Archivaria - the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA)
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Good Digital Records Don’t Just “Happen”: Embedding Digital Recordkeeping as an Organic Component of Business Processes and Systems
Get PDFThis article considers why, after so many years of addressing the challenge of electronic recordkeeping, so few organizations are doing a good job of making and keeping the born-digital essential evidence of their decisions and activities. Using the experience of the National Archives of Australia as an example, it critiques approaches to digital recordkeeping implementation that focus too rigidly on process over outcomes, and on the tendency of organizations to deploy records systems that are disconnected from business systems and business processes. The second half of the article describes the results of an International Council on Archives (ICA) project that focused on addressing these challenges by developing a suite of three interrelated statements of globally harmonized principles and functional requirements for digital records systems in office environments. In particular, the article highlights the third module of the ICA suite, which addresses the core requirements for making and keeping records in business systems.
RÉSUMÉ
Ce texte examine pourquoi, après plusieurs années consacrées à affronter le défi de la gestion de l’information électronique, si peu d’organisations réussissent à créer et à sauvegarder les preuves essentielles numériques de leurs décisions et de leurs activités. En se servant de l’expérience des Archives nationales de l’Australie à titre d’exemple, il critique les approches d’implantation d’une gestion de l’information numérique qui mettent l’accent de façon trop rigide sur le processus au détriment des résultats et il critique aussi la tendance des organisations de se servir de systèmes de gestion de documents qui n’ont aucun lien avec les systèmes et les processus opérationnels. La deuxième moitié de ce texte décrit les résultats d’un projet du Conseil international des archives (CIA) qui visait à relever ces défis en développant une suite de trois énoncés de principes et d’exigences fonctionnelles intereliés et harmonisés pour les systèmes de gestion de documents numériques dans l’environnement de travail. En particulier, ce texte met en évidence le troisième module de la suite du CIA qui aborde les exigences de base pour créer et conserver des documents dans les systèmes administratif
MARY LYNN RITZENTHALER, Preserving Archives and Manuscripts, 2nd ed.
No full textPreserving Archives and Manuscripts, 2nd ed. MARY LYNN RITZENTHALER. Chicago: Society of American Archivists, 2010. 544 p. ISBN 1-931666-32-
JOHN RIDENER, From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory
No full textFrom Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory. JOHN RIDENER. Duluth, MN: Litwin Books, LLC, 2009. xix, 184 p. ISBN 978-0-9802004-5-4
Beyond the Magic to the Mechanism: Computers, Materiality, and What It Means for Records to Be “Born Digital”
Get PDFOver the past thirty-five years, archivists have worked to establish bodies of knowledge and expertise to help manage and preserve born-digital records. What has been missing from the archival literature is a foundational piece that explicitly explores how the components of a computer work together to create, manage, and store those digital objects, which are later deemed to have long-term or enduring value. Understanding and working with born-digital material requires us to open the computer’s black box and become as familiar with computer hardware, application software, system software, and firmware as we have become with earlier writing, recording, and storage technologies. At its heart, this article takes on a role similar to that of a micro-ethnography, whereby the actions to create and save a digital document are grounded in an examination of the sequence of technologies utilized to bring such actions to fruition. In the process, this article brings to life the material traces that are left behind as human and computer interact to create the record.
RÉSUMÉ
Au courant des trente-cinq dernières années, les archivistes ont travaillé à l’établissement d’un ensemble de savoirs et d’expertise afin de gérer et de conserver les documents créés dès l’origine en format numérique. Toutefois, ce qui n’apparaît pas dans la recension des écrits, c’est un texte qui explique comment les parties constituantes d’un ordinateur travaillent ensemble pour créer, gérer et stocker ces objets numériques qui pourraient éventuellement avoir une valeur de longue durée ou une valeur continue. Comprendre et travailler avec le matériel créé numériquement nous oblige à ouvrir la boîte noire de l’ordinateur et à nous familiariser avec l’équipement informatique, les logiciels d’application, les logiciels d’exploitation et les micrologiciels, tout comme nous avons jadis été obligés de nous familiariser avec les technologies liées à l’écriture, à l’archivage et à la conservation. Avant tout, ce texte joue un rôle semblable à celui de la micro-ethnologie, alors que les actions de créer et de sauvegarder un document numérique sont enracinées dans un examen de la séquence des technologies utilisées pour que ces actions soient complétées. Ce faisant, ce texte expose les traces matérielles qui résultent de l’interaction entre les êtres humains et les ordinateurs dans la création d’un document
Archivists and Changing Social and Information Spaces: A Continuum Approach to Recordkeeping and Archiving in Online Cultures
Get PDFThis article looks for creative ways of addressing archiving and recordkeeping processes within the continuum of recorded information being formed in our online cultures. It is concerned with looking beyond the complexities of the social spaces and communal actions that form archives, seeking patterns that can help us reorder the relationship between communities and the way they record and store information about their transactions. The infinitely expanding, and (given the multiplicity of points of observation of that expansion) the indefinitely divisible continuum of recorded information that is the larger web sphere is a new zone of practice involving changes in the delivery of recorded information. To evolve with modern information ecologies, however, we need new forms of consciousness, new ways of viewing our functions and new tactics, structures, and strategies. This article will explore this new zone using theoretical perspectives and case studies, examining the challenge to traditional forms of archival access posed by continuum theory, WikiLeaks, and the formation of archives in Indigenous communities.
