysis show that there are closures and marginalizations of community archives analyzed, such as the presence of Prostitute who were initially considered an immoral transformed as one of the revolutions for Indonesian independence; bissu, which is considered a transvestite, turns out to be complex and dignified when compared to gender status in Thailand as described in the epic I La Galigo; Towani Tolotang community, whose condition with bissu was long ago identified as a community forced to choose a religion for population purposes, however in its resistance promoted formal politics not to incorporate elements of religion stipulated by law into their worship practices. Then these three communities showed preventive archives that could be used as a collective memory for education and science, thus placing this document as an archive that was initially inactive but turned into statically active. Thus the public will get information that provides more understanding for accountable interests so that the archive is static secondary
Restorasi Arsip di KHP Widyabudaya Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat
No full textKawedanan Hageng Punakawan (KHP) Widyabudaya sebagai salah satu unit yang bertugas untuk mengelola arsip statis di wilayah Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat, menyimpan setidaknya 1,8 juta manuskrip kertas. Unit tersebut mengelola manuskrip dari era Sri Sultan Hamengku Buwana VII hingga IX. Sebagian besar manuskrip tersebut telah mengalami sejumlah deteriorasi berat dan memiliki kerusakan baik secara fisik maupun kimiawi. Akan tetapi, unit tersebut tidak memiliki arsiparis ataupun konservator tetap untuk secara rutin mengelola manuskrip-manuskrip tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis jenis kertas yang mengalami deteriorasi dan diberikan tindakan laminasi, pengaruh karakter kertas dalam menentukan metode restorasi, serta sejumlah dinamika dan tantangan pemberian tindakan laminasi pada proses restorasi arsip di KHP Widyabudaya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan melakukan pengambilan data via observasi partisipatif, wawancara, dan kajian pustaka. Data yang terkumpul dari observasi lapangan dan wawancara diseleksi, dianalisis, dan selanjutnya dikategorikan dalam sejumlah pola tertentu dengan pendekatan deskriptif analitis. Identifikasi selama proses restorasi menunjukkan setidaknya terdapat 5 jenis kertas yang mengalami kerusakan. Teknik restorasi yang digunakan seperti aplikasi tisu Jepang pada pemberian tindakan laminasi disesuaikan dengan variasi karakter kertas. Tantangan klasik ada dalam bentuk keterbatasan jumlah konservator sekaligus infrastruktur. Sebagai akibatnya, modifikasi SOP nasional dilakukan untuk menyesuaikan dinamika organisasi meskipun belum tertulis secara formal. Selain itu, target restorasi pertahun jarang tercapai. Membuat prosedur tertulis di tingkat institusi, merekrut sukarelawan, dan memberikan pelatihan pada Abdi Dalem dapat menjadi alternatif dukungan untuk mengatasi tantangan. Dukungan tersebut penting untuk segera diberikan mengingat KHP Widyabudaya menyimpan jutaan arsip bersejarah dari Keraton Ngayogyakarta
Memori dalam Lagu-Lagu: Memahami Pengelolaan Arsip Musik Populer di Indonesia
Get PDFArtikel ini berupaya untuk memeriksa peran lembaga informasi di Indonesia dalam pengelolaan arsip musik populer Indonesia melalui serangkaian wawancara dan pengamatan terhadap penelitian terdahulu terkait lembaga tersebut. Musik merupakan produk budaya yang penting bagi masyarakat. Dari musik yang berkembang di masyarakat tercermin perkembangan kebudayaan dalam suatu bangsa pula. Penelitian dilakukan terhadap lembaga informasi milik negara meliputi Arsip Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Lokananta, dan lembaga independen masyarakat yaitu Irama Nusantara. Penelitian ini hendak mengeksplorasi cara masing-masing lembaga informasi tersebut mendapatkan dan mengelola arsip terkait musik populer Indonesia. Cara masing-masing lembaga informasi dalam mendapatkan, mengumpulkan, dan mengelola arsip musik populer Indonesia akan memberikan gambaran tentang bagaimana lembaga-lembaga tersebut memahami arsip musik populer Indonesia dan tantangan dalam pengelolaannya. Hal tersebut juga akan memberikan gambaran tentang pentingnya pengelolaan arsip musik populer Indonesia sebagai kerja yang berkesinambungan antara lembaga informasi negara, komunitas pecinta musik, dan industri musik
PENYEBERANGAN METADATA (METADATA CROSSWALKS): ISAD (G), PERKA ANRI 21/2011, ISO 23801, RiC DAN DUBLIN CORE DI PERSIMPANGAN
