UNIT Urdarbrønnen

Styremøte i BIBSYS 05. desember 2017

Møte i arbeidsgruppen for Oria 12/02 2018

Johannesen, Hege

  
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i 
høyere utdanning og forskning 
Referat 
Oppdatert: 12. desember 2018 
Styremøte i Bragekonsortiet 9. oktober 2018 
Sted: Abelsgate 5, Trondheim 
Tid: 11:00 – 15:00 
Til stede: Håkon Magne Bjerkan, Rune Brandshaug, Sigbjørn Hernes, Lise Kjærstad, 
Benedicte Mohr og Irene Waage. Per Hovde under S-2018/7a. 
Referent: Hege Johannesen 
 
Sakliste med sakspapirer var sendt ut via e-post 27. september 2018.  
S-2018/7 Orienteringssaker 
a) Prosjektet Nasjonalt vitenarkiv 
Prosjektleder Per Hovde, Unit, presenterte det arbeidet som pågår i prosjektet 
Nasjonalt vitenarkiv. Dette er et utredningsprosjekt som utføres på oppdrag av 
Kunnskapsdepartementet. Prosjektet skal levere sin rapport 1. november 2018. 
Per vil også delta ved konsortiemøtet 18. oktober for å gi en oppdatert 
presentasjon av prosjektet.  
b) Nytt avtaleverk og nye retningslinjer for konsortier. Muntlig orientering 
Hege Johannesen, Unit, orienterte om arbeidet med nytt avtaleverk og nye 
retningslinjer for konsortier. Disse skal gjelde for alle konsortier i Unit, ikke kun 
for konsortier i nåværende avd. BIBSYS. Avtaleverket vil bestå av en generell 
hovedavtale som må signeres av de institusjonene som deltar i minst ett 
konsortium, samt egne vedlegg for hver enkelt tjeneste som er organisert som et 
konsortium. Med de nye retningslinjene vil hvert konsortium få eget styre og 
eget konsortiemøte likt det som i dag er tilfellet for bl.a. Bragekonsortiet. 
S-2018/8 Status med regnskap etter 2. tertial 2018 
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet 
gjennomgått og kommentert. Styret bad om at statusrapporten utvides med 
noen flere detaljer mht gjennomførte driftsoppgaver. 
Regnskapet viser at kostnadene er lavere enn hva en jevn periodisering gjennom 
året skulle tilsi. Dette skyldes at utviklingsoppgavene i hovedsak er planlagt 
gjennomført i 2. halvår.  
 Side 2 
Vedtak: 
Styret ber om å få en oppdatert statusrapport til godkjenning. Godkjent 
statusrapport legges fram til orientering for konsortiemøtet 18. oktober 
2018.   
S-2018/9 Leveranseplan for 2019  
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Problemstillinger knyttet til 
realisering av et nasjonalt vitenarkiv er ikke vurdert i forslaget til leveranseplan. 
Årsaken er at det foreløpig ikke er avklart hvilke konsekvenser dette vil få for 
Bragekonsortiet og for den tjenesten som i dag tilbys konsortiets deltakere. Ved 
møtet ble forslagene til hhv prioriterte utviklingsoppgaver og prioriterte 
driftsoppgaver diskutert. En av de foreslåtte utviklingsoppgavene, å legge til rette 
for overføring av studentoppgaver fra digitale eksamenssystemer, er egentlig en 
driftsoppgave og ble derfor flyttet. Det ble vedtatt å legge til en ny 
utviklingsoppgave, å utrede muligheter og kostnader ved å ta en i bruk en 
streamingserver for lagring og avspilling av audiovisuelle filer.  
Vedtak: 
Styret støtter forslaget til leveranseplan for 2019 med de endringene som 
ble vedtatt under møtet og vil legge den fram for konsortiemøtet 18. 
oktober 2018.   
S-2018/10 Budsjett for 2019  
Saksdokument i form av budsjettforslag med en ramme på 4 mill var sendt ut 
sammen med saklisten. I budsjettforslaget er faktoren for beregning av årlig 
avgift foreslått økt med kr 5. Minimum årlig avgift er foreslått holdt uendret. Lav 
sats for maksimum årlig avgift er foreslått økt med kr 3 000, mens høy sats er 
foreslått økt med kr 4 000. De foreslåtte økningene i årlig avgift fra 2018 til 2019 
tilsvarer litt under 2 %. 
Startavgiften er foreslått økt fra kr 16 000 i 2018 til kr 18 000 i 2019. Startavgiften 
er en engangsavgift for nye konsortiedeltakere og skal dekke alle kostnader Unit 
har med å få inkludert en ny konsortiedeltaker og etablert et nytt vitenarkiv.  
Vedtak: 
Styret støtter forslaget til budsjett for 2019 og vil legge det fram for 
konsortiemøtet 18. oktober 2018.   
S-2018/11 Nominering av styremedlemmer for perioden 2018-
2020  
I henhold til gjeldende retningslinjer for konsortier i BIBSYS, skal konsortiemøtet 
velge et styre med 5 medlemmer for en periode på to år. I tillegg skal det velges 
to varamedlemmer. Varamedlemmer ble innført fra og med konsortiemøtet i 
 Side 3 
2017 for å kunne erstatte styremedlemmer som må trekke seg i løpet av 
funksjonstiden. 
Deltakerne i Bragekonsortiet har blitt bedt om å foreslå kandidater. Jfr. e-post 
sendt 27. september 2018. I tillegg har det sittende styret som nå består av fem 
medlemmer og et varamedlem blitt spurt om de tar gjenvalg for en ny periode. 
Det har kommet inn åtte forslag på styremedlemmer/varamedlemmer. 
Vedtak: 
Styret nominerer Sigbjørn Hernes, Lise Kjærstad, Irene Waage, Benedicte 
Mohr og Sølvi Karlsen som styremedlemmer og Charlotte Buus Jensen og 
Torvald Blikra Egeland som varamedlemmer.  
S-2018/12 Sakliste for konsortiemøtet 18. oktober 2018  
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet 
gjennomgått. 
Vedtak: 
Styret støtter forslaget til sakliste for konsortiemøtet 18. oktober 2018.   
S-2018/13 Eventuelt 
Styret bad om at en representant fra Cristin deltar ved framtidige 
konsortiemøter, dvs fra og med 2019. Bakgrunnen for at styret ønsker dette er at 
det skjer en betydelig utveksling av data mellom Cristin og Brage, at 
institusjonene bruker betydelige ressurser på å kvalitetssikre data som overføres 
og at etableringen av Unit betyr at begge tjenester nå har samme leverandør. 
 