RÉSUMÉ
Les auteurs explorent des façons créatives d’aborder les processus d’archivage et de gestion de l’information dans le contexte du continuum de l’information qui est documenté et généré à l’intérieur de nos cultures en ligne. Ils cherchent à regarder au-delà de la complexité des espaces sociaux et des actions collectives qui créent des archives, afin de trouver les constantes qui peuvent nous permettre de réorganiser les relations entre les communautés et la façon dont elles documentent et sauvegardent l’information liée à leurs transactions. Le continuum de l’information documentée qu’est le Web est en expansion à l’infini et, compte tenu de la multiplicité des points d’observation de cette expansion, il est aussi divisible à l’infini. Il s’agit d’une nouvelle zone de pratique qui implique des changements dans la prestation de l’information. Afin de pouvoir évoluer au même rythme que l’écologie informatique, toutefois, nous avons besoin de nouvelles formes de conscience, de nouvelles façons de percevoir nos fonctions, ainsi que de nouvelles tactiques, structures et stratégies. Les auteurs examinent cette nouvelle zone en se servant de perspectives théoriques et d’études de cas qui étudient les défis posés aux formes traditionnelles de l’accès aux archives par la théorie du continuum, Wikileaks, et la création des archives des communautés autochtones.
 
GRAHAM UNDERWOOD and JONATHAN PENNER, Electronic Evidence in Canada
No full textElectronic Evidence in Canada. GRAHAM UNDERWOOD and JONATHAN PENNER. Toronto: Carswell, 2010. 340 p. ISBN 978-0-7798-2263-8
Supporting Democratic Values Through a Relevant Documentary Foundation – An Evolutionary Complex
Get PDFThe evolution of governance in democratic states as well as substantive changes within the administrative cultures of public administrations – and the development of enabling technologies – have constantly impacted and influenced the manner in which records have been managed within governments. Over the last capacity to manage records collectively as a society, and more precisely within government organizations, has not evolved at a corresponding pace to satisfy all of the new demands and expectations emerging both through transitions and transformations around the nature and context of democratic values, and by corollary pressures established through new and highly accessible information and communications technologies. History shows that not only have we been unable to adapt, but that we have also gradually lost sight of the purpose and rationale for recordkeeping itself. Through a comparison of the development of recordkeeping in the public administration contexts of Switzerland and Canada, this paper explores the means to regain our capacity to manage documents effectively in the civic interest. The paper also suggests a series of actions that would at the outset permit us to address both the technological progress and the demands of society vis-à-vis open government and other needs related to the functioning of contemporary democracy.
RÉSUMÉ
L’évolution de la gouvernance dans les États démocratiques, de même que les changements importants dans la culture administrative des administrations publiques – et le développement de technologies habilitantes – ont touché et influé considérablement la façon dont les documents d’archives ont été gérés au sein des gouvernements. Au cours du siècle dernier, la situation et les circonstances se sont transformées si rapidement que notre capacité de gérer les documents d’archives collectivement comme société, et plus précisément au sein des organisations gouvernementales, n’a pas évolué à la même vitesse pour satisfaire toutes les nouvelles demandes et attentes générées à la fois par les transitions et les transformations de la nature et du contexte des valeurs démocratiques, et par les contraintes résultant des technologies de la communication nouvelles et hautement accessibles. L’histoire montre que non seulement nous n’avons pas été capables de nous adapter, mais que nous avons aussi graduellement perdu de vue le but et les raisons mêmes de la gestion des documents. En comparant le développement de la gestion des documents dans le contexte des administrations publiques de la Suisse et du Canada, ce texte explore les moyens de reprendre notre capacité à gérer des documents d’archives de façon efficace, au service de l’intérêt civique. Ce texte suggère aussi une série d’actions qui nous permettraient d’emblée d’aborder à la fois le progrès technologique et les demandes de la société vis-à-vis un gouvernement ouvert, et les autres besoins liés au fonctionnement d’une démocratie contemporaine