Archivaria - the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA)
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Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age
Get PDFAggregations abound in the digital realm, as they do in the analog. In the world of paper records, aggregations are brought together and arrangement is fixed before the user arrives on the scene, but many critics argue that the digital revolution overturns these conventions; users can now make orders of their own choosing and construct their own aggregations dynamically when they wish. To archivists who believe that fixed hierarchies of files and series are essential, these ideas may appear disquieting. However, far from feeling threatened by the fluidity of the digital order, we should be able to take advantage of the new capabilities to help overcome some of the limitations of paper-world methods. For example, if appropriate technological frameworks are in place, we will be able to build multiple overlapping record series to meet different needs or realize different conceptualizations of series boundaries. We need not privilege the assembly of records for evidential purposes over other groupings that accommodate different frames of reference, but we must be sure that we can bring together aggregate records and present views of context when they are required. Practical implementation will be possible only when appropriate tools are available, and we will need scalable and user-friendly systems that enable the construction of aggregate records as well as “non-record” aggregations, and also preserve information about logical contexts and about physical arrangements imposed in the past. If such systems can be developed, it will be possible to present archival resources in many different ways, reflecting their various “original” orders, different interpretations of context, and other orders newly desired by users in the course of research and experimentation.
RÉSUMÉ
Les recoupements sont nombreux dans l’univers numérique, tout comme ils le sont dans l’analogique. Dans le monde des documents sur papier, les recoupements sont rassemblés et le classement est finalisé avant que l’usager ne soit impliqué, mais plusieurs critiques prétendent que la révolution numérique a renversé ces conventions; les usagers peuvent maintenant établir l’ordre de leur choix et construire leurs propres recoupements, à leur guise et lorsqu’ils le veulent. Pour les archivistes qui croient que des hiérarchies stables de dossiers et de séries sont essentielles, ces idées peuvent paraître troublantes. Cependant, plutôt que de se sentir menacés par la fluidité de l’ordre numérique, nous devrions nous servir de ces nouvelles capacités pour nous aider à dépasser certaines des limites des méthodes du monde du papier. Par exemple, si les cadres technologiques appropriés sont en place, nous serons capables de construire de multiples séries de documents en parallèle afin de rencontrer divers besoins ou réaliser différentes conceptualisations des séries. Nous n’avons pas à privilégier le rassemblement de documents pour des raisons de preuve plus que d’autres rassemblements qui favorisent différents cadres de référence, mais nous devons nous assurer que nous puissions rassembler des recoupements de documents et présenter des aperçus du contexte lorsque nécessaire. La mise en oeuvre pratique sera possible seulement quand les outils appropriés seront disponibles. Nous aurons besoin de systèmes extensibles et conviviaux qui permettront la construction de recoupements de documents, ainsi que de recoupements de « non-documents » (« ‘non-record’ aggregations »), et qui conserveront l’information au sujet du contexte logique et du classement physique imposé dans le passé. Si de tels systèmes peuvent être créés, il sera possible de présenter les ressources archivistiques de plusieurs autres façons, reflétant leurs divers ordres « originaux », les différentes interprétations de leur contexte, ainsi que les autres ordres que désireront les usagers au cours de leur recherche et de leur expérimentation. 
"Bad and Dangerous Work": Lessons from Nineteenth- and Early-Twentieth-Century Oxford Archives
Get PDFFrom the 1860s, Oxford colleges invited external scholars to catalogue their muniments. By looking at how eight colleges’ archives were arranged and described between 1860 and 1930, and by comparing them with the Dutch Manual and Jenkinson’s Manual, both published in this period, together with some earlier cataloguing work from eighteenth-century Oxford, this paper will show that a preoccupation not only with making the archives accessible but also with making particular records instantly available encouraged the archivists to ignore the provenance of records, breaking up fonds and organizing them according to chronology and subject matter rather than maintaining their original order. The consequence was that they treated the records in their care as discrete items, thus prejudicing content over context. The essay will also consider our own attitudes to archival management today, using a brief overview of government policies, archival theory, and online developments to suggest that, once again, we are concentrating solely on access and ignoring provenance. Finally, it will examine several online catalogues to explore whether, like our late-nineteenth- and early-twentieth-century forebears, we too are in danger of putting content before context.
RÉSUMÉ
Depuis les années 1860, des collèges de l’Université Oxford ont invité des spécialistes externes à faire cataloguer leurs titres de propriété. En examinant comment ont été classées et décrites les archives de huit collèges entre 1860 et 1930, en les comparant avec le Manuel néerlandais et celui de Jenkinson, tous les deux parus durant cette période, et en examinant aussi le travail de catalogage effectué à l’Université Oxford au XVIIIe siècle, cet article montre comment la préoccupation de rendre les documents d’archives non seulement accessibles mais aussi disponibles instantanément a encouragé les archivistes à ignorer la provenance des documents, à disperser des fonds d’archives et à organiser les documents selon la chronologie ou le sujet, plutôt que de respecter l’ordre original. Comme conséquence, les archivistes ont traité les documents dont ils avaient la garde comme pièces isolées, favorisant ainsi le contenu plutôt que le contexte. Cet article considère aussi nos propres attitudes envers la gestion des documents d’archives aujourd’hui, en donnant un bref aperçu des politiques gouvernementales, de la théorie archivistique et des développements récents en ligne afin de conclure, qu’encore une fois, nous plaçons l’accent uniquement sur l’accès tout en ignorant la provenance. Enfin, l’article examine plusieurs catalogues disponibles en ligne afin d’explorer si nous aussi, tout comme nos prédécesseurs des XIXe et XXe siècles, nous nous exposons au risque de privilégier le contenu plutôt que le contexte. 
