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Solvo Global: Implementación de un sistema de personal flotante para disminuir los impactos del ausentismo en la operación frontend.
No full textEl presente proyecto en Solvo Global tuvo como propósito diseñar un piloto funcional para la incorporación estratégica de Floaters en la Vertical Front End, proyectado para ejecutarse durante un periodo de seis meses. Este modelo piloto buscó brindar mayor flexibilidad operativa, garantizar la continuidad del servicio y responder de forma más ágil a los cambios en la demanda.
Durante las primeras 10 semanas, el proyecto no se desarrolló con información real de operación, sino que se construyó con base en supuestos estructurados, tanto en los indicadores de avance como en los datos presupuestales. Estos supuestos permitieron simular escenarios, definir comportamientos esperados y estructurar soluciones viables para su futura implementación.
A partir de estos escenarios hipotéticos, se aplicaron metodologías ágiles como Scrum, Kanban y Design Sprint, las cuales facilitaron el desarrollo progresivo de los entregables del piloto, el diseño de flujos de trabajo visuales y la identificación de ajustes clave en la estrategia formativa y operativa. Esta aproximación permitió establecer un marco metodológico sólido y adaptable, dejando preparado el camino para una implementación real con un alto grado de alineación estratégica y operativa.The present project at Solvo Global aimed to design a functional pilot for the strategic incorporation of Floaters in the Front End Vertical, planned to be executed over a period of six months. This pilot model sought to provide greater operational flexibility, ensure service continuity, and respond more agilely to changes in demand.
During the first 10 weeks, the project did not develop with real operational data but was built based on structured assumptions, both in progress indicators and budgetary data. These assumptions allowed for the simulation of scenarios, the definition of expected behaviors, and the structuring of viable solutions for future implementation.
Based on these hypothetical scenarios, agile methodologies such as Scrum, Kanban, and Design Sprint were applied, which facilitated the progressive development of pilot deliverables, the design of visual workflows, and the identification of key adjustments in the training and operational strategy. This approach allowed for the establishment of a solid and adaptable methodological framework, paving the way for real implementation with a high degree of strategic and operational alignment.INTRODUCCIÓN 9
Lista de Ilustraciones 10
1. Identificación y Definición del proyecto 11
1.1. Presentación de la Organización 11
Misión y Visión 13
Principales Competidores 13
1.2. Definición y justificación del proyecto 13
1.3. Formulación del problema 14
1.4. Identificación de los indicadores clave del negocio, desempeño y Gaps 15
% Índice de Desempeño del Cronograma 15
Porcentaje de Cumplimiento de los objetivos 16
Porcentaje de cumplimiento de Presupuesto 16
Porcentaje de Variaciones del Alcance 17
% Satisfacción de Clientes 17
Índice de Rotación Laboral 18
Porcentaje de Ausentismo General 19
% Cumplimiento metas de Performance 20
1.5. Priorización de Indicadores y Análisis de Causas Raíz 20
1.6. Análisis KMO y Priorización de Causas 21
1.6.1 Conocimiento (K) 23
Información 23
Entrenamiento 23
Educación 23
1.6.2 Motivación (M) 23
1.6.3 Organización (O) 24
Cadena y Flujo de Valor: 24
1.7. Priorización de Causas 25
Impacto 25
1.8. Observaciones sobre la definición del Proyecto 25
2. MARCO TEÓRICO - CONCEPTUAL 26
2.1. Fundamentos Teóricos del Campo de Estudio 26
2.2. Definición y orígenes del campo de estudio 27
2.3. Beneficios y limitaciones del Campo de Estudio 29
2.4. Relevancia e Implementación del Marco Teórico y Conceptual 29
3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 30
3.1. Alcance del Proyecto 30
3.2. Análisis de Involucrados/Interesados 32
3.3. Análisis de Problemas 34
3.4. Metodología Ágil 35
Elementos Clave de la Metodología 36
Beneficios de la Metodología 37
3.5. Marco Lógico (MML) 38
Entregables (Backlog Inicial) 38
3.6. Objetivos SMART del Proyecto 39
Objetivo 1: Optimización del Ausentismo y Rotación de Personal 39
Objetivo 2: Satisfacción del Cliente y Eficiencia Operativa 40
Objetivo 3: Capacitación y Adaptabilidad de los Floaters 40
