UNIT Urdarbrønnen

  
    Referat 
Oppdatert: 5. juni 2014 
 
Referat fra møte i styringsgruppen for 
Biblioteksystemkonsortiet 5. juni 2014 
Sted: Gigawatt (Miljøbygget) 
Tid: 10.00 – 15.00 
Referent: Gunnfrid Løveng 
Til stede: Hilde Høgås, Anna Løken, Karin Cecilia Alexandra Rydving, Håvard Kolle-Riis, 
Johanne Raade og Hilde Trygstad 
Fra BIBSYS: Frode Arntsen, Jone Thingbø, Asbjørn Risan (SG-2014/15 og 18) 
Ellen Røyneberg (SG -2014/16 og 17) og Arve Olaussen (SG-2014/16 og 17) 
 
Forfall: Rune Brandshaug, Sissel Hafstad 
 
Innkalling og sakliste ble godkjent. Sak SG-2014/18 og 19 ble tatt rett etter sak  
SG-2014/15. 
SG-2014/13 Konstituering av møtet  
 
Det ble meldt om to eventueltsaker SG-2014/20 a) og b).  
Referat fra møte 6.feb og telefonmøte 16.mai er revidert og godkjent per epost. Det 
fremkom ingen kommentarer. Referatene er godkjent.  
 
SG-2014/14 Retningslinjer for BIBSYS 
Biblioteksystemkonsortium – forslag til revisjon 
Arntsen orientere om bakgrunnen for endring av retningslinjene som styret ble enige om. 
De ønsket en tydeliggjøring av navnet og hva gruppen gjør og hvilket ansvar den skal ha. 
Når det gjelder sammensetning av gruppen fremover så må en også se på kompetansen. 
 
Tilrådning: 
Styringsgruppen tilråder de foreslåtte reviderte retningslinjer for BIBSYS 
Biblioteksystemkonsortium med de endringer som fremkom i møte.  
 
 
 
 Side 2 
SG -2014/15 Oria status 
Risan orienterte.  
Flere institusjoner har tatt i bruk Oria, men hovedtyngden antas å komme ved 
semesteroppstart høsten 2014 
Det er gjort en endring i biblioteksystemet, slik at Feide-id kan brukes som koblingspunkt 
mellom BIBSYS låntagerregister og Feide-autentisering. Fødselsnummer er derfor ikke 
lenger påkrevd. Institusjonene må sørge for å oppdatere BIBSYS låntagerregister med 
enten Feide-ID eller fødselsnummer. 
En feil etter systemoppdatering fra ExLibris førte til utfordringer med eksport av poster 
fra Bibliotekbasen. Dette ble løst med manuelle eksporter, inntil feilen ble fikset fra 
leverandøren. Denne feilen tok en del tid og kapasitet. 
Visning av hefteinformasjon og bestilling av enkelthefter er under uttesting og vil bli 
igangsatt innen kort tid. 
 
Styringsgruppen ble bedt om å ta stilling til to prinsipielle saker: Støtte for fjernlån i Oria 
Det ble skissert en løsning på hvordan det kan innføres støtte for fjernlån i Oria, basert på 
den nye fjernlånsprotokollen NCIP, som er biblioteksystemuavhengig forutsatt at 
biblioteksystemene støtter NCIP. Bakgrunnen for saken er at det har kommet forespørsler 
fra folkebiblioteksektoren om å kunne få oversikt over lån og bestillinger, samt bestille 
fjernlån i Oria på lik linje som i BIBSYS Ask. 
 
Det ble stilt spørsmål om dette er funksjonalitet som vil være en del av Alma, noe det 
sannsynligvis vil være, men det er usikkerhet knyttet til hvordan dette vil være realisert.  
Ved å implementere fjernlånsfunksjonalitet i Oria, vil vi styrke Orias posisjon som 
brukergrensesnitt inn mot BIBSYS Bibliotekbase. Eksterne bibliotek vil få 
bestillingsmulighet i det samme systemet som de i hovedsak benytter for å søke og 
orientere seg i BIBSYS-bibliotekenes samlinger. 
 
