UNIT Urdarbrønnen

Referat og sakspapirer fra konsortiemøtet i pensumlistekonsortiet 2018

Unit

1 
 
 
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning 
Konsortiemøte pensumlistekonsortiet 
18.10.2018 - referat 
Oppdatert: 8. november 2018 
Sted: Thon Hotel Arena, Lillestrøm 
Møtedato: 18. oktober 2018 
Møtetid: 12.30 - 1415 
Institusjoner representert: Høyskolen Kristiania, Høgskulen på Vestlandet, Høgskolen i Molde, 
Høgskolen Innlandet, Høgskulen i Volda, Lovisenberg Diakonale Høgskole, Nord universitet, 
NTNU, OsloMet, Universitetet i Sørøst-Norge og VID vitenskapelige Høgskole 
Fra Unit avd. BIBSYS: Asbjørn Risan (referent).  
Observatører: Jone Thingbø og Frode Arntsen (Unit avd. BIBSYS) 
Ikke representert: Høgskolen i Østfold, NMBU og Universitetet i Agder 
 
PL-2018/01 Konstituering av møtet 
Styreleder Stina Gilje ledet konsortiemøtet. 
Det var ingen innvendinger mot innkalling eller saksliste. 11 av 14 institusjoner var representert. 
Ann-Louise Skjager (OsloMet) og Anne-Cathrine Børke Overskott ble valgt som tellekorps. 
Vedtak: 
a) Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. 
b) Ann-Louise Skjager (OsloMet) og Anne-Cathrine Børke Overskott (HINN) ble oppnevnt til 
tellekorps. 
 
PL-2018/02 Kort status fra Unit 
Risan orienterte og hovedpunkter fra leveranseplan for 2018 ble gjennomgått: 
• Fullføre implementeringen - Konsortiet består av 14 institusjoner, hvorav 7 har tatt i bruk 
Leganto i større skala høsten 2018 og 4 starter pilot våren 2019. Noen institusjoner gjenstår. 
• Støttetjenester (veiledninger, support) - Det er sendt ca 3750 meldinger i basecamp i 
forbindelse med implementeringsfasen. Det er opprettet over 200 saker med Ex Libris og det 
er registrert 60+ endringsforslag. Etter overgangen til regulær support via 
2 
 
 
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning 
brukerstøtteportalen til Unit avd. BIBSYS er det registrert 36 supportsaker. Det kan tyde på 
at det er en terskel for å registrere saker, og det ble derfor presisert at alle institusjoner 
oppfordres til å melde inn en sak når det er behov for det. 
• Nasjonale tilpasninger 
o Ny FS-konverter – Ny FS-konverter laget basert på erfaringer fra implementeringen 
høsten 2017. 
o Arbeidsgruppe om integrasjon med BOLK – Unit avd. BIBSYS representert i 
arbeidsgruppen som leverte sitt forslag til teknisk løsning. Saken ligger hos UHR-B 
og Kopinor for å beslutte realisering. Ingen konklusjon pr dags dato pga. 
forhandlinger om ny kopivederlagsavtale. 
o Arkivering – tema for fokusgruppe/arbeidsgruppe høsten 2018 med fokus på å 
avklare behov og omfang inn mot 2019. 
• Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser – det 
gjennomføres jevnlige statusmøter / dialog med produktledelse og Ex Libris support via 
webmøter og i relevante fora. 
• Markedsføring av tjenesten - 5 nye deltakere i løpet av året. Aktiviteter som er gjennomført 
er: BIBSYS-konferansen, Åpen dag ved USN i juni og innlegg på IGELU-konferansen. 
 
Statistikken viser at for høsten 2018 er det 3409 aktive emner med 3373 aktive pensumlister. Det har 
vært 551.809 visninger av pensumlister. 
Vedtak: 
Konsortiemøtet tar statusen til orientering. 
 