Objetivo 4: Mejora Continua del Servicio y Reducción de Quejas 41
3.7. Estrategia Óptima 41
3.8. Estructura Analítica del proyecto 43
3.9. Definición de Calidad 44
3.10. Indicadores del Proyecto 45
3.11. Medios de Verificación 46
3.12. Supuestos e Hipótesis 46
3.13. Entrega de Valor 47
3.13.1 Entregables del Proyecto 48
3.13.2 Listado de entregables 48
Capacitación de Floaters 48
Implementación de una Plataforma Digital 48
Sistema de Incentivos Motivacionales 49
Reuniones de Seguimiento Semanales 49
Piloto de Evaluación 50
3.13.3 Gestión de los Entregables 50
Evaluación de la Capacitación de Floaters 51
Evaluación del Sistema de Incentivos Motivacionales 51
Evaluación de las Reuniones de Seguimiento Semanales 52
Evaluación del Piloto de Evaluación 52
Evaluación General de los Entregables 53
Entregables con la Calidad Requerida 53
La calidad de los entregables será validada a través de mecanismos de evaluación predefinidos: 54
3.13.4 Definición de Calidad 54
Planificación de calidad 54
Criterios de Evaluación 55
Revisión Continua y Ajustes 55
Datos Claves del Proyecto 56
Datos Clave Identificados 56
Manera de Identificar los Datos Clave 57
Manera de Recopilar los Datos Clave 57
Manera de Utilizar los Datos Clave 58
3.14. Fases del Proyecto 59
Métricas 59
3.15. Cronograma Inicial 60
Fase de Inicio 61
Fase de Planificación 61
Fase de Ejecución 61
Fase de Monitoreo y Control 62
Verificación del Alcance 62
Control del Alcance 63
Fase de Cierre 64
3.16. Línea Base del Costo 65
Presupuesto del Proyecto 65
3.17. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 65
Fase 1.1: Definición y Planificación del Proyecto 66
Recursos Humanos 67
Fase 1.2: Reclutamiento y Selección de Floaters 67
Fase 1.3: Capacitación y Onboarding Ágil 68
Fase 1.4: Implementación del Sistema de Seguimiento y Evaluación 68
Fase 1.5: Optimización y Escalabilidad del Modelo 69
Fase 1.6: Cierre del Proyecto y Evaluación Final 69
3.18. Cronograma Definitivo 70
3.19. Hitos del Proyecto 70
Plan de Hitos 72
3.20. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 72
3.21. Recursos físicos 73
4. RIESGOS Y SUPUESTOS 74
Riesgos 74
Operacionales 74
Tecnológicos 75
Riesgos Humanos 75
Riesgos Financieros 76
4.1. Evaluación Cualitativa de los Riesgos 76
4.2. Evaluación Cuantitativa de los Riesgos 77
5. PLAN DE CONSECUCIÓN DE PERSONAL 80
Roles Clave en el Proyecto 80
Elaboración de preguntas clave para entrevistas 81
Gestión de la Carga de Trabajo y Priorización de Tareas 81
Adaptabilidad y Flexibilidad Operativa 82
Resolución de Problemas y Toma de Decisiones 82
Trabajo en Equipo y Comunicación 82
Orientación al Cliente y Calidad del Servicio 83
Asignación de Roles Específicos 83
Criterios de Asignación de Roles 84
Evaluación del Desempeño Inicial 84
5.1. Plan de Formación del Personal 84
5.2. Estructura del Plan de Capacitación 84
5.3. Plan de Manejo de Conflictos 85
6. PLAN DE COMUNICACIONES 85
6.1 Hitos Clave en la Planificación de Comunicaciones 85
6.2 Matriz de Comunicaciones 87
7 APLICACIÓN DE SCRUM EN EL PROYECTO DE SOLVO GLOBAL 89
7.1 Introducción 89
7.2 Descripción del Proyecto 90
7.3 Aplicación de Scrum en el Proyecto 91
7.4 Scrum Máster 92
7.5 Stakeholders (Partes Interesadas) 93
7.6 Artefactos Scrum Personalizados 94
7.7 Sprint Backlog 97
Sprint 0 (Semana 1 - Semana 2) 97
Sprint 1 (Semana 3 - Semana 5) 98
Sprint 2 (Semana 6 - Semana 9) 98
Sprint 3 (Semana 10 - Semana 13) 98
Sprint 4 (Semana 14 - Semana 17) 99
Sprint 6 (Semana 22 - Semana 25) 99
7.8 Incremento del Producto 102
7.9 Eventos Scrum 103
7.10 Sprint Planning (Planificación del Sprint) 104
7.11 Daily Scrum (Reunión Diaria) 104
7.12 Sprint Review (Revisión del Sprint) 104
7.12.1 Sprint Retrospective (Retrospectiva del Sprint) 105
7.13 Planificación del Sprint 105
7.13.1 Historias de Usuarios del Sprint 0 107
7.14 Priorización del Backlog 108
7.15 Reunión con Stakeholders 108
7.16 Definición de Roles y Responsabilidades 109
7.17 Validación de Requerimientos 109
7.18 Identificación de Restricciones Operativas 110
7.19 Product Backlog Priorizado 111
7.20 Priorización de los Elementos del Product Backlog 112
7.21 Elementos Para Desarrollar en la Segunda Fase 112
7.22 Riesgos Asociados y Estrategia de Mitigación 113
7.23 Análisis del Sprint 1: Reclutamiento y Selección de Floaters 114
7.24 Sprint Planning 115
7.25 Daily Scrum 116
7.26 Sprint Review 116
7.27 Sprint Retrospective 117
7.28 Historias de Usuarios Sprint 1: Reclutamiento y Selección de Floaters 119
