Archivaria - the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA)
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The Procrustean Bed: A History of the Arrangement of the Al Purdy Fonds
Get PDFIn 1969, Queen’s University in Kingston, Ontario, purchased the first set of papers from Al Purdy, one of Canada’s foremost literary figures of the twentieth century. Over five decades and eleven accruals, a number of archivists have left their signature on the organization of these papers. This varied influence on the arrangement of the fonds has resulted in a scattered sequence of incompatible series. This case study examines the factors that influenced the practical application of arrangement theories in one institution, Queen’s University Archives, from the perspective of an archivist having to navigate different contexts of arrangement throughout the acquisition history of the fonds. Through interviews with the donor and with former archivists, who had arranged specific accruals to the Al Purdy Fonds, as well as through research into the institutional practices and training of Queen’s University archivists, the article examines the milieu in which series and sub-series expanded and were altered within one fonds. The article also examines how traditions of arrangement are created and propagated over time, and how the misguided pursuit of “original order” over an entire fonds can perpetuate false constructs.
RÉSUMÉ
En 1969, l’Université Queen’s à Kingston, en Ontario, fit l’achat d’un premier ensemble de documents d’Al Purdy, l’une des figures littéraires canadiennes les plus importantes du vingtième siècle. Au cours des cinq décennies et onze versements qui ont suivi, un nombre d’archivistes ont laissé leur marque sur l’organisation de ces documents. Le résultat de cette influence variée sur le classement de ce fonds d’archives est une suite dispersée de séries incompatibles. Cette étude de cas examine les facteurs qui ont influencé l’application pratique des théories sur le classement dans une institution, les archives de l’Université Queen’s, à partir de la perspective d’un archiviste qui doit naviguer à travers les différents contextes de classement au cours de l’histoire de l’acquisition de ce fonds d’archives. À partir des entrevues avec le donateur et avec d’anciens archivistes qui ont organisé des versements spécifiques au fonds Al Purdy, et aussi à partir d’une recherche sur les pratiques institutionnelles et la formation des archivistes de l’Université Queen’s, cet article examine le milieu dans lequel les séries et sous-séries d’un fonds d’archives se sont étendues et ont été modifiées. Cet article examine aussi comment des traditions de classement sont crées et perpétuées avec le temps, et comment la poursuite peu judicieuse de « l’ordre d’origine » pour un fonds peut perpétuer des constructions hypothétiques erronées. 
Past Imperfect? Reflections on the Evolution of Canadian Federal Government Records Appraisal
Get PDFWell-documented appraisal decisions, based on established archival theory and practice, and appropriately taken within a legal and policy framework, are essential in a government context, as archivists are increasingly held directly accountable by society for their recommendations to preserve or destroy records. An examination of Canadian federal records disposition and appraisal methodology and its documentation shows a long-term evolutionary progression through several different eras. Experience gained through the practice of appraisal within the most recent era, combined with research into the development of Canadian federal records disposition practices over the past 140 years (including evidence from the archival holdings and operational records of Library and Archives Canada) demonstrates that there are fundamental principles and key concepts that can and should support appraisal documentation. Such documentation, it is argued, should also be based on four core components – context, description, analysis, and decision – regardless of the specific methodology, process, or approach that an archives might use. It is argued that these principles, concepts, and components, rooted in history and actual practices, should be the foundation for the documentation necessary to account for appraisal decisions.
RÉSUMÉ
Des décisions d’évaluation qui sont bien documentées, qui sont fondées sur la théorie et la pratique archivistiques bien établies et qui sont prises dans un cadre légal et politique approprié sont essentielles dans un contexte gouvernemental, et la société tient les archivistes de plus en plus imputables de leurs décisions de conserver ou de détruire des documents d’archives. Une analyse de la méthodologie de disposition et d’évaluation des documents d’archives du gouvernement canadien et des documents connexes révèle une progression à longue échelle, au fil de plusieurs époques différentes. L’expérience acquise en effectuant l’évaluation au cours de l’époque la plus récente, de pair avec une recherche au sujet du développement des pratiques de disposition des documents d’archives du gouvernement canadien pendant les 140 dernières années (y compris des preuves trouvées dans les documents d’archives et les documents opérationnels de Bibliothèque et Archives Canada), montrent qu’il existe des principes fondamentaux et des concepts clés qui peuvent et qui devraient appuyer la documentation liée à l’évaluation. On avance qu’une telle documentation devrait aussi s’appuyer sur quatre composantes de base – le contexte, la description, l’analyse et la décision – peu importe la méthodologie spécifique, le processus ou l’approche qu’un centre d’archives peut choisir d’adopter. On soutient que ces principes, concepts et composantes, bien enracinés dans l’histoire et les pratiques actuelles, devraient servir de fondement à la documentation nécessaire pour rendre compte des décisions d’évaluation
Lester J. Cappon and the Creation of Records: The Diary and the Diarist
Get PDFThis article is an exploration of Lester J. Cappon as an expert in historical evidence, documentary editing, and archival theory and practice, and of his own creation of archival sources and sense of leaving behind documentary traces for future researchers. It considers how Cappon used his diary as a memory device to document his life, career, and family, as well as a means to prod himself about his own scholarly projects (especially his concern about how to manage his time). It reviews the mechanics and physical characteristics of the diary. One would expect an individual with his interests and professional abilities to be more self-reflective about the diary process – and we are not disappointed. He wrote both to be read and remembered, including in his entries highly personal comments about himself and his career, as well as his family and colleagues. Cappon often used the diary as a means to reflect on his own career and its possibilities, especially as he reached his retirement years. It is also clear that he wrote the diary with a future audience in mind, many of the entries having a formality in expression and explanation.