PL-2018/03 Konsortieavtale 
Risan orienterte om arbeidet med etablering av ny konsortieavtale for bruk av tjenester i Unit. Utkast 
til konsortieavtale var vedlagt sakspapirene. Hensikten med avtalen er at den skal erstatte gjeldende 
konsortieavtaler og (kunne) tas i bruk av alle relevante konsortier i sektoren. Internrevisjon av 
avtalen er fullført og teksten er til kvalitetssikring og forankring hos institusjonene. Avtalen er ikke 
endelig ferdigbehandlet med BIBSYS-konsortiet pr dags dato. 
Det er et behov for en formalisering av avtaler i pensumlistekonsortiet, da det ikke foreligger noen 
tidligere avtale. Den nye avtalen vil derfor brukes i sin nåværende form, men kan bli revidert som 
følge av resultatet av kvalitetssikringen. Avtale sendes til konsortiets deltakere i løpet av høsten for 
signering. 
I tillegg til konsortieavtale er det etablert en databehandleravtale mellom Unit og institusjonene. 
Denne hensyntar GDPR og er signert av de fleste institusjonene. Det er planlagt oppfølging av de 
som ikke har signert i løpet av året. 
Som en del av arbeidet med databehandleravtale er det opprettet en personvernerklæring og denne 
er publisert og lenke er lagt ut i alle instanser av Leganto. 
Vedtak: 
3 
 
 
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning 
Konsortiemøtet tar statusen til orientering. 
PL-2018/04 Revidert budsjett 2018 og budsjett 2019 
Risan orienterte om hovedpunktene i revidert budsjett og styrets forslag til budsjett 2019. 
Revidert budsjett viser et estimert underskudd på ca 160-180.000,-. Dette inkluderer et overforbruk 
fra 2017 på 114.000,-. 
I budsjettet for 2019 er det lagt inn en negativ overføring på 180.000,-. Lisens til Ex Libris er 
prisjustert i henhold til kontrakt og hensyntar MVA. 
Det er en økt avsetning til lønn til ca 0,75 årsverk i 2019 mot ca 0,5 i 2018. Dette er første steg i 
økning av avsetning til lønn, og det er lagt inn en intensjon om ytterligere økning til ca 1 årsverk i 
2020.  
Risan informerte om at Unit avd. BIBSYS ser på muligheten for å ansette en ny person som vil ha 
pensumlistesystemet i sin portefølje. Dette vil bidra til å spre kompetansen, øke kapasiteten og 
redusere sårbarhet. 
Det var et spørsmål fra salen om kostnadsfordelingsmodellen skulle være en del av konsortieavtalen. 
Det vil være en fordel om kostnadsfordelingsmodellen er uavhengig av avtaleteksten slik at avtalen 
ikke må signeres på nytt ved eventuelle justeringer i modellen. Konsortiet kan via styret melde inn 
kostnadsfordelingsmodellen som sak på fremtidige konsortiemøter. 
Det kom også et spørsmål fra en institusjon som tilsynelatende hadde blitt satt opp med et noe for 
høyt antall FTE i vedlegg 3. Dette vil bli fulgt opp etter konsortiemøtet. 
Vedtak 
a) Konsortiemøtet tar regnskap for 2018 til etterretning. 
b) Konsortiemøtet vedtar enstemmig styrets forslag til budsjett for 2019. 
 
PL-2018/05 Aktivitets- og leveranseplan 2019 
Risan orienterte om hovedpunktene fra styrets forslag til leveranseplan for 2019. Følgende 
leveranser og aktiviteter (hovedpunkter) var foreslått i planen for pensumlistekonsortiet i 2019: 
• Konsortieadministrasjon 
• Støttetjenester (veiledninger/support) 
• Implementere nye og eksisterende institusjoner 
• Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser 
• Oversettelsesarbeid 
• Integrasjon med andre systemer 
• Markedsføring av tjenesten 
 
Aktivitetene i leveransplanen blir utført så langt som praktisk mulig innenfor den vedtatte 
budsjettrammen. 
4 
 
 
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning 
Det ble presisert fra salen at punktet om integrasjon med andre systemer er prioritert.  
Risan foreslo en endring i forslaget til teksten i leveranseplan og at setningen: 
«Styret kan spille inn nye aktiviteter og gi føringer for prioritering.» 
endres til: 
«Arbeidsgruppen og Styret kan spille inn nye aktiviteter og Styret kan gi føringer for prioritering.» 
Vedtak 
Konsortiemøtet vedtar enstemmig styrets forslag til leveranseplan for 2019, med den foreslåtte 
tekstendringen. 
 