7.29 Análisis del Sprint 2: Desarrollo y Ejecución del Proceso de Capacitación y Onboarding Ágil para los Floaters 121
7.30 Historias de Usuarios Sprint 2: Desarrollo y Ejecución del Proceso de Capacitación y Onboarding Ágil para los Floaters. 124
7.31 Informe Final: Aplicación de Scrum en el Proyecto de Solvo Global 125
7.32 Reflexión sobre cómo Scrum promovió la colaboración, la adaptabilidad y la entrega continua. 126
7.33 Resultados obtenidos y lecciones aprendidas en la aplicación de Scrum. 126
Curva “S” Ejecución del Presupuesto 130
8 APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA KANBAN 131
8.1 Introducción 131
8.2 Tablero Kanban 132
8.3 Visualización del Tablero Kanban 133
8.4 Distribución de Tareas Actuales en el Tablero Kanban 134
8.5 Conexión con Scrum: 134
8.6 Eficiencia por Fase en el Tablero Kanban 135
8.7 Comparación del Trabajo en Proceso Máximo y Tareas Actuales 136
8.8 Relación entre Eficiencia y Trabajo en Proceso Máximo 137
8.9 Tiempo Promedio por Fase en el Tablero Kanban 138
9 APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DESIGN SPRINT 139
9.1 Introducción 139
Día 1: Comprender 140
Hallazgos esperados: 140
Día 2: Idear 140
Día 3: Decidir 141
Día 4: Prototipar 142
Día 5: Validar 142
Resultados esperados: 143
Resultados esperados del Design Sprint 143
Cumplimiento del plan de avance (%) 144
Desviación presupuestal (%) 145
Tiempo promedio de capacitación (días) 145
Tareas completadas por Floater (por semana) 145
10 CIERRE DEL PROYECTO 146
10.1 Introducción 146
10.2 Fase de Finalización 146
10.3 Evaluación del Proyecto 147
10.4 Entrega y Cierre Administrativo 149
10.5 Recopilación de Lecciones Aprendidas 150
10.6 Informe Final 152
10.7 Cierre del Proyecto 152
10.8 Evaluación del Proyecto 153
10.9 Lecciones Aprendidas 153
11 CONCLUSIONES 154
12 REFERENCIAS 156EspecializaciónEspecialización en Gerencia de Proyecto
K-rrera Express_ Creando Una Estrategia Presupuestaria
No full textEn este proyecto, se analiza la estrategia presupuestaria de K-RRERA EXPRESS, una empresa de transporte y logística de última milla, en un contexto de optimización de costos y maximización de beneficios. Se describe el proceso de planificación financiera, enfatizando la necesidad de implementar una estructura presupuestaria sólida que le permita a la empresa mejorar su rentabilidad y eficiencia operativa. Se incluyen aspectos clave como la asignación de recursos, control de gastos y previsión de ingresos. Además, se destaca la importancia del análisis financiero para la toma de decisiones estratégicas desde la gerencia de la empresa, identificando áreas de mejora y oportunidades de inversión. Se presentan herramientas y metodologías para la gestión eficiente del presupuesto, considerando factores externos como la inflación, la competencia y la fluctuación de la demanda, se resalta cómo una estrategia presupuestaria bien diseñada puede mejorar la sostenibilidad y competitividad de la empresa, permitiendo una mejor adaptación a los cambios del mercado.This project, analize the budgeting strategy of K-RRERA EXPRESS, a last-mile transportation and logistics company, is analyzed within the framework of cost optimizationand profit maximization. The study describes the financial planning process, emphasizing the importance of implementing a solid budgeting structure that allows the company to enhance its profitability and operational efficiency. Several key aspects are addressed, including resource allocation, expense control, and revenue forecasting, all of which are essential for ensuring financial stability and sustainable growth. Furthermore, the project highlights the significance of financial analysis in strategic decision-making from the company's management perspective. By conducting a thorough assessment of its financial performance, the company can identify areas for improvement and potential investment opportunities. Various tools and methodologies for efficient budget management are introduced, taking into account external factors such as inflation, competition, and market fluctuations. Finally, the study emphasizes how a well-structured budgeting strategy can significantly strengthen the company’s long-term sustainability and competitiveness. By 4 adopting a dynamic and data-driven approach to financial planning, K-RRERA EXPRESS can better adapt to market changes, improve cost efficiency, and achieve greater financial stability.TABLA DE CONTENIDO........................................................................................................5