No full textThe aims of this study are to identify and describe crosswalks that perform and develop in SIKN and JIKN at National Archives of the Republic of Indonesia. This study uses a qualitative approach with a case study. Data was collected by online interviews on June-August 2021 and collecting documents. The results show that implementation and metadata development is related to international communities such as ICA and ISO. Analysis of metadata properties shows that metadata and description elements have similarity and different meanings, optional and mandatory elements, multilevel description, application profile that contains 4 ICA standards, inconsistencies metadata value, and did not use subject vocabularies and thesaurus. The metadata obstacle is the lack of archival information from SIKN, harvested archives is just an item, a method for metadata import/export performed manually thus metadata is not up to date in JIKN. Metadata crosswalks produce table of metadata mapping from ISAD (G), Regulatory chief of ANRI 21/2011, ISO 23801, and RiC to Dublin Core. They show the the similarities and differences metadata elements and description that was developing in archival tradition. The study suggests that ANRI adopt Indonesia Onesearch to develop metadata harvesting for SIKN and JIKN. Moreover, ANRI needs to create controlled vocabulary and perform certification for designing SIKN and operating JIK
Analisis Relevansi Perubahan Organisasi Model ADKAR Melalui Implementasi Sistem Informasi Agenda Persuratan (siagen) di Universitas Negeri Yogyakarta
Get PDFIntisariPerkembangan teknologi dan munculnya pandemik Covid-19 menuntut organisasi untuk berubah dan berkembang. Salah satu sektor organisasi yang harus berubah dan berkembang adalah bidang persuratan dan kearsipan, yaitu dari pengelolaan konvensional ke pengelolaan berbasis elektronik. Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) mengembangkan Sistem Informasi Agenda Persuratan (siagen) untuk mengubah pola kerja konvensional menjadi berbasis elektronik. Melalui pendekatan studi kasus, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fitur dan fungsi siagen, strategi perubahan yang dilakukan, dan relevansi perubahan dengan model ADKAR. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi dan fitur siagen cukup baik meskipun perlu dikembangkan, beberapa strategi perubahan dilakukan, dan perubahan cukup relevan dengan model ADKAR.Kata kunci: model ADKAR, perubahan organisasi, siagen, UNY AbstractTechnological developments and the emergence of the Covid-19 pandemic require organizations to change and develop. One of the organizational sectors that must change and develop is the field of correspondence and archives, namely from conventional management to electronic-based management. Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) has developed a Sistem Informasi Agenda Persuratan (siagen) to change conventional work patterns to electronic ones. Through a case study approach, this study aims to determine the features and functions of siagen, the strategy for changes made, and the relevance of changes to the ADKAR model. The results show that the functions and features of siagen are quite good although they need to be developed, several change strategies are carried out, and the changes are quite relevant to the ADKAR model.Keywords: ADKAR model, organizational change, siagen, UN
Di antara Max Havelaar, Ronggeng Dukuh Paruk, Filosofi Kopi, dan Pangeran dari Timur: Mendeskripsi Fiksi Kearsipan di Indonesia
Get PDFSeperti deskripsi kearsipan yang merupakan upaya menyusun representasi terhadap peristiwa, kegiatan, atau kejadian, tulisan ini juga merupakan deskripsi terhadap karya-karya fiksi yang menampilkan citra kearsipan. Keragaman citra kearsipan dalam karya-karya fiksi Indonesia merepresentasikan bagaimana arsip, kerja pengarsipan, dan pengelolanya dikenal masyarakat sehingga dapat digunakan untuk mengetahui jangkauan kearsipan. Novel dan cerita pendek yang terpilih menampilkan arsip sebagai sumber proses kreatif bagi suatu fiksi yang menyejarah, biografis, dan autobiografis; arsip yang alat-alat penguasa gunakan untuk mengawasi warganya; dan arsiparis sebagai pekerja yang menyediakan akses terhadap arsip kepada penelusur dan masyarakat
Arsip Personal Berbasis Digital: Upaya Meningkatkan Kepedulian dalam Mengelola Arsip Warga Punukan, Kulon Progo