Det ble stilt spørsmål om denne funksjonalitet er avhengig av at systemleverandørene har 
implementert NCIP støtte, noe BIBSYS bekreftet. Grunnen til at BIBSYS foreslår å ta 
jobben nå er at det passer inn med tilgjengelig utviklingskapasitet, da det senere i høst er 
planlagt med LSP arbeid. 
Styringsgruppen presiserte viktigheten av åpenhet og behovet for å støtte oppunder 
fjernlånssamarbeidet i Norge. 
 
Ask vs. Oria 
I dagens biblioteksystem er det en del koblinger til BIBSYS Ask. Eksempler på dette er 
informasjon til nye låntagere, lister over nye bøker og purrebrev. Flere institusjoner har 
ønsket at disse koblingene skiftes over til Oria. Det er ikke mulig å differensiere på 
institusjonsnivå hvor disse koblingene skal gå. De må skiftes for alle institusjoner. 
 
Innstillingen fra BIBSYS var at disse koblingene kan endres og at Arbeidsgruppen for 
Oria får mandat til å vurdere hvilke koblinger det er relevant å endre. 
 
Tilrådning: 
 Styringsgruppen tar status til orientering. 
Styringsgruppen tilråder forslag om å støtte fjernlån for eksterne bibliotek i 
Oria. 
Styringsgruppen anbefaler at enkelte eksplisitte koblinger fra Ask fra 
biblioteksystemet skiftes til Oria og at dette kan gjøres fortløpende. 
Arbeidsgruppen får myndighet til å ta stilling til hvilke koblinger som skal 
endres på innspill fra BIBSYS. 
 Side 3 
 
SG -2014/16 LSP  
Røyneberg orienterte.  
En statusrapport var sendt ut med sakspapirene i forkant av møtet. Ellen innledet med å 
informere om at det viktigste temaet å diskutere på møtet var opplæring. Styringsgruppen 
ble oppfordret til å ta opp eventuelle spørsmål og kommentarer til de andre deler av 
rapporten først.  
Nasjonale tilpasninger 
BIBSYS mener å ha god kontroll på de nasjonale tilpasningene. Ex Libris leverer noe mer 
enn det vi hadde grunn til å forvente ut fra forhandlingsfasen. I tillegg har BIBSYS 
benyttet våren på å starte implementasjon av noen tilpasninger.  
Akseptanseplan 
Ex Libris er ansvarlig for å levere en akseptanseplan for standardsystemet. BIBSYS vil 
lage akseptansetester for de nasjonale tilpasningene. 
Informasjon 
De institusjonene som er deltakere i prosjektet (institusjonsrepresentanter eller 
Vanguard-institusjoner) ser at prosjektet går godt og får god informasjon. Det etterlyses 
imidlertid mer informasjon som går direkte til Styringsgruppen.  
BIBSYS har oppretter en nettside som inneholder mye og bra informasjon. 
Styringsgruppen oppfordrer BIBSYS til å informere fortløpende på nettsidene. BIBSYS 
oppfordrer Styringsgruppen eller andre involverte i prosjektet om å tipse om hva en kan 
informere om.   
Datamigrering 
Første iterasjon av datamigreringen er i rute. BIBSYS vil ta kontakt med bibliografisk 
gruppe ved behov.  
BIBSYS vil lage en testplan som kan benyttes av Vanguard-institusjonene under testing. 
BIBSYS og Vanguard-institusjonene må sammen bli enige om hvordan 
kommunikasjonsflyten bør være seg i mellom i testperioden.  
Opplæring 
Første runde med opplæring er i gang. Opplæringen oppleves som krevende for alle 
involverte. Med bakgrunn i dette mener prosjektgruppen at man bør endre planen for 
opplæring og starte denne på nyåret. Styringsgruppen støtter dette, men ber prosjektet 
vurdere om man bør ferdigstille andre iterasjon av datamigreringen før man starter 
opplæringen.  
Flere av kursdeltakerne har kommentert at videoene fra Ex Libris har dårlig lyd og at det 
kan oppleves som en ekstra terskel når videoene er på engelsk. BIBSYS har et 
pilotprosjekt med Multimediasenteret på NTNU for å legge inn ny og bedre norsk lyd. 
Noen av medlemmene i Styringsgruppen uttrykte usikkerhet mht. behovet for å oversette 
til norsk. Gruppen valgte å samle seg rundt anbefalingen om at dette arbeidet må 
fortsette. Styringsgruppen støtter behovet for en god og omfattende ordliste som også 
inneholder en forklaring av begrep opp mot dagens forståelse.  
BIBSYS ønsker å ta i bruk et egnet rammeverk for nettbasert opplæring. Her vil man 
kunne gi brukeren merverdi utover de rene videoene.  
BIBSYS har begrensede ressurser i opplæringsperioden og vil ikke kunne tilby 
brukerstøtte på det nye systemet i samme grad man er vant med fra dagens system. 
BIBSYS vil legge til rette for at konsortiet bruker funksjoner som ligger i MOOC-verktøyet 
 Side 4 
for å hjelpe hverandre (f.eks. diskusjonslister). 
BIBSYS vil tilby Marc 21-kurs for konsortiet. Dette vil også være gjennom et slikt verktøy. 
Ambisjonen vår er at vi har kurset klart mot slutten av året, men det kan bli noe forsinket 
pga. arbeidsbelastningen. 
Tilrådning: Styringsgruppen tar saken til orientering.    
 
SG-2014/17 Opprettelse av faggrupper 
Røyneberg orienterte. 
I forkant av møtet var det sent ut et sakspapir for opprettelse av faggrupper. Ellen 
orienterte om at prosjektgruppen har arbeidet videre med temaet etter at sakspapirene 
var sendt ut og at innholdet i sakspapiret ikke lenger er dekkende.  
BIBSYS ønsker å opprette grupper som får mulighet til å arbeide mye og tett sammen. 
Tilbakemeldinger fra evalueringsrunden var at det var tungt å være den eneste på en 
institusjon som arbeidet med et område. Med bakgrunn i dette ønsket BIBSYS å drøfte 
muligheten for at hvert av de fire universitetene får ansvaret for en faggruppe. En kan 
supplere med deltakere fra andre institusjoner som ligger i nærheten, men den 
geografiske avstanden bør ikke bli stor da dette vil hindre behovet for spontane og 
hyppige arbeidsmøter.  
Styringsgruppen utrykte at dette var såpass forskjellig fra det som hadde vært diskutert 
før at det var vanskelig å ta et endelig standpunkt under møtet. Det ble deretter en nyttig 
diskusjon hvor man så på flere muligheter for å muliggjøre en slik løsning.  
Ved en slik løsning er det viktig at man bruker nettverket og rådfører seg med andre 
institusjoner utenfor egen region. Det er viktig at det er en leder i hver gruppe som er 
ansvarlig for å kontakte andre i konsortiet samt sørge for en god progresjon i gruppen.  
Det er viktig at fokuset til faggruppene bør være funksjonalitet innen hvert område. 
Gruppen må lage materiale som belyser mulighetene i Alma uavhengig av hvordan 
institusjonen selv ønsker å bruke systemet.  
Det er behov for følgende faggrupper/arbeidsgrupper: 
 Fullfillment 
 Akkvisisjon 
 Metadata management 
 E-ressurser 
 
