UNIT Urdarbrønnen

Johannesen, Hege

  
 
Dato: 27. mai 2015      
Årsrapport for Bragekonsortiet 2014 
 
Forfatter: Hege Johannesen  
Til: Deltakerne i Bragekonsortiet 
 
Konsortiet 
Ved utgangen av 2014 var 63 institusjoner deltakere i Bragekonsortiet. Nye deltakere i 
2014 er Folkehelseinstituttet, Institutt for energiteknikk, Nofima, Norges teknisk- 
naturvitenskapelige universitet, Norsk folkemuseum, Norsk institutt for 
kulturminneforskning, Norsk institutt for luftforskning, Norsk institutt for 
naturforskning, Norsk institutt for vannforskning, Statens arbeidsmiljøinstitutt og 
Statens institutt for rusmiddelforskning. 
Ingen institusjoner har gått ut av konsortiet i 2014.Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i 
Vestfold har fusjonert til Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Som en følge av dette har de 
to institusjonsarkivene blitt slått sammen til ett.  
Styret 
Styrets for konsortiet har fram til og med konsortiemøtet 21. oktober bestått av: 
 Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag (leder) 
 Håkon Magne Bjerkan, Riksantikvaren 
 Tone Elofsson, Norges musikkhøgskole 
 Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer 
  
Ved konsortiemøtet ble følgende styre valgt for perioden oktober 2014 – oktober 2016: 
 Håkon Magne Bjerkan, Riksantikvaren (gjenvalg) 
 Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer (gjenvalg) 
 Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag (gjenvalg) 
 Hanne Storm Ofteland, Kunsthøgskolen i Oslo  
 Geir Arne Rosvoll, Norges miljø- og biovitenskapelige universitetet 
Styret velger selv sin leder ved første møte. 
  