Norwegian Bokmål

Styremøte Bragekonsortiet 9. oktober 2018

Årsrapport BIBSYS 2016

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 15. februar 2017

Styremøte i BIBSYS 06. mars 2017

Konsortiemøte pensumlistekonsortiet 28. august 2017

  
     
Referat 
Oppdatert: 1.februar 2017 
 
Styremøte i Bragekonsortiet 5. oktober 2016 
Sted: Park Inn by Radisson Oslo Airport 
Tid: 10:00 – 15:00 
Referent: Hege Johannesen 
Til stede: Håkon Magne Bjerkan, Sigbjørn Hernes, Sølvi Karlsen, Hanne Storm Ofteland, Geir Arne 
Rosvoll 
Fra BIBSYS: Hege Johannesen 
 
Sakliste med sakspapirer var sendt til styrets medlemmer via e-post 29. september 2016. 
S-2016/1 Orienteringssaker 
a) Tilbud til nye institusjoner  
Hittil i år har tre nye institusjoner takket ja til tilbud om bruk av BIBSYS Brage og signert avtale. En 
institusjon har akseptert tilbud og fått avtale til signering, mens tre institusjoner har fått tilbud. 
b) Faglig samarbeid med institusjoner innenfor og utenfor konsortiet 
BIBSYS har hatt jevnlig kontakt med CRIStin angående integrasjonen mellom CRIStin og 
institusjonsarkivene og mellom institusjonsarkivene og NORA. Den viktigste saken er å få tilgang 
til å teste den nye integrasjonen mellom CRIStin og NORA som skal tas i bruk ved oppgraderingen 
til DSpace 5 før denne settes i drift. 
S-2016/2 Årsrapport for Bragekonsortiet 2015 
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått og 
kommentert. BIBSYS gjør de endringer som ble bestemt og publiserer årsrapporten i en egen 
samling i BIBSYS sitt åpne institusjonsarkiv sammen med konsortiets årsrapporter for tidligere år. 
Vedtak: 
Styret vedtar årsrapport for 2015 med de endringer som framkom ved møtet. 
S-2016/3 Status med regnskap etter 2. tertial 2016 
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått og 
kommentert. Prognosen for 2016 er at overføringer fra konsortiets deltakere og forbruk vil 
balansere ved at merforbruk på lønn vil bli oppveiet av mindreforbruk på driftskjøp, reiser og 
driftsavgift. 
 
 Side 2 
Vedtak: 
Styret tar statusrapport med regnskap etter 2. tertial 2016 til orientering. 
Dokumentet oppdateres med de endringer som framkom ved møtet og legges 
fram som egen orienteringssak ved konsortiemøtet 4. november. 
S-2016/4 Leveranseplan for 2017 
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Forslaget til leveranseplan har vært lagt fram 
for arbeidsgruppen for kommentering. Ved møtet ble de enkelte punktene diskutert og noen 
formuleringer ble justert for å gjøre beskrivelsen mer presis. 
Vedtak: 
Styret støtter forslaget til leveranseplan for 2017 med de presiseringer som ble 
gjort ved møtet og vil legge den fram for konsortiemøtet 4. november. 
S-2016/5 Budsjett for 2017 
Saksdokument i form av budsjett med en ramme på 3 mill var sendt ut sammen med saklisten. 
Ved møtet ble de enkelte postene gjennomgått og kommentert. Startavgiften for nye 
institusjoner har ikke vært endret siden 2013 og foreslås økt med kr 1000. Beregningsfaktoren pr. 
FoU-årsverk og minimum årlig avgift har vært uendret siden 2015 og foreslås økt med hhv kr 10 
(4 %) og kr 1000 (5,3 %). Også maksimum årlig avgift har vært den samme i 2016 som i 2015. 
Fordi det nå er stor forskjell i antall FoU-årsverk mellom de institusjonene som skal betale 
maksimum årlig avgift, er det relevant med en differensiering. I saksdokumentet er det brukt tre 
ulike satser. Styrets forslag er å bruke to satser. En for institusjoner med inntil 1999 FoU-årsverk, 
og en for institusjoner med flere enn 1999 FoU-årsverk. Med styrets justeringer øker 
budsjettrammen til kr 3,2 mill. 
Vedtak: 
Styret støtter forslaget til budsjett for 2017 med noen justeringer som ble gjort 
ved møtet og vil legge det fram for konsortiemøtet 4. november. 
S-2016/6 Nominering av styremedlemmer for perioden 2016-
2018 
Styret for Bragekonsortiet skal ha fem medlemmer og velges av konsortiemøtet for en periode på 
to år. BIBSYS sender en henvendelse til alle deltakere i konsortiet med en oppfordring om å 
melde inn kandidater innen 27. oktober. Deretter vil styret nominere nye styremedlemmer. 
S-2016/7 Sakliste for konsortiemøtet 4. november 2016 
Saksdokument var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått. 
Vedtak: 
Styret vedtar forslaget til sakliste for konsortiemøtet 4. november 2016. 
S-2016/8 Eventuelt 
Det var ingen saker til eventuelt. 


Styremøte i Bragekonsortiet 5. oktober 2016

I forlengelsen av konsortiemøtet ble det arrangert et faglig seminar om bruk av institusjonsarkivet

  
     