I tillegg til disse bør bibliografisk gruppe være en egen gruppe. Bibliografisk gruppe vil ha 
ansvaret med å se på katalogiseringspraksis, retningslinjer mm. Metadata management 
har mer fokus rette på å formidle kunnskap om funksjonalitet i Alma. BIBSYS bør vurdere 
om det er behov for en faggruppe for Administrasjon samt en gruppe som ser på hvordan 
forholdene blir for mindre institusjoner.   
Styringsgruppen ber BIBSYS om å skrive et notat som skisserer konseptet med 
geografiske faggrupper. Medlemmene i Styringsgruppen tar opp saken til drøfting internt 
i egen institusjon. Vi tar sikte på å fatte en beslutning i løpet av kommende uke pr. epost.  
Tilrådning: Styringsgruppen tar saken til orientering og ber BIBSYS om å lage et 
notat som belyser saken. Ny tilrådning tas pr. epost i etterkant av møte.   
 Side 5 
SG -2014/18 Bibliotekbasen og den semantiske web – 
Orienteringssak 
Thingbø orienterte.  
Framveksten av en semantisk web som muliggjør deling og gjenbruk av data mellom 
maskiner når stadig nye områder. Det er økende interesse og aktivitet i konsortiet om å få 
tilgang til informasjon i bibliotekbasen. Nå gir vi denne informasjonen over OAI-PMH. 
BIBSYS antar at tilgang til RDF-representasjon av bibliotekbasen er det egentlige 
behovet. BIBSYS ønsker å imøtekomme initiativene som er igangsatt hos noen biblioteker 
for å få klarhet i hva målsettingene er.  
 
Flere uttalte at dette er et svært ønskelig initiativ og at de gjerne deler sin erfaring med 
dette arbeidet med BIBSYS. Det ble diskutert om en eventuell realisering kan få støtte fra 
NB. Gruppen ba BIBSYS vurdere dette, og minnet om søknadsfristen 1.oktober. 
Styringsgruppen støtter forslaget og ønsker at de blir forelagt en sak når den er nærmere 
utredet. 
Tilrådning: 
Styringsgruppen tar saken til orientering og er positive til initiativet. Saken vil 
bli tatt opp på et senere møte.  
 
SG-2014/19 Tertialrapport 1. tertial 
Arntsen orienterte.  
Aktiviteten gjennom første tertial har stort sett gått som planlagt og økonomien er på den 
positive siden. 
Regnskapsført forbruk er noe lavere enn budsjettert for perioden, men dette skyldes i 
hovedsak lavere forbruk av lønn grunnet permisjoner og sykmeldinger som ikke var kjent 
på budsjetteringstidspunktet.  
Investeringer er muligens for høyt budsjettert da de planlagte investeringene ikke blir 
nødvendige i lys av fremtidige driftsbehov.  
 
Det ble kommentert at både digitale læringsressurser og forskningsdata er nevnt i 
tildelingsbrevet fra KD. Det ble stilt spørsmål om det følger med penger. I den forbindelse 
orienterte Arntsen om et nylig kontaktmøte med KD. Det var et positivt og godt møte hvor 
KD stilte med flere sentrale personer og var godt forberedt. KD er villig til å bistå BIBSYS 
i den videre utvikling, men har ingen penger å tilby. 
  
Tilrådning: 
 Styringsgruppen tar saken til orientering. 
 
SG -2014/20 Eventuelt 
a) Norske institusjonelle arkiver og Oria 
Notat fra arbeidsgruppen for Oria var sendt styringsgruppens medlemmer ang. lokal 
høsting av våre institusjonelle arkiver i Oria/Primo.  
 
Denne saken blir tatt opp på neste møte. 
 
b) WorldCat  
BIBSYS bør ta stilling til om de skal bli medlem i WorldCat.  Saken utredes og den vil 
bli tatt opp på et senere møte. 


Norwegian Bokmål

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 5. juni 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 2. desember 2013

I forlengelsen av konsortiemøtet ble det arrangert et faglig seminar om bruk av institusjonsarkivet

Not a member yet

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 5. juni 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 2. desember 2013

Konsortiemøte for Bragekonsortiet 13. oktober 2015

Styremøte i BIBSYS 19. februar 2015

Årsrapport for BIBSYS 2014

Styremøte i BIBSYS 11. desember 2014

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 9. september 2014

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 29. oktober 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 6. februar 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 16. mai 2014

65

257