Get PDFPenelitian ini bertujuan untuk mengulas tentang urgensi pengelolaan arsip personal, membahas tahapan pengelolaan berlandaskan records continuum model dan mendiskusikan alternatif pengelolaan arsip personal dengan memanfaatkan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan objek penelitian pada Rukun Warga (RW) Punukan, Kulon Progo. Data primer didapatkan dari wawancara dan focus grup discussion dengan para informan yakni ibu-ibu anggota Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang merupakan penanggung jawab arsip di lingkup keluarga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip personal perlu dikelola mengingat fungsinya yang krusial dalam menunjukkan perjalanan hidup, memberikan bukti kepemilikan dan menjamin hak seseorang serta membentuk memori kolektif. Berdasarkan records continuum model, penelitian ini menemukan kategori arsip personal yang dihasilkan (created) oleh warga Punukan meliputi identitas, kesehatan, keuangan, asuransi, aset, pendidikan, pekerjaan dan lain-lain. Perekaman (capture) dapat dilakukan melalui alih media dan lahir secara digital (born digital). Kajian ini juga menemukan berbagai kendala yang ditemui warga Punukan dalam pengorganisasian (organize) arsip elektronik. Hambatan disebabkan oleh kerusakan perangkat, tersebarnya arsip pada banyak perangkat serta tidak adanya penamaan file serta klasifikasi. Pemilik arsip personal memiliki alternatif dalam mengelola arsip mereka dengan memanfaatkan aplikasi seperti Arsip Keluarga (AKAR), Aplikasi Elektronik Masyarakat (Emas) dan FamilySearch. Kendati demikian, pengguna disarankan memilih aplikasi dengan sistem keamanan tinggi agar tidak terjadi kebocoran informasi
Analisis Manajemen Arsip Elektronik di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul Yogyakarta
No full textTingginya jumlah arsip kertas yang semakin hari semakin meningkat menjadi masalah sendiri bagi sebuah lembaga. Tentunya hal ini berpengaruh pada banyaknya tempat yang akan digunakan untuk menyimpan arsip, dan lamanya proses temu kembali arsip. Maka dari itu, diperlukan manajemen arsip dari bentuk konvensional ke elektronik agar semua kegiatan administrasi dapat dilakukan secara efektif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kegiatan manajamen arsip elektronik berserta kendalanya di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui observasi partisipatif moderat, wawancara semi-terstruktur, dan studi dokumentasi. Adapun uji keabsahan data yang digunakan yaitu melalui perpanjangan pengamatan, triangulasi teknik dan triangulasi sumber. Teknik analisis data dalam penelitian ini dilakukan melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa manajemen arsip elektronik di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Yogyakarta terdiri dari tiga tahapan yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan distribusi, dan pemeliharaan arsip. Namun dalam kegiatan manajemen arsip elektronik kurang berjalan dengan baik, dikarenakan terdapat beberapa kendala yaitu kendala teknis dan non teknis. Penelitian ini diharapkan mampu memberikan terobosan baru dan dapat dijadikan pedoman lebih lanjut dalam kegiatan manajemen arsip elektronik yang baik dalam meningkatkan layanan administrasi di sebuah badan, lembaga, maupun organisasi
Analisis Konten Media Sosial Arsip UGM di Masa Pandemi Covid-19: Peluang dan Tantangan
No full textThe use of social media for public institutions during the covid-19 pandemic is a necessity. In its use, social media brings both opportunities and challenges at the same time. Monitoring and evaluation of the use of social media for institutions finds the right time to be implemented immediately. This study aims to describe the types of content uploaded on the social media of the archive of UGM during the covid-19 pandemic and to describe the opportunities and challenges of using social media during the covid-19 pandemic at the archive of UGM. This research is a combination of qualitative and literature research. Primary data was collected through observations on uploading the Archive of UGM Instagram account (@arsipugm). Data collection on uploads in the last three months (September-November 2020). The data were verified with secondary data obtained through documentation in scientific publications and information channels related to the Archive of UGM. Data analysis was conducted by reducing the findings from the observation and documentation process. Data were presented in the form of tables, figures and narration. The results of this study indicate that during the covid-19 pandemic there were only two types of uploads from @arsipugm. They are archival material and reports. The percentage of uploads with archived material was 89.29% and report-type uploads was 10.71%. The use of social media for the archive of UGM during the covid-19 pandemic finds its opportunities, includes: socialization of archival services during the covid-19 pandemic; cooperation between unit and parent institutional accounts; and creative media uploads. Meanwhile, at the same time it has some challenges, includes: unoptimal use of Instagram's features; lack of interaction between the admin and the audience; the variant and volume of uploaded material has not been maximized; and monotone time lines