Of Maps and Meta-Records: Eighty-Five Years of Map Cataloguing at The National Archives of the United Kingdom
Get PDFThis article explores how map cataloguing practices at the UK’s Public Record Office and at its successor, The National Archives, evolved between 1926 and 2011, with particular emphasis on changes associated with the transition from paperbased to electronic finding aids. The development of an online catalogue and associated adoption of ISAD(G) in the late 1990s triggered not only radical changes in the finding aids system for maps but also a thorough re-examination of map cataloguing standards. When codifying these standards, staff drew on various sources of experience and expertise to address the particular descriptive requirements of cartographic records, including theoretical knowledge, in-house tradition, and best practices from the library sector. By revisiting traditional tools such as index maps, staff have continued to develop the finding aid system to meet the needs of twenty-first-century users.
RÉSUMÉ
Cet article explore comment les pratiques de catalogage de cartes au Public Record Office en Grande-Bretagne, et à son successeur, les Archives nationales, ont évolué entre 1926 et 2011, tout en plaçant l’accent sur les changements associés à la transition des instruments de recherche en version papier au numérique. Le développement d’un catalogue en ligne et l’adoption conséquente de l’ISAD(G) à la fin des années 1990 ont engendré non seulement des changements radicaux au niveau des instruments de recherche pour les cartes, mais aussi un nouvel examen des normes descriptives des cartes. En codifiant ces normes, le personnel s’est inspiré de diverses sources d’expérience et d’expertise pour répondre aux besoins descriptifs particuliers des documents cartographiques, y compris les connaissances théoriques, les façons de faire à l’interne et les meilleures pratiques du secteur des bibliothèques. En révisant les outils traditionnels tels les index sur cartes, le personnel a continué à développer un système d’instruments de recherche pour rencontrer les besoins des usagers du XXIe siècle. 
LARRY J. HACKMAN, ed., Many Happy Returns: Advocacy and the Development of Archives
No full textMany Happy Returns: Advocacy and the Development of Archives. LARRY J. HACKMAN, ed. Chicago: Society of American Archivists, 2011. xi, 411 p. ISBN 1-931666-37-7
GIOVANNA FOSSATI, From Grain to Pixel: The Archival Life of Film in Transition
No full textFrom Grain to Pixel: The Archival Life of Film in Transition. GIOVANNA FOSSATI. Amsterdam: Amsterdam University Press, 2009. 320 p. ISBN 978-90-8964-139-7
Applying Faceted Classification to the Personal Organization of Electronic Records: Insights into the User Experience
Get PDFDespite recent technological advances, most operating systems still support the organization of electronic records according to hierarchical structures or directory trees. Although seemingly intuitive, these organization methods can be limiting as records are classified in one place according to one person’s logic, thereby making it difficult for other users to relate. Furthermore, the inherent boundaries of such a structure necessitate making arbitrary decisions on the specific criteria upon which the classification will be based (e.g., the administrative function or activity, the document type, or its subject) even though a document may have several attributes and require classification in several classes. In this article, an original faceted approach to support electronic records organization is proposed in order to eliminate some of these well-known constraints. Insights into the user experience are now needed to improve the theoretical models and enhance the proposed faceted navigation interface. To that end, this paper discusses a pilot study investigating the pertinence of augmenting traditional hierarchical classification schemes with a faceted classification for records organization in a decentralized, digital environment.
RÉSUMÉ
Malgré les progrès technologiques récents, la plupart des systèmes d’exploitation continuent de classer les documents numériques selon une structure hiérarchique ou arborescente. Bien qu’elles puissent avoir l’air intuitives, ces méthodes de classement peuvent être limitantes puisque les documents sont classés dans un endroit donné selon la logique d’un seul individu, ce qui rend la compréhension difficile pour les autres personnes. De plus, les frontières inhérentes à ce type de structure exigent que les gens prennent des décisions arbitraires à partir des critères spécifiques sur lesquels le classement sera effectué (par exemple : la fonction ou l’activité administrative, le type de document, ou son sujet), même si un document peut avoir plusieurs attributs et pourrait être classé à divers endroits. Dans ce texte, les auteurs proposent une approche originale à facettes pour l’organisation des documents numériques, dans le but d’éliminer certaines de ces contraintes bien connues. Un aperçu de l’expérience des utilisateurs s’avère maintenant nécessaire afin d’améliorer à la fois les modèles théoriques et l’interface de navigation à facettes proposé. À cette fin, les auteurs présentent une étude pilote visant à examiner la pertinence d’ajouter aux schémas de classification traditionnels une classification à facettes pour le classement des documents dans un environnement numérique décentralisé