 Side 2 
Arbeidsgruppen  
Konsortiets arbeidsgruppe er en viktig støttespiller for BIBSYS i arbeidet med prioritering 
og utvikling av ny funksjonalitet i institusjonsarkivene. Medlemmene oppnevnes etter 
behov. I 2014 har arbeidsgruppen bestått av: 
 Ingeborg Hvaale, Norges miljø- og biovitenskapelige universitetet 
 Linda Johnsen, Universitetet i Stavanger 
 Aneta Laskowska, Høgskolen i Gjøvik 
 Hilde Marie Triseth, Norges miljø- og biovitenskapelige universitetet 
Gjennomført arbeid i 2014 
Driftsoppgaver inkludert administrasjon, brukerstøtte og 
informasjon 
BIBSYS er sekretariat for konsortiet og konsortiets organer, konsortiemøtet, styret og 
arbeidsgruppen. I 2014 har det blitt avholdt et styremøte. Styrets forberedelser til 
konsortiemøtet ble gjennomført ved bruk av e-post. Ved konsortiemøtet 21. oktober var 31 
av konsortiets daværende 58 deltakere representert. Disse utgjorde 63 av de totalt 102 
stemmene ved konsortiemøtet. Det har ikke vært avholdt møter i arbeidsgruppen, i stedet 
har dialogen skjedd ved bruk av e-post.  
Driftsoppgaver omfatter også behandling av henvendelser via e-post og telefon til BIBSYS 
Brukerstøtte, via BIBSYS Meldingssystem og direkte til sekretariatet. I tillegg kommer 
informasjon til konsortiets deltagere, fortrinnsvis via BIBSYS nettsted og e-post, og 
markedsføring overfor mulige nye deltagere. Det ble i 2014 sendt 158 e-poster fra BIBSYS 
til informasjons- og diskusjons-lista for Bragekonsortiet, med størst andel i 1. kvartal. I 
første kvartal var det betydelig flere henvendelser til BIBSYS Brukerstøtte og direkte til 
sekretariatet enn i resten av året. 
Det er opprettet egne institusjonsarkiv til alle de 11 nye deltagerne i konsortiet. Fire av 
disse vil ikke bli tatt i bruk før i 2015. 
Det forarbeidet som måtte gjøres før oppgraderingen til DSpace 3, nytt brukergrensesnitt 
og overgang til ny driftsløsning i 1. kvartal krevde store ressurser til informasjon og 
brukerstøtte. Erfaringen fra dette arbeidet kan oppsummeres med at BIBSYS 
overvurderte kompetansen hos mange av dem som har rollen som systemadministrator i 
institusjonsarkivene. Det gjelder både kunnskap om begrepene og funksjonene som 
brukes i BIBSYS Brage, og også generell IT-kompetanse. Det ble derfor brukt relativt 
store ressurser til brukerstøtte og dokumentasjon. Dette var nødvendig for å sikre 
datakvalitet og bevaring av riktige autorisasjoner ved de konverteringene av innhold som 
måtte gjøres da de separate databasene skulle overføres til en felles database.  
Det er laget et heldagsseminar for systemadministratorer som har blitt arrangert to 
ganger, 20. mars og 17. juni. I tillegg ble det arrangert et faglig seminar i forlengelsen av 
konsortiemøtet. Inntrykket sett fra BIBSYS Brukerstøtte er at disse arrangementene har 
bidratt til å øke kunnskapen om bruken av institusjonsarkivet. 
Det er publisert syv nye brukerveiledninger på bibsys.no i tillegg til et utvalg spørsmål og 
svar. Sistnevnte er basert på konkrete henvendelser til BIBSYS Brukerstøtte. 
BIBSYS Brage og Bragekonsortiet ble presentert ved en fagdag om Open Access for 
instituttsektoren arrangert av CRIStin 25. september. 
 Side 3 
Det ble arrangert et kurs for nye systemadministratorer 24. november med deltakere fra 
10 institusjoner. 
BIBSYS har deltatt i en arbeidsgruppe for standardisering av utveksling av metadata 
mellom norske vitenarkiv som ble oppnevnt av CRIStin i 2014. 
I 3. tertial ble det gjort flere tiltak for å sikre stabiliteten og ytelsen til BIBSYS Brage. I 
perioder har det vært lange svartider, spesielt ved sletting av. Årsaken kan for en stor del 
tilskrives feil eller mangler i systemprogramvaren DSpace. 
Utviklingsoppgaver 
I 2014 ble BIBSYS Brage først oppgradert med versjon 3 av systemprogramvaren DSpace 
og deretter med versjon 4.  
Det er gjennomført utredninger av funksjonalitet for audiovisuell streaming og bruk av 
emneordssystemet AGROVOC. For førstnevnte brukes inntil videre den funksjonaliteten 
som ligger nettleserne framfor å etablere en egen streamingserver. For AGROVOC finnes 
det en egen plug-in for DSpace som er planlagt tatt i bruk i BIBSYS Brage i 2015. 
UiO har fått utviklet et tillegg til DSpace som muliggjør innlevering av 
mastergradsoppgaver via StudentWeb. Første versjon ble laget for en eldre versjon av 
DSpace (versjon 1.8). Høsten 2014 ble dette oppgradert for å kunne brukes med samme 
versjonen av DSpace som brukes i BIBSYS Brage (versjon 4). Bragekonsortiet bidro til 
finansieringen av denne oppgradering. Innleveringsløsningen for mastergradsoppgaver 
via StudentWeb er planlagt tatt i bruk i BIBSYS Brage i 2015. 
I leveranseplanen for 2014 er også tilpasninger til OpenAIRE et eget punkt. Dette temaet 
er behandlet i rapporten fra arbeidsgruppen for standardisering av utveksling av 
metadata mellom norske vitenarkiv. Arbeidsgruppen anbefaler at det må avklares om 
CRIStin, NORA eller de enkelte arkivene skal være hovedkilden til metadata i OpenAIRE. 
Det er i ikke gjort endringer i BIBSYS Brage for å etterkomme krav fra OpenAIRE. 
Det er gjort mange store og små forbedringer av funksjonalitet, brukerdialog og 
driftsmiljø med utgangspunkt i forslag fra konsortiets deltakere. Det er også identifisert 
og rettet feil og mangler gjennom dialog med utviklerne av DSpace.  
3. mars 
Ny versjon av BIBSYS Brage basert på DSpace 3.1 og brukergrensesnittet Manakin ble satt 
i ordinær drift. Arbeidet omfattet også eksport, konvertering og import av de tidligere 
separate databasene til en ny felles database. For detaljer henvises det til Årsrapport for 
Bragekonsortiet 2013. 
18. mars 
Det ble gjort en oppgradering som bl.a. innebærer at lange filnavn og lange filbeskrivelser 
blir vist uten at du må holde kursoren over dem.  
29. april 
Det ble gjort en oppgradering som bl.a. innebærer følgende forbedringer/rettinger: 
- Mulighet for å velge en enklere arbeidsflyt i samlingen som høster nye innførsler 
fra CRIStins overføringsarkiv 
- Rollene Editor og Final Editor kan registrere/redigere CC-lisens   
- Nye filer som lastes opp i gamle innførsler får tildelt en URI 
- Lenker til CC-lisenser lagt til før oppgraderingen til DSpace 3 og Manakin blir vist 
 Side 4 
22. Mai 
Det ble rettet en feil i funksjonen for høsting av CRIStins overføringsarkiv. Samtidig ble 
det lagt inn en begrensning i rettighetene til systemadministratorer. Disse kan ikke lenger 
slette arkiv og delarkiv, kun samling, innførsel og fil. 
27. august 
Ny versjon av BIBSYS Brage basert på DSