Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan
Not a member yet
129 research outputs found
Sort by
Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis Berbasis Microsoft Access pada Lembaga Pendidikan Dasar di Kota Pekanbaru Tahun 2020
Get PDFArsip dinamis (rekod) merupakan salah satu hasil samping dari kegiatan lembaga pendidikan. Arsip dinamis sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan akreditasi sekolah/madrasah karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan lembaga pendidikan. Akan tetapi, dalam penanganan arsip di sekolah/madrasah masih ditemukan belum berjalan efisien karena dikelola dengan sistem informasi konvensional dan memakan waktu yang relatif lama untuk proses temu kembali. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi manajemen rekod yang dapat mempermudah proses temu kembali arsip yang cepat, akurat, dan efisien. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip kegiatan pendidikan sekolah dasar khususnya untuk akreditasi. Jenis penelitian ini menggunakan metode eksplorasi. Metode yang digunakan adalah analisis data, perancangan, desain aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perancangan program aplikasi dan aplikasi yang dirancang dapat digunakan sebagai alternatif untuk mengatasi masalah pada proses akreditasi sekolah dasar/madrasah. Sistem perancangan berbasis Microsoft Access dapat membantu bagian administrasi sekolah untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip secara elektronik akan menjamin kecepatan, kemudahan dan keakuratan temu kembali arsip dinamis untuk mendukung kegiatan pendidikan sekolah dasar/madrasah terutama di lokasi pedesaan dan pedalaman
Pengarsipan Elektronik Sertifikat Tanah untuk Menjamin Ketersediaan Arsip sebagai Alat Bukti yang Sah pada Sengketa Pertanahan
Get PDFArsip berperan penting karena memiliki nilai legal/hukum yang dapat dipakai dalam proses pembuktian di persidangan. Pengarsipan elektronik pada bidang pertanahan penting dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip. Salah satu jenis arsip bidang pertanahan adalah sertifikat tanah. Sertifikat tanah yang merupakan bukti kepemilikan hak atas tanah oleh seseorang saat ini masih diterbitkan secara fisik (kertas). Hal ini berpotensi adanya pemalsuan sertifikat dan rentannya sertifikat rusak atau hilang. Penelitian ini memberi gambaran bagaimana peran arsip sebagai alat bukti yang sah dan pengarsipan elektronik sertifikat tanah sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip jika terjadi sengketa pertanahan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analitis, menggambarkan secara langsung data literatur, baik buku, peraturan perundang-undangan, maupun data pendukung lainnya. Arsip elektronik sertifikat ini diharapkan dapat menjadi alat bukti yang sah jika terjadi sengketa pertanahan, serta dapat meminimalisasi pemalsuan sertifikat tanah dan jaminan ketersediaan arsip jika sertifikat tanah rusak atau hilang
Digitisasi Arsip Dalam Rangka Layanan Arsip Statis dalam Jaringan pada Masa Pandemik Covid19
No full textMunculnya Pandemik Covid19 mempengaruhi aktivitas pada berbagai bidang kehidupan, termasuk layanan akses arsip. Layanan arsip secara konvensional harus diubah menjadi layanan arsip secara digital dalam jaringan guna meminimalkan kontak fisik antarmanusia dalam rangka pencegahan penularan wabah. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan proses digitisasi arsip statis, layanan arsip digital dalam jaringan, dan kelebihan dan kekurangan layanan arsip digital dalam jaringan di Arsip universitas Gadjah Mada. Dengan metode deskriptif, penelitian ini menggambarkan bahwa proses digitisasi arsip yang dilakukan di Arsip UGM meliputi berbagai jenis material arsip, serta layanan arsip dilakukan dalam jaringan dengan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Selain itu, penelitian ini menggambarkan kelebihan dan kekurangan layanan arsip digital dalam jaringan di Arsip universitas Gadjah Mada.
Pengembangan Sistem Pelatihan Melalui Analisis Kesenjangan Kompetensi Arsiparis di Kementerian Sekretariat Negara Tahun 2021
Get PDFKementerian Sekretariat Negara menyimpan arsip terkait dengan Presiden dan Wakil Presiden. Arsip tersebut perlu dikelola Arsiparis yang kompeten. Pembentukan arsiparis kompeten dilakukan melalui program Pengembangan Kompetensi Aparatur Sipil Negara, yang salah satu prosesnya adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui pendekatan analisis kesenjangan. Tujuan penelitian yaitu menganalisis level dan jenis kompetensi yang dibutuhkan, yang dimiliki saat ini, kesenjangan antara level dan jenis kompetensi serta merancang program pelatihan sesuai kebutuhan. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif melalui metode sensus dengan responden sebanyak 46 orang. Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif dan analisis kesenjangan kompetensi. Hasil dari penelitian yaitu jenis kompetensi yang dibutuhkan arsiparis meliputi kompetensi manajerial, sosial kultural, dan teknis berkisar di level 4 - 5, jenis kompetensi yang dimiliki arsiparis berkisar di level 3 - 4, terdapat kesenjangan yang signifikan di semua jenis kompetensi baik itu kompetensi manajerial, sosial kultural maupun teknis, dengan besaran kesenjangan level kompetensi berkisar antara 0,13 sampai dengan 1,73, program pelatihan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan arsiparis dan termasuk kategori prioritas antara lain membangun integritas, bekerja dalam tim, bekerja efektif, pelayanan prima, penetapan tujuan, membangun tim efektif, komunikasi, penetapan tujuan dan umpan balik, people development, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan
Analisis SWOT Terhadap Peran Arsiparis Bagi Organisasi: Studi Pada Universitas Negeri Yogyakarta Tahun 2017 - 2020
Get PDFArsiparis adalah profesi yang dibutuhkan oleh berbagai organisasi, termasuk universitas. Arsiparis bertugas untuk menata dan memelihara berkas, serta memiliki tugas-tugas yang lain. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis peran arsiparis bagi organisasi di Universitas Negeri Yogyakarta. Penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsiparis memiliki peluang untuk melakukan berbagai peran yaitu sebagai pengelola khazanah arsip, pengelola konten digital, penyedia informasi, peneliti, dan pendaya guna arsip bagi masyarakat. Peran-peran tersebut dapat terlaksana atau tidak tergantung pada situasi dan kondisi
Implementasi Aplikasi SIKS sebagai Electronic Records Management System (ERMS) di Arsip UGM
Get PDFPengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan sebab dengan adanya arsip tersebut institusi dapat mengevaluasi kinerja dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi di masa mendatang untuk melakukan perubahan. Pada era digital sekarang ini, arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dalam format digital dan elektronik. Penanganan arsip dalam bentuk kertas dan elektronik berbeda. Arsip UGM memiliki ERMS (Electronic Records and Management System) yaitu sistem yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut diberi nama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui penerapan SIKS sebagai ERMS, serta menguraikan kelebihan dan kekurangan SIKS sebagai ERMS dengan harapan dapat dijadikan bahan evaluasi di Arsip UGM untuk meningkatkan pelayanan kearsipan. Dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis beberapa temuan yang perlu dikembangkan dalam optimalisasi SIKS yaitu perlu dikembangkanya model pencarian tingkat lanjut misalnya pencarian dengan boolean operator. Selain itu, perlunya sinkronisasi data terutama setelah migrasi server, dan perlu ditambah sumber daya manusia khususnya SDM bidang IT
Preservasi Pengetahuan Arsiparis di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Semarang
Get PDFPenelitian ini membahas kegiatan preservasi pengetahuan arsiparis di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk melestarikan pengetahuan arsiparis agar tidak terjadi organization memory loss. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan action research (penelitian tindakan). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa belum adanya kegiatan pendokumentasian pengetahuan arsiparis. Hal tersebut disebabkan terbatasnya keterampilan arsiparis dan kesibukan arsiparis yang menumpuk sehingga kegiatan pelestarian pengetahuan tidak menjadi prioritas. Tindak lanjut dari kegiatan pelestarian pengetahuan yaitu dibuatnya buku saku sebagai media penyimpanan pengetahuan arsiparis. Pembuatan buku saku dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu tahap perencanaan (planning), tahap tindakan (acting), tahap pemantauan (observing) dan tahap refleksi (reflecting). Pembuatan buku saku dilakukan dengan melakukan diskusi dan merencanakan tindakan dengan menerapkan analisis 5W+1H. Pada tahap tindakan dilakukan diskusi dengan informan untuk membuat struktur dan konten buku saku. Pada tahap pemantauan dilakukan observasi menyeluruh dengan mempertimbangkan kritik dan saran dari arsiparis terhadap buku saku sehingga didapatkan buku saku yang siap diterapkan. Tahap refleksi belum dapat diterapkan karena belum adanya pergantian arsiparis. Penerapan pelestarian pengetahuan arsiparis yang tertuang dalam buku saku diharapkan dapat menjadi penghubung antara arsiparis sebelumnya ke arsiparis selanjutnya. Sehingga, tidak ada lagi competency gap antara satu generasi dengan generasi selanjutnya
Prinsip Demokratisasi Arsip: Suatu Konsep untuk Menjembatani Antara Kearsipan, Penulisan Sejarah, dan Pascamodernisme
Get PDFSejarah merupakan sebuah peristiwa objektif, hanya sekali terjadi dan tidak akan terulang. Arsip sebagai rekaman peristiwa masa lalu sangat dibutuhkan untuk penulisan sejarah. Arsip dan metode sejarah menjadi kunci dalam merekonstruksi peristiwa sejarah. Metode sejarah berkembang mengikuti zaman. Konsep demokratisasi sejarah muncul pada era pascamodernisme sebagai babak baru sejarah manusia modern. Inti gagasan tersebut adalah pentingnya mengangkat tema-tema kecil sebagai tema sejarah. Penulisan artikel ini bertujuan untuk menjelaskan korelasi antara demokratisasi sejarah dengan kearsipan terkait penulisan dan sumber primer sejarah. Artikel ini akan menguraikan kemungkinan penerapan konsep demokratisasi sejarah yang diturunkan dan diadopsi menjadi demokratisasi arsip. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, terdapat kecenderung minimnya pembahasan terkait konteks ini. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan metode analisis literatur, studi arsip dan penerapan arsip dari berbagai periodisasi. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh gambaran menyeluruh dan sistematis tentang korelasi demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam kerangka paradigma pascamodernisme. Hasil temuan penelitian mengungkap bahwa ada semangat kolaborasi antara konsep demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam rangka menambah produktivitas penelitian dan penulisan pada era pascamodernisme yang berkembang dalam kerangka lintas keilmuan, termasuk sejarah dan kearsipan. Kesimpulan penelitian ini adalah bahwa demokratisasi arsip dapat menjadi upaya dalam memperkaya penulisan sejarah, memori kolektif dan menguatkan identitas bangsa dalam era digital dan pascamodernisme
Lintasan Arus Produk Pers Indonesia: Program Digitisasi Arsip Surat Kabar di Monumen Pers Nasional Surakarta
Get PDFPerkembangan teknologi, informasi dan komunikasi berpengaruh pada proses penyampaian informasi, khususnya dalam media surat kabar. Monumen Pers Nasional Surakarta sebagai Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia memiliki tugas dalam melaksanakan fungsi pelestarian dan pelayanan kepada masyarakat mengenai Monumen Pers Nasional dan produk pers yang bernilai sejarah. Pelestarian informasi arsip surat kabar di Monumen Pers Nasional Surakarta berawal dari proses alih media ke dalam bentuk mikro. Di era digital saat ini, Monumen Pers Nasional Surakarta telah melaksanakan program digitisasi koleksi yang mereka miliki ke dalam bentuk digital dan mengelolanya ke dalam platform e-Paper. Metode yang digunakan dalam kajian ini yaitu studi pustaka, observasi partisipatif dan wawancara. Hasil kajian ini menjelaskan bahwa pelaksanaan program digitisasi arsip surat kabar dapat menjamin kelestarian koleksi yang bernilai sejarah. Digitisasi arsip surat kabar telah mempermudah akses perolehan dan mempercepat pelayanan informasi sebagai bagian dari upaya untuk merawat memori dalam kaitannya dengan lintasan arus sejarah produk pers di Indonesia
Urgensi Implementasi JRA dalam Pengelolaan Arsip Tugas Akhir sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan di Lingkungan FEM IPB
Get PDFArsip tugas akhir memiliki peranan sangat penting bagi perguruan tinggi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Tugas akhir merupakan rekaman penelitian yang dilakukan mahasiswa dalam media kertas dan digital. Tugas akhir memuat informasi ilmu pengetahuan yang dapat dimanfaatkan oleh peneliti atau mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menjadi memori kolektif perguruan tinggi. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan urgensi implementasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam pengelolaan arsip tugas akhir di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) Institut Pertanian Bogor (IPB) sejak arsip diciptakan hingga masa inaktif berakhir. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif, data diperoleh melalui pengisian kuesioner, wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian tentang urgensi implementasi JRA dalam pengelolaan arsip tugas akhir meliputi ketersediaan JRA, pelayanan dan akses, Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, ketersediaan sarana prasarana dan penyusutan. Kendala pengelolaan arsip tugas akhir adalah sumber daya kearsipan, sosialisasi, dan kebiasaan lama