PL-2018/06 Arbeidsgruppe og styre 
Gilje orienterte om styrets innstilling til nytt styre og arbeidsgruppe. Styret innstilte 3 medlemmer til 
nytt styre og 1 vara og 4 medlemmer til nyopprettet arbeidsgruppe. 
Styrets innstilling til nytt styre: 
Navn Institusjon Funksjonstid 
Lars Egeland OsloMet 2019-2020 
Jorun Fallin NORD 2018-2019 
Karen Johanne Buset NTNU 2019-2020 
   
Vara 
  
Marianne Julin Montgomery  OsloMet 2019-2020 
 
Styrets innstilling til nyopprettet arbeidsgruppe: 
Navn Institusjon Funksjonstid 
Ann-Louise Skjager OsloMet 2019-2021 
Gustav Bolin VID 2019-2021 
Lars Røed Hansen NORD 2019-2020 
Stina Gilje USN 2018-2020 
 
Vedtak: 
Konsortiemøtet vedtar enstemmig styrets innstilling til deltakere i nytt styre og arbeidsgruppe. 


Norwegian Bokmål

Konsortiemøte pensumlistekonsortiet 2018

Møte i Rådgivende gruppe for BIBSYS-konsortiet 10.oktober 2018 ﻿

Møte i arbeidsgruppen for Oria 07/06 2018

Johannesen, Hege

  
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i 
høyere utdanning og forskning 
Referat 
Oppdatert: 21.desember 2018 
Konsortiemøte Bragekonsortiet 18. oktober 2018 
Sted: Thon Hotel Arena, Lillestrøm 
Tid: 10:00 – 11:30 
 
Til stede: Arkitektur og designhøgskolen i Oslo ved Lise Kjærstad, 
Handelshøyskolen BI ved Maja Sørnes, Høgskolen i Innlandet ved Sigbjørn Hernes, 
Høgskolen i Molde ved Timo Brøyn, Høgskulen i Volda ved Bente Gunn Lien, 
Høyskolen Kristiania ved Ingeborg Teigland, Kunsthøgskolen i Oslo ved Anette 
Waller, Lovisenberg diakonale høgskole ved Fredrik Solvang Pettersen, MF 
vitenskapelig høyskole for teologi, religion og samfunn ved Bente Røren, Nord 
universitet ved Berit Eliassen, Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning 
og utdanning ved Claes Lampi og Huan Than, Norges idrettshøgskole ved Elin 
Hecker, Norges Musikkhøgskole ved Anna Sæmundsdóttir, Norges teknisk-
naturvitenskapelige universitet ved Nina Andersen, Norsk institutt for bioøkonomi 
ved Charlotte Buus Jensen, Politihøgskolen ved Mette Berg, RBUP Øst og Sør ved 
Mari Elvsåshagen, Riksantikvaren ved Eva Christine Eide og Håkon M. Bjerkan, 
Statens arbeidsmiljøinstitutt ved Benedicte Mohr, Statens vegvesen ved Svanbjörg 
Asudottir, Transportøkonomisk institutt ved Trude Kvalsvik, Universitetet i Sørøst-
Norge ved Marianne Riste, VID vitenskapelig høgskole ved Margit Aalrust (38 av 
100 stemmer). 
Forfall: Bane NOR, Chr. Michelsens institutt, CICERO Senter for klimaforskning, 
Dronning Mauds Minne Høgskole for barnehagelærerutdanning, 
Fiskeridirektoratet, Folkehelseinstituttet, Forsvarets høgskole, Fridtjof Nansens 
Institutt, Havforskningsinstituttet, Høgskolen i Østfold, Høgskulen på Vestlandet, 
Institutt for energiteknikk, Institutt for samfunnsforskning, Kriminalomsorgens 
høgskole og utdanningssenter KRUS, Museum Stavanger, NILU - Norsk institutt for 
luftforskning, NLA Høgskolen, Nofima, Nordlandsforskning, Norges Bank, Norges 
geologiske undersøkelse, Norges Geotekniske institutt, Norges Handelshøyskole, 
Norges vassdrags- og energidirektorat, Norsk folkemuseum, Norsk institutt for 
kulturminneforskning, Norsk institutt for naturforskning, Norsk institutt for 
vannforskning, Norsk Polarinstitutt, Norsk utenrikspolitisk institutt, Norut Northern 
Research Institute, NTNU Samfunnsforskning, Ruralis – Institutt for rural- og 
regionalforskning, Sámi allaskuvla, Senter for omsorgsforskning, SINTEF, Statistisk 
sentralbyrå, Sykehuset Innlandet HF, Universitetet i Agder, Universitetet i 
Stavanger. 
Fra BIBSYS: Frode Arntsen, Per Hovde, Jone Thingbø, Asbjørn Risan, Hege 
Johannesen (referent). 
 Side 2 
 