RÉSUMÉ
Cet article est un examen de Lester J. Cappon comme expert en preuves historiques, en édition de documents et en théorie et pratique archivistiques, puis comme créateur de sources archivistiques, conscient de laisser des traces documentaires pour les chercheurs futurs. L’article se penche sur les façons dont Cappon s’est servi de son journal intime comme déclencheur de la mémoire dans le but de documenter sa vie, sa carrière et sa famille, puis comme moyen de se motiver à poursuivre ses propres projets de recherche (surtout les préoccupations avec la gestion de son temps). L’article expose les caractéristiques mécaniques et physiques du journal intime. On pourrait s’attendre à ce qu’une personne comme Cappon, avec ses intérêts et ses habiletés professionnelles soit plus porté à l’autoréflexion – et on n’est pas déçu. Cappon écrivait à la fois pour être lu et pour qu’on se rappelle de lui, choisissant d’inclure dans ses textes des commentaires très personnels à son égard et au sujet de sa carrière, ainsi qu’au sujet de sa famille et de ses collègues. Cappon se servait souvent de son journal intime comme moyen de réfléchir à sa propre carrière et aux possibilités quelle offrait, surtout quand il approchait de l’âge de la retraite. Il est clair aussi qu’il tenait son journal intime pour un lectorat futur, puisque plusieurs entrées sont très formelles, tant au niveau de l’expression que des explications
FRIENDS OF THE YUKON ARCHIVES SOCIETY, For the Record: Yukon Archives, 1972–2012
No full textFor the Record: Yukon Archives, 1972–2012. FRENDS OF THE YUKON ARCHIVES SOCIETY. Whitehorse, 2012. 74 p. ISBN 978-0-9879350-0-7
Personal Papers and MPLP: Strategies and Techniques
Get PDFIn 2005, Mark A. Greene and Dennis Meissner published an article urging archivists to reassess processing strategies to focus less on detailed arrangement and description and more on minimal efforts to provide access to researchers. In 2008, the Auburn Avenue Research Library on African American Culture and History in Atlanta, Georgia, was awarded a grant from the Council of Library and Information Resources to process the personal papers of Andrew J. Young. The grant stipulated the implementation of Greene and Meissner’s “more product, less process” (MPLP) techniques. This article describes the analysis and strategies behind the decisions made to utilize a variety of processing levels applied to the papers of Andrew J. Young, which cover more than fifty years of his public and private life. The project allowed archives staff to experiment with a range of methods to arrange and describe the collection, from minimal to item-level. Upon the completion of the project, the main lesson learned was that the best way to process a collection is not to adhere strictly to item-level or MPLP approaches but to bring together appropriate techniques from multiple approaches to create a suitable and long-term strategy.
RÉSUMÉ
En 2005, Mark A. Greene et Dennis Meissner publièrent un article exhortant les archivistes à réévaluer leurs stratégies de traitement des documents d’archives afin de placer moins d’importance sur les classements et descriptions détaillées et plus sur les efforts minimaux pour rendre les documents accessibles aux chercheurs. En 2008, l’Auburn Avenue Research Library on African American Culture and History, à Atlanta, en Georgie, a octroyé une bourse du Council of Library and Information Resources afin de traiter les documents personnels d’Andrew J. Young. Les conditions attachées à la bourse exigeaient l’adoption des techniques « plus de produit, moins de processus » de Greene et Meissner. Cet article décrit l’analyse et les stratégies qui ont mené vers la décision de se servir d’une variété de niveaux de traitement pour classer les documents d’Andrew J. Young, qui couvrent plus de cinquante ans de sa vie publique et privée. Ce projet a permis au personnel des archives de mener des expériences sur une étendue de méthodes pour classer et décrire la collection, allant d’une description minimale à une description à la pièce. Une fois le projet complété, il fut découvert que la meilleure façon de traiter une collection est de ne pas se limiter uniquement à la méthode de la description à la pièce ou à celle du « plus de produit, moins de processus », mais d’employer les techniques appropriées de diverses méthodes afin de créer une stratégie adéquate et de longue durée. 
ELISA GIACCARDI, ed., Heritage and Social Media: Understanding Heritage in a Participatory Culture
No full textHeritage and Social Media: Understanding Heritage in a Participatory Culture. ELISA GIACCARDI, ed. New York: Routledge, 2012. xvii, 251 pp. ISBN 978-0-415-61667-6
BILL ADAIR, BENJAMIN FILENE, and LAURA KOLOSKI, eds., Letting Go? Sharing Historical Authority in a User-Generated World
No full textLetting Go? Sharing Historical Authority in a User-Generated World. BILL ADAIR, BENJAMIN FILENE, and LAURA KOLOSKI, eds. Philadelphia: Pew Center for Arts & Heritage, 2011. 436 p. ISBN 978-0-9834803-0-
