Archivaria - the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA)
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A System of Their Own: Records Creation and Recordkeeping in Canada’s Department of External Affairs in the 1920s
Get PDFThis article explores aspects of the political-legal-constitutional context of Canada’s Department of External Affairs. Specifically, it traces some of the changes made to the department’s records creation and recordkeeping systems in the 1920s, initiated by an increased responsibility for the conduct and administration of Canada’s foreign affairs activities. Underlying this analysis is a recognition that by striving to understand the historical and organizational context of External Affairs, users and archivists are also able to achieve a more complete understanding of the records that were created at that time. In this way, the article contributes to a much broader archival discourse, which centres on encouraging the study of the history and context of archival records.
RÉSUMÉ
Cet article explore les aspects du contexte politique, légal et constitutionnel du ministère des Affaires étrangères du Canada. Spécifiquement, il trace des changements qui ont été apportés aux systèmes de création et de gestion de documents du ministère pendant les années 1920, mis en place suite à un accroissement des responsabilités dans la conduite et l’administration des activités des affaires étrangères du Canada. Soustendant cette analyse est la reconnaissance qu’en essayant de comprendre le contexte historique et organisationnel des Affaires étrangères, les utilisateurs de documents et les archivistes sont aussi mieux en mesure d’atteindre une compréhension plus complète des documents qui ont été créés à cette époque. Ainsi, cet article contribue à un discours archivistique beaucoup plus large, qui est centré sur l’incitation à étudier l’histoire et le contexte des documents d’archives
Indian Department Headquarters Records, 1844–1861: A Case Study in Recordkeeping and Archival Custody
Get PDFThis study describes the records management system and practices of the Indian Department headquarters, 1844–1861, the period during which the civil secretary to the governor general served as superintendent general of Indian Affairs (SGIA). In the history of Indian Department recordkeeping, the period was a preface to transition. The SGIA office was small; its practices reflected a laissez-faire approach to business; its records world was one of dockets and letter books, registers and abstracts, document forms that are unfamiliar to much of the researching public today. Momentous changes were to come in the last quarter of the nineteenth century, when a paper explosion occasioned by geographical expansion and the demands of assimilation policies forced the agency to address the inadequacies of a records management system designed for a less complex bureaucracy. The article then sketches the route by which the records of the SGIA office travelled from contemporary use through semi-active departmental storage to archival custody and to their present state of arrangement and description at Library and Archives Canada.
RÉSUMÉ
Cette étude décrit les systèmes de gestion de documents et les pratiques du bureau du ministère indien, 1844-1861, période durant laquelle le secrétaire du gouverneur général servait comme surintendant en chef des affaires indiennes. Dans l’histoire de la gestion des documents du ministère indien, cette période a précédé une transition. Le bureau du surintendant en chef du ministère indien était petit et ses pratiques reflétaient une approche laissez-faire; les documents se trouvaient dans des dossiers (« dockets »), des livres de copies de lettres, des registres et des sommaires, des formes de documents qui sont inconnus de la plupart des chercheurs d’aujourd’hui. D’énormes changements devaient encore se produire dans le dernier quart du XIXe siècle quand la prolifération du papier, résultant de l’expansion géographique et des besoins des politiques d’assimilation, a obligé l’agence de se pencher sur les lacunes d’un système de gestion de documents conçu pour une bureaucratie beaucoup moins complexe. Cet article dresse le chemin par lequel les documents du bureau du ministère indien ont voyagé à partir de l’entreposage semi-actif du ministère jusqu’à leur versement aux archives et leur état actuel de classement et de description à Bibliothèque et Archives Canada
BETHAN RUDDOCK, The New Professional’s Toolkit
No full textThe New Professional’s Toolkit. BETHAN RUDDOCK. London: Facet, 2012. xviii, 237 p. ISBN 13: 978-1856047685
COSTANZA CARAFFA, ed., Photo Archives and the Photographic Memory of Art History
No full textPhoto Archives and the Photographic Memory of Art History . COSTANZA CARAFFA, ed. Berlin, München: Deutscher Kunstverlag, 2011. 456 p. ISBN 978-3-422-07029-5
Safe Space: The Riot Grrrl Collection
Get PDFRiot Grrrl, an early-1990s teen feminist movement, adopted punk’s DIY modes of expression to encourage girls to address their shared oppression. The Riot Grrrl Collection, held at New York University’s Fales Library & Special Collections, documents the movement through the personal papers of those who were active in its formative years. This article uses the lens of feminist “safe space” to look at the collection from two perspectives: that of its founder, Lisa Darms, who is senior archivist at Fales, and that of ethnomusicologist Elizabeth Keenan, a scholar who has worked extensively with the collection. The concept of safe space was crucial to the all-girl meetings, dance parties, and bands that formed the foundation of Riot Grrrl. The authors argue that the safe space of Riot Grrrl created an intimate counter-public – that is, a space where girls established a feminist community through shared texts – but one that sometimes worked against its own intentions: boundaries erected for safety sometimes led to exclusion along lines of race, class, or gender identity. The authors extend the idea of safe space to issues of collection building from and within activist communities; to ideas of intimacy and privacy as they play out for donors, for researchers, and in the special collections reading room; and to the tension between the desire for access to activist history versus the requirements of archival preservation. The article examines how iterations of safe space are enacted across the personal papers in the Riot Grrrl archive, through both the materials themselves and their place in the archive.
RÉSUMÉ
Riot Grrrl, un mouvement du début des années 1990 pour adolescentes féministes, s’est inspiré du mouvement punk pour adopter les modes d’expression du « Do it yourself (DIY) », dans le but d’encourager les adolescentes à aborder leur oppression commune. La collection Riot Grrrl, détenue par la Fales Library & Special Collections de l’University New York, documente le mouvement grâce aux documents personnels de celles qui en étaient actives durant ses premières années. Cet article se sert du concept féministe du « lieu sûr » (« safe space ») afin d’examiner la collection à partir de deux perspectives : celle de sa fondatrice, Lisa Darms, qui est archiviste supérieure à Fales, et celle de l’ethnomusicologue Elizabeth Keenan, une spécialiste qui a travaillé en profondeur avec cette collection. Le concept du lieu sûr était crucial pour les adolescentes lors de leurs réunions et soirées dansantes et pour leurs groupes musicaux qui ensemble ont contribué à la fondation de Riot Grrrl. Les auteurs soutiennent que le lieu sûr de Riot Grrrl a créé un « contre-public intime » – c’est-à-dire un espace dans lequel les adolescentes ont pu établir une communauté féministe par l’entremise de textes partagés – mais un contre-public qui opérait parfois contre ses propres intentions : les limites imposées pour délimiter le lieu sûr ont parfois mené vers des exclusions basées sur la race, les classes sociales ou l’identité de genre. Les auteures élargissent le concept du lieu sûr aux questions liées à la création de collections par des communautés militantes et dans ces milieux; aux idées de l’intimité et de la vie privée auxquelles sont confrontés les donateurs et les chercheurs dans la salle de lecture des collections spéciales; et à la tension entre le désir d’avoir accès à l’histoire militante et les besoins liés à la conservation archivistique. Cet article examine comment l’itération du lieu sûr se fait par rapport aux documents personnels des archives Riot Grrrl, tant du côté des documents eux-mêmes que de leur place dans les archives. 
Improving Access to the Records of Landed Estates: Balancing Archival and User Perspectives
Get PDFThis paper draws on the findings of doctoral research that surveyed and evaluated from the perspective of the user past and current archival cataloguing methodologies for the records of longlasting landed estates in the UK. It reports on the findings of focus groups that explored users’ opinions of a sample set of descriptive paper and electronic finding aids of various depths and levels. The results reflect user views that are important to current professional practice. These range from heavy reliance on assistance from archivists to lack of awareness or very limited use of key online archival finding aids and related resources. Just as important was the strong desire for access to paper finding aids as well as electronic ones for research purposes. Convincing arguments were made for retaining both formats at a time when professional efforts have focused more on online delivery.
RÉSUMÉ
Cet article est fondé sur les résultats d’une recherche doctorale qui a examiné et évalué les méthodologies de catalogage archivistique anciennes et courantes appliquées aux documents relatifs aux propriétés foncières de longue date en Grande-Bretagne, du point de vue des utilisateurs de ces documents d’archives. Il rapporte les conclusions de panels qui ont exploré l’opinion des utilisateurs par rapport à un échantillonnage d’instruments de recherche papier et numériques de divers niveaux de description et de divers degrés d’élaboration. Les résultats reflètent des points de vue des utilisateurs qui sont importants à la pratique professionnelle courante. Ils se situent entre une forte dépendance sur l’aide offerte par les archivistes et un manque de sensibilisation ou une utilisation peu fréquente des instruments de recherche numériques en ligne et du matériel connexe clés. Un constat tout aussi important est le désir des utilisateurs de pouvoir accéder aussi bien aux instruments de recherche papier qu’à ceux disponibles en format numérique, pour fins de recherche. Ils ont apporté des arguments convaincants pour la rétention des deux formats alors que les efforts professionnels se sont surtout concentrés sur la distribution en ligne