Sakliste med sakspapirer var sendt til konsortiets deltakere via e-post 11. oktober 
2018, med kopi til informasjons- og diskusjonslista for konsortiet.  
S-2018/1 Konstituering av møtet 
a) Godkjenning av innkalling 
Innkallingen ble godkjent.  
b) Oppnevning av tellekorps 
Mette Berg og Fredrik Solvang Pettersen ble oppnevnt til tellekorps. 
S-2018/2 Orienteringssaker 
a) Prosjektet nasjonalt vitenarkiv 
Prosjektleder Per Hovde, Unit, presenterte det arbeidet som pågår i prosjektet 
Nasjonalt vitenarkiv. Dette er et utredningsprosjekt som utføres på bestilling fra 
Kunnskapsdepartementet. Prosjektet skal levere sin rapport 1. november 2018.  
b) Nytt avtaleverk og nye retningslinjer 
Hege Johannesen, Unit, orienterte om arbeidet med å få på plass nye avtaler og 
nye retningslinjer som skal være de samme for alle samarbeidskonsortiene i Unit. 
Alle institusjoner som deltar i ett eller flere konsortier må signere en felles 
hovedavtale for konsortiedeltakelse, samt egne tilleggsavtaler for den enkelte 
tjeneste. Med de nye retningslinjene vil hvert konsortium få eget styre og eget 
konsortiemøte likt det som i dag er tilfellet for Bragekonsortiet. 
S-2018/3 Status med regnskap etter 2. tertial 2018 
Saksdokument i form av statusrapport med regnskap pr. 31. august 2018 var 
sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått og 
kommentert. Det ble fremmet ønske om at slike statusrapporter bruker de 
enkelte punktene i leveranseplanen som overskrifter for at det skal være 
tydeligere hva som henger sammen.  
Regnskapet viser at kostnadene er lavere enn hva en jevn periodisering gjennom 
året skulle tilsi. Dette skyldes at utviklingsoppgavene i hovedsak er planlagt 
gjennomført i 2. halvår.  
Vedtak: 
Konsortiemøtet tar statusrapporten med regnskap etter 2. tertial 2018 til 
orientering.   
S-2018/4 Leveranseplan for 2019  
Saksdokument i form av styrets forslag til leveranseplan for 2019 var sendt ut 
sammen med saklisten. Overordnet mål i 2019 er trygg og stabil drift av tjenesten 
med en oppetid på minst 99,95 %. Tjenesten skal legge til rette for skalering og 
 Side 3 
god ytelse. Ny eller bedre funksjonalitet i vitenarkivene skal som en hovedregel 
oppnås ved å oppgradere systemprogramvaren med nyeste versjon av DSpace, 
ikke ved utvikling av lokale tillegg til DSpace. 
Problemstillinger knyttet til realisering av et nasjonalt vitenarkiv er ikke vurdert i 
forslaget til leveranseplan. Årsaken er at det foreløpig ikke er avklart hvilke 
konsekvenser dette vil få for Bragekonsortiet og for den tjenesten som i dag 
tilbys konsortiets deltakere. 
Vedtak: 
Konsortiemøtet vedtar styrets forslag til leveranseplan for 2019. 
Prioriterte driftsoppgaver i 2019 
1. Legge til rette for overføring av studentoppgaver fra systemer for digital 
eksamen til vitenarkivene. 
2. Vedlikeholde brukerdokumentasjon og lage ny brukerdokumentasjon med 
utgangspunkt i henvendelser fra brukere av vitenarkivene. 