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................8
1. Identificación del proyecto.............................................................................................8
1.1. Presentación de la Organización ............................................................................8
1.2. Definición y justificación del proyecto................................................................10
1.3. Formulación del problema ...................................................................................13
2. Identificación de los indicadores clave del negocio.........................................................13
2. Indicadores clave de desempeño..................................................................................15
3.1. Determinación de los gaps de desempeño ................................................................16
3.2. Priorización de gaps ..................................................................................................17
4. Análisis de causas raíz .....................................................................................................18
4.1. Análisis KMO ...........................................................................................................18
4.2. Priorización y validación de causas raíz KMO.........................................................20
MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL.....................................................................................21
5.1. Introducción .............................................................................................................22
5.2. Fundamentos teóricos del campo de estudio.................................................................23
5.2.1. Definición y orígenes del campo de estudio: Control presupuestario ...................23
5.2.2. Principios básicos del campo de estudio................................................................23
5.2.3. Beneficios y desafíos del campo de estudio...........................................................24
5.3. Relevancia e implementación del marco teórico y conceptual .....................................24
SOLUCIÓN AL RETO DEL PROYECTO APLICADO........................................................25
6.1. Introducción ..................................................................................................................25
6.2. Metodología y enfoque para el cierre de Gaps .............................................................26
6.2.1. Descripción de la metodología...............................................................................26
6.2.2. Herramientas y Técnicas Utilizadas.......................................................................26
6.2.3. Proceso de Implementación ...................................................................................27
6.3. Resultados y análisis .....................................................................................................27
6.4. Análisis de Impacto.......................................................................................................30
6.4.1. Beneficios...............................................................................................................31
6.4.2. Limitaciones...........................................................................................................31
CONCLUSIONES ...................................................................................................................32
5
REFERENCIAS.......................................................................................................................33EspecializaciónEspecialista en Gerencia Financier
Boletín OIER: Número 2. Febrero de 2025.
No full textTexto digitalPresentamos una nueva edición del Boletín del Observatorio de Internacionalización Empresarial y Regional (OIER), un espacio clave para el análisis y la reflexión sobre las tendencias globales que impactan el comercio, la inversión y el desarrollo territorial. En esta entrega, exploramos cómo el auge del proteccionismo, la incertidumbre geopolítica y las tensiones comerciales están transformando el panorama de los negocios internacionales y las estrategias de internacionalización empresarial.Febrero 2025. Número
Boletín Conéctate con el CRAI+I Sexta ED.