Referat 
Oppdatert: 8. desember 2017 
 
Konsortiemøte Bragekonsortiet 6. november 2017 
Sted: Best Western Oslo Airport Hotell 
Tid: 10:00 – 11:30. Etterfulgt av faglig seminar 12:30 – 15:30 
Referent: Hege Johannesen 
Til stede: Arkitektur og designhøgskolen i Oslo ved Lise Kjærstad, Chr. Michelsens Institutt ved 
Aksel Mjeldheim, Det teologiske Menighetsfakultet ved Bente Røren, Dronning Mauds 
Minne Høgskole for Førskolelærerutdanning ved Loreta Burbaite, Folkehelseinstituttet 
ved Wenche Jacobsen og Bo Valentin, Handelshøyskolen BI ved Maja Sørnes, Høgskolen 
i Innlandet ved Lene Svendsen, Sigbjørn Hernes og Ida Bjørkavåg, Høgskolen i Sørøst-
Norge ved Anne M. Kongshaug, Arild Skalmeraas, Frøydis Løken og Marianne Riste, 
Høgskolen i Østfold ved Hanne Dybvik, Høgskulen i Volda ved Bente Lien, Høgskulen på 
Vestlandet ved Irene Waage, Institutt for energiteknikk ved Gro Hørthe og Karen Lillo, 
Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS ved Eirin Thomassen, 
Kunsthøgskolen i Oslo ved Anette Waller, Lovisenberg Diakonale Høgskole ved Mia 
Alexandra Ølnes, NLA Høgskolen ved Gunn Fasmer, Nord universitet ved Vidar Rongved, 
Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning ved Huan Than og 
Claes Lampi, Norges Bank ved Cathrine Fiva Waller, Norges handelshøyskole ved Helena 
Hopland, Norges idrettshøgskole ved Elin Hecker, Norges miljø- og biovitenskapelige 
universitet ved Sissel Grønseth, Norges musikkhøgskole ved Anna Sæmundsdóttir, 
Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet ved Rune Bragdshaug, Inga Buset 
Langfeldt, Nina Andersen og Katherine Fonn, Norsk institutt for bioøkonomi ved 
Charlotte Buus Jensen, Norsk institutt for naturforskning ved Frode Thomassen Singsaas, 
Norsk utenrikspolitisk institutt ved Elin Maria Fiane, Politihøgskolen ved Mette Berg, 
Riksantikvaren ved Håkon Magne Bjerkan, Statens arbeidsmiljøinstitutt ved Benedicte 
Mohr, Statens vegvesen ved Svanbjörg Dóra Àsudóttir, Sykehuset Innlandet HF ved 
Anett Dokken, VID vitenskapelige høgskole ved Margit Aalrust (57 av 99 stemmer) 
Fra BIBSYS: Hege Johannesen 
Forfall: Bane NOR, CICERO Senter for klimaforskning, Fiskeridirektoratet, Forsvarets høgskole, 
Fridtjof Nansens Institutt, Havforskningsinstituttet, Høgskolen i Molde, Høyskolen 
Diakonova, Høyskolen Kristiania, Institutt for samfunnsforskning, Krigsskolen, NILU – 
Norsk institutt for luftforskning, Nofima, Norges Geotekniske Institutt, Norsk 
folkemuseum, Norsk institutt for kulturminneforskning, Norsk institutt for 
vannforskning, Norsk Polarinstitutt, NTNU Samfunnsforskning, RURALIS – Institutt for 
rural- og regionalforskning, Samisk høgskole, Senter for omsorgsforskning, SINTEF,  
Sjøkrigsskolen, Statistisk sentralbyrå, Transportøkonomisk institutt, Universitetet i 
Agder, Universitetet i Stavanger 
 
Fullstendig sakliste og sakspapirer til sakene 2 - 5 var sendt til konsortiets deltakere via 
e-post 30. oktober 2017, med kopi til informasjons- og diskusjonslista for konsortiet. 
 Side 2 
S-2017/1 Konstituering av møtet 
a) Godkjenning av innkalling  
Innkallingen ble enstemmig godkjent. 
b) Oppnevning av tellekorps 
Elin Hecker og Cathrine Fiva Waller ble oppnevnt til tellekorps.  
  
S-2017/2 Status med regnskap etter 3. kvartal 2017 
Saksdokument i form av statusrapport med regnskap pr. 30. september var sendt ut 
sammen med saklisten. Ved møtet ble det ikke stilt spørsmål eller bedt om forklaring på 
innholdet i statusrapporten. 
Vedtak: 
Konsortiemøtet tar statusrapport med regnskap etter 3. kvartal 2017 til 
orientering. 
 
S-2017/3 Leveranseplan for 2018 
Saksdokument i form av styrets forslag til leveranseplan for 2018 var sendt ut sammen 
med saklisten. Den overordnede målsettingen for 2018 er å sikre trygg og stabil drift av 
tjenesten, og å legge til rette for skalering og god ytelse.  
I 2018 må det legges til rette for full skybasert drift i UH-skyen siden BIBSYS skal avvikle 
drift i egen maskinhall og i maskinhall hos NTNU.  
Ny eller bedre funksjonalitet i vitenarkivene skal fortrinnsvis oppnås ved å oppgradere 
systemprogramvaren med nyeste versjon av DSpace, ikke ved utvikling av egne tillegg til 
DSpace. Unntakene er integrasjonene med hhv Cristin og StudentWeb som må 
videreføres så lenge de er nødvendige for konsortiets deltakere.  
Det ble informert om et utviklingsarbeid i regi av UNINETT og NTNU for integrasjon med 
UH-sektorens systemer for digital eksamen for innlevering av overføring av 
mastergradsoppgaver til vitenarkivene. BIBSYS er involvert i dette arbeidet. Dette vil 
erstatte integrasjonen med StudentWeb. Planen er å bruke en åpen protokoll (OAI- 
ORE), som det er støtte for i DSpace. Den samme protokollen er allerede i bruk for 
overføring av mastergradsoppgaver fra dagens innleveringsportal ved NTNU til NTNU 
Open. 
Nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler ble lansert av 
regjeringen 22. august 2017. Et av tiltakene for å nå de nasjonale målene er å utrede 
hvordan et nasjonalt vitenarkiv skal realiseres. Det er foreløpig ikke klart hvilke 
konsekvenser dette vil få for Bragekonsortiet og for tjenesten som tilbys konsortiets 
deltakere. Problemstillinger knyttet til et nasjonalt vitenarkiv er derfor ikke vurdert i 
leveranseplanen for 2018 utover fokuset på skalering. 
 Side 3 
Vedtak: 
Konsortiemøtet vedtar enstemmig styrets forslag til leveranseplan for 2018. 
Prioriterte utviklingsoppgaver i 2018 
1. Gjennomføre tilpasninger som måtte være nødvendige for å sikre god dataflyt fra 
Cristin til vitenarkivene. 
2. Gjennomføre tilpasninger som måtte være nødvendige for å sikre god dataflyt til 
tjenester som høster metadata fra vitenarkivene via protokollen OAI-PMH, 
fortrinnsvis Oria og OpenAIRE. 
3. Gjennomføre tilpasninger som måtte være nødvendige for å legge til rette for 
overføring av studentoppgaver fra systemer for digital eksamen via protokollen OAI-
ORE. 
4. Endre driftsmodellen fra en stor felles instans av DSpace til flere separate instanser 
av DSpace. 
5. Oppgradere systemprogramvaren til DSpace 6. 
6. Vurdere integrasjon med Altmetric (gratisløsningen). 
7. Vurdere bruk av Piwik som et alternativ til Google Analytics. 
8. Ny funksjonalitet i henhold til prioriterte endringsforslag fra konsortiets deltakere 
(mindre endringer/tilpasninger som gjøres når det er mest effektivt mht 
ressursbruk).  
Prioriterte driftsoppgaver i 2018 
1. Vedlikeholde brukerdokumentasjon og lage ny brukerdokumentasjon med 
utgangspunkt i henvendelser til BIBSYS Brukerstøtte. 
2. Arrangere kurs for administratorer i henhold til konsortiets behov. 
3. Gjennomføre mindre endringer/tilpasninger i form av gratis driftsoppdrag for 
enkeltinstitusjoner i konsortiet. 
4. Vedlikeholde opplysninger om institusjonsarkivene i relevante internasjonale 
registre. 
 
S-2017/4 Budsjett for 2018 
Saksdokument i form av styrets forslag til budsjett for 2018 var sendt ut sammen med 
saklisten. Budsjettforslaget har en ramme på kr 3 400 000. Årsverk i undervisnings-, 
forsknings- og formidlingsstilling i 2016 benyttes som grunnlag ved beregning av årlig 
avgift. For UH-sektoren hentes dette fra DBH og for instituttsektoren hentes dette fra 
Forskningsrådets årsrapporter. Faktoren for beregning av årlig avgift foreslås økt til kr 
270 pr. årsverk. Minimum årlig avgift foreslås økt til kr 21 000. For maksimum årlig avgift 
ble det fra og med 2017 innført to satser siden det er stor forskjell på antall årsverk 
mellom de større institusjonene. For institusjoner med inntil 1999 årsverk foreslås det 
en økning av satsen til kr 182 000. For institusjoner med mer enn 1999 årsverk foreslås 
det en økning av satsen til kr 208 000. Startavgiften som betales av nye institusjoner 
foreslås holdt uendret på kr 16 000. Kursavgiften foreslås økt til kr 2600. 
 Side 4 
Det var ingen kommentarer eller spørsmål til budsjettforslaget. 
Vedtak: 
Konsortiemøtet vedtar enstemmig styrets forslag til budsjett for 2018. 
 
S-2017/5 Suppleringsvalg til styret 
Saksdokument i form av styrets forslag til nytt styremedlem og to varamedlemmer for 
perioden 2017 – 2018 var sendt ut sammen med saklisten. Det ble ikke fremmet andre 
forslag under møtet. 
Vedtak: 
Konsortiemøtet velger enstemmig Irene Waage, Høgskulen på Vestlandet, som 
styremedlem og Lise Kjærstad, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og 
Benedicte Mohr, Statens arbeidsmiljøinstitutt, som varamedlem for perioden 
2017 -2018. 


Not a member yet