3. Arrangere kurs for administratorer i henhold til konsortiets behov. 
4. Gjennomføre tilpasninger i form av gratis driftsoppdrag for 
enkeltinstitusjoner i konsortiet (ny logo, nytt navn etc.). 
5. Vedlikeholde opplysninger om vitenarkivene i relevante internasjonale 
registre. 
Prioriterte utviklingsoppgaver i 2019 
1. Fullføre eventuelle utestående oppgaver i tilknytning arbeidet med endring 
av driftsmodell som ble startet i 2018. I ny driftsmodell har det enkelte 
vitenarkiv sin egen instans av DSpace i stedet for at alle deler en felles instans 
av DSpace. 
2. Gjennomføre tilpasninger for å sikre best mulig dataflyt fra Cristin til 
vitenarkivene. 
3. Gjennomføre tilpasninger for å sikre best mulig dataflyt til tjenester som 
høster metadataposter fra vitenarkivene (Oria, OpenAIRE etc.). 
4. Oppgradere systemprogramvaren til DSpace 6. 
5. Utrede muligheter og kostnader ved å ta i bruk en streamingserver for lagring 
og avspilling av audiovisuelle filer. 
6. Ny funksjonalitet i henhold til prioriterte endringsforslag fra konsortiets 
deltagere. 
S-2018/5 Budsjett for 2019  
Saksdokument i form av styrets forslag til budsjett for 2019 var sendt ut sammen 
med saklisten. Budsjettforslaget har en ramme på 4 040 000 kr. Faktoren for 
beregning av årlig avgift er økt fra 270 til 275 kr pr. årsverk i forsknings-, 
formidlings- og undervisningsstilling. Minimum avgift er holdt uendret på 21 000 
kr. For de store institusjonene som betaler maksimum avgift er lav sats som 
 Side 4 
gjelder for inntil 1999 årsverk økt fra 182 000 til 185 000 kr, mens høy sats som 
gjelder fra 2000 årsverk er økt fra 208 000 til 212 000 kr. Startavgiften som må 
betales av nye institusjoner er økt fra 16 000 til 18 000 kr. 
Problemstillinger knyttet til realisering av et nasjonalt vitenarkiv er ikke vurdert i 
forslaget til leveranseplan.  
Vedtak: 
Konsortiemøtet vedtar styrets forslag til budsjett for 2019.  
S-2018/6 Valg av styre  
Saksdokument med forslag til fem faste medlemmer og to varamedlemmer til 
konsortiestyret for perioden 2018 – 2020 var sendt ut sammen med saklisten.  
Vedtak: 
Konsortiemøtet velger følgende styre for perioden 2018 - 2020: 
Faste medlemmer: 
• Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Innlandet 
• Irene Waage, Høgskulen på Vestlandet 
• Lise Kjærstad, Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 
• Benedicte Mohr, Statens arbeidsmiljøinstitutt 
• Sølvi Karlsen, Norges teknisk-vitenskapelige universitet 
 
Varamedlemmer: 
• Charlotte Buus Jensen, Norsk institutt for bioøkonomi 
• Torvald Blikra Egeland, Nord universitet 
 


Konsortiemøte Bragekonsortiet 18. oktober 2018

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 28. februar 2018

Referat workshop om bestillinger i Oria 24-10-2018

Møte i Rådgivende gruppe for BIBSYS-konsortiet 19.november 2018 ﻿

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 25. mai 2018

Styremøte i BIBSYS 16. oktober 2017

Møte i arbeidsgruppen for Oria 10-09-2018

Not a member yet