No full textTexto digital.El CRAI+I CEIPA, cuyo nombre completo es Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación más la Innovación Antonio Mazo Mejía, es un espacio estratégico diseñado para integrar y potenciar los procesos de enseñanza, aprendizaje, investigación e innovación. Este centro se ha consolidado como un Hub dinámico que no solo ofrece servicios y recursos de vanguardia, sino que también fomenta la conexión entre docentes, estudiantes, colaboradores, Alumni y empresas aliadas. Su enfoque principal es impulsar el desarrollo del conocimiento gerencial a través de proyectos innovadores, servicios accesibles y recursos que abarcan modalidades presenciales, virtuales y ubicuas
Webinar: Neobancos
No full textVideoEl Laboratorio Financiero presenta un video con el invitado experto Edwin Zácipa, quien ofrece una visión integral sobre el modelo de negocio de los neobancos y su papel en la transformación del sector financiero. La conferencia aborda la industria fintech, sus principales categorías de negocio y la forma en que generan valor. Se analizan las características de los neobancos, sus estrategias de apalancamiento, el modelo banking as a service y las tendencias de hiperpersonalización en los servicios financieros
Boletín Alerta de Novedades Vol. 13 Fintech
No full textTexto digitalEl CRAI+I en su misión de conectar de manera convergente los procesos institucionales, fomentando el desarrollo de estrategias de gestión del conocimiento, concibe la creación de este boletín de vigilancia tecnológica, que mensualmente traerá las novedades sobre diferentes contenidos que hacen parte de las temáticas de la institución
Boletín OIER: Análisis sobre internacionalización. Número 08. Agosto 2025
No full textTexto digital.¿Por qué Corea? El mercado donde Colombia puede ganar en grande. La pregunta parece simple, pero detrás de ella se esconden múltiples respuestas que nos invitan a reflexionar sobre la naturaleza cambiante de los mercados internacionales y el papel de Colombia en este escenario. Corea del Sur no es solamente un socio comercial, es un espejo donde podemos observar cómo la innovación, la disciplina institucional y la cultura estratégica permiten que un país, en apenas unas décadas, pase de la devastación a convertirse en una de las economías más influyentes del siglo XXI
Boletín Conéctate con el CRAI+I Undecima ED.
No full textTexto digital.El CRAI+I CEIPA fortalece la transformación educativa mediante el Repositorio Institucional, un espacio que preserva y difunde el conocimiento generado en la institución, articulando academia, empresa e innovación. En esta edición, se destacan las herramientas jurídicas de Legis Colombia, que apoyan el desarrollo de competencias en análisis normativo y estratégico, aportando a una formación integral y conectada con el entorno profesional y los Objetivos de Desarrollo Sostenible
Enfasis Valoración de Empresas "MASMECANICA"
No full textResumen Ejecutivo
Objetivo del Informe
El presente estudio tiene como objetivo central realizar una valoración financiera integral de MASMECÁNICA S.A.S., una PYME representativa del competitivo sector metalmecánico colombiano. El análisis se justifica ante la necesidad de resolver la "paradoja financiera" que caracteriza a la empresa: una sólida y creciente capacidad de generación de utilidad operativa que no se traduce de manera eficiente en rentabilidad neta. En consecuencia, el informe persigue un doble propósito: primero, determinar un rango de valoración financieramente robusto aplicando métodos de Flujo de Caja Libre y Múltiplos Comparables; y segundo, proporcionar a la gerencia un diagnóstico y un conjunto de recomendaciones estratégicas para corregir las ineficiencias identificadas y maximizar el valor de la compañía a futuro.
Principales Hallazgos y Resultados de Valoración
La aplicación de las técnicas de valoración arrojó hallazgos complejos que subrayan la importancia de un análisis crítico. El método de Flujo de Caja Descontado (FCL), estimó un precio por acción de 10.000. Sin embargo, este resultado está significativamente inflado debido a falencias metodológicas en el modelo, como la omisión de ajustes por CAPEX y variaciones en el capital de trabajo, lo que sobreestima los flujos de caja.
Por su parte, el análisis de Múltiplos Comparables sirve como un ancla a la realidad del mercado, posicionando a MASMECÁNICA con un ratio EV/EBITDA de 5.36x, cifra competitiva frente a empresas del sector. Este método sugiere que el mercado valora
adecuadamente su capacidad operativa, pero castiga sus ineficiencias financieras. La conclusión es que, si bien la empresa presenta un alto potencial de subvaloración, su valor realizable está condicionado a la corrección de sus brechas de gestión.
Recomendaciones para Cierre de GAPs Para alinear el valor de MASMECÁNICA con su potencial operativo y desbloquear la
subvaloración identificada, se proponen las siguientes recomendaciones estratégicas:
• Mejora de la Rentabilidad: Implementar un control de costos riguroso para cerrar la brecha del 6,8% en el Margen Operativo. Esta acción incrementa directamente los Flujos de Caja Libres (FCL) y, al reducir el riesgo percibido, puede contribuir a una
disminución del WACC.
• Optimización de la Estructura de Capital: Reducir la alta dependencia de deuda a corto plazo (91% del total) y el apalancamiento (44,2% vs. meta del 9%). Esto mejora la solvencia y puede disminuir el WACC (actualmente en 16,82%), elevando el valor
presente de los flujos futuros.
• Eficiencia del Capital de Trabajo: Implementar políticas de crédito más estrictas para reducir la brecha de 14 días en el ciclo de cobro (59 días actuales). Esta es una de las palancas más directas para incrementar el FCL disponible y el valor para los
accionistas.
• Diversificación Estratégica: Reducir la concentración en el volátil sector automotriz para estabilizar los ingresos, reducir el riesgo operativo y justificar una menor tasa de descuento en la valoración a futuro.INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1. Resumen Ejecutivo .............................................................................................................. 5
2. Descripción de la Empresa .................................................................................................. 7
3. Análisis del Entorno ............................................................................................................ 9
4. Diagnóstico Financiero .................................................................................................... 12
5. Proyecciones Financieras. ................................................................................................. 19
6. Valoración por Métodos ................................................................................................... 26
7. Análisis de Sensibilidad ..................................................................................................... 36
8. Valor Final y Recomendación ............................................................................................ 40
CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 42
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................................... 45EspecializaciónEspecialista en Gerencia Financier
Propuesta para el diseño de una plataforma de autogestión y soporte integral para estudiantes de Idiomas EAFIT. Proyecto Fluent
No full textIdiomas EAFIT, unidad académica con más de 30 años en formación lingüística, enfrenta desafíos operativos en sus procesos de inscripción, prueba de clasificación y matrícula para la oferta presencial en Antioquia. La plataforma EPIK (implementada en 2018) evidencia fallas críticas: el 79% de los formularios de inscripción no se completan, los usuarios reportan interfaces poco intuitivas y demoras en validación, y el personal administrativo dedica gran parte de su tiempo a tareas repetitivas. Esta situación impacta la satisfacción estudiantil y limita el crecimiento institucional en un mercado competitivo.
La solución integral con el proyecto Fluent propone una plataforma de autogestión con cinco componentes estratégicos:
• Formulario inteligente EPIK: Rediseñado con validaciones automáticas y carga simplificada de documentos.
• Micrositio unificado: Landing page centralizada con cronogramas, FAQs y acceso a soporte en tiempo real (chat/videollamada).
• Automatización: Asignación instantánea de pruebas de clasificación y notificaciones proactivas vía correo/WhatsApp.
• Roles transformados: Personal administrativo reorientado hacia acompañamiento estratégico, reduciendo carga operativa.
• Comunicación integrada: Alertas automatizadas para cada etapa del proceso.
El Proyecto Fluent trasciende la optimización administrativa: redefine la relación de Idiomas EAFIT con sus estudiantes mediante un modelo centrado en agilidad, autogestión y experiencia digital. Al integrar simplificación de procesos, tecnología intuitiva y roles de alto impacto, se posiciona como caso replicable para toda la Universidad EAFIT, alineándose con su visión de innovación educativa y sostenibilidad. Su ejecución fortalecerá el liderazgo institucional en la formación lingüística de Antioquia.Idiomas EAFIT, an academic unit with over 30 years of experience in language education, faces operational challenges in its enrollment, placement testing, and registration processes for on-campus programs in Antioquia. The EPIK platform (implemented in 2018) exhibits critical flaws: 79% of enrollment forms remain incomplete, users report unintuitive interfaces and validation delays, and administrative staff dedicate significant time to repetitive tasks. This situation impacts student satisfaction and constrains institutional growth in a competitive market.
The comprehensive solution through Project Fluent proposes a self-service platform with five strategic components:
• Intelligent EPIK Form: Redesigned with automated validations and simplified document upload.
• Unified Microsite: Centralized landing page with schedules, FAQs, and real-time support access (chat/video call).
• Automation: Instant placement test scheduling and proactive notifications via email/WhatsApp.
• Transformed Roles: Administrative staff redirected toward strategic guidance, reducing operational workload.
• Integrated Communication: Automated alerts for each process stage.
Project Fluent transcends administrative optimization: it redefines Idiomas EAFIT's relationship with students through a model centered on agility, self-service, and digital experience. By integrating process simplification, intuitive technology, and high-impact roles, it establishes itself as a replicable case for the entire Universidad EAFIT, aligning with its vision of educational innovation and sustainability. Its execution will strengthen institutional leadership in language education throughout Antioquia.TABLA DE CONTENIDO
1 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 7
1.1 HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD EAFIT 7
1.2 HITOS DE LA HISTORIA DE UNIVERSIDAD EAFIT 8
1.3 DECLARACIONES INSTITUCIONALES 12
1.4 VALORES INSTITUCIONALES 12
1.5 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2.030 UNIVERSIDAD EAFIT 12
1.6 GOBIERNO Y ESTRUCTURA 13
1.7 IDIOMAS EAFIT 14
1.8 HITOS IDIOMAS EAFIT 15
1.9 ASPECTOS ESTRATÉGICOS 16
1.10 LÍNEAS DE OFERTA 17
1.11 APORTES A LA SOCIEDAD 19
1.12 ANÁLISIS SITUACIONAL DE IDIOMAS EAFIT 19
2 DESCRIPCIÓN DEL RETO EMPRESARIAL 21
2.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROBLÉMICA O RETO EMPRESARIAL 21
2.2 PREGUNTA CLAVE QUE RESPONDE EL PROCESO DE CONSULTORÍA 26
2.2.1 Justificación de la pregunta 27
3 MARCO CONCEPTUAL 32
4 DESARROLLO DE HIPÓTESIS DEL PROCESO DE CONSULTORÍA 36
4.1 PRESENTACIÓN DE HIPÓTESIS 37
4.1.1 Hipótesis 1: La simplificación y el rediseño de los procesos administrativos pueden reducir la burocracia y mejorar la eficiencia operativa en Idiomas EAFIT. 39
4.1.2 Hipótesis 2: La digitalización y automatización de los procesos administrativos pueden optimizar las operaciones y mejorar significativamente la satisfacción de los estudiantes y familiares en Idiomas EAFIT. 59
4.1.3 Hipótesis 3: La redefinición de roles y responsabilidades del personal administrativo puede mejorar la capacidad de respuesta, reducir tiempos de gestión y aumentar la satisfacción de los estudiantes en Idiomas EAFIT. 74
5 DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA 85
5.1 PARÁMETROS Y RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN 91
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 93
7 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 96
LISTADO DE TABLAS
TABLA 1. OFERTA DE LA UNIVERSIDAD EAFIT. 7
TABLA 2. DOFA IDIOMAS EAFIT. 20
TABLA 3. CIFRAS DE FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN 2024-2. 24
TABLA 4. CUADRO DE SÍNTOMAS DE SU DESCRIPCIÓN. 32
TABLA 5. ETAPAS DE A METODOLOGÍA APLICADA. 38
TABLA 6. FUENTES DE INFORMACIÓN. 39
TABLA 7. RESULTADOS Y HALLAZGOS HIPÓTESIS 1. 44
TABLA 8. PASOS PARA DILIGENCIAR EL MCU (MÓDULO CENTRAL DE USUARIO), EL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN Y AGENDAR LA PRUEBA DE CLASIFICACIÓN. 55
TABLA 9. FUENTES DE INFORMACIÓN. 59
TABLA 10. RESULTADOS Y HALLAZGOS HIPÓTESIS 2. 64
TABLA 11. FUENTES DE INFORMACIÓN HIPÓTESIS 3. 74
TABLA 12. RESULTADOS Y HALLAZGOS HIPÓTESIS 3. 79
TABLA 13. COMPONENTES DE LA SOLUCIÓN Y SU SUSTENTO. 88
LISTADO DE GRÁFICOS Y FIGURAS
GRÁFICO 1. HITOS DE LA UNIVERSIDAD EAFIT. 8
GRÁFICO 2. ORGANIGRAMA UNIVERSIDAD EAFIT. 14
GRÁFICO 3. ESPINA DE PESCADO. 23
GRÁFICO 4. MATRÍCULAS IDIOMAS EAFIT DE 2.016 A 2.024. 23
GRÁFICO 5. RUTA METODOLÓGICA. 38
GRÁFICO 6. FLUJO DEL USUARIO – MODELO ACTUAL. 92
GRÁFICO 7. FLUJO DEL USUARIO – PROTOTIPO. 93MaestríaMagíster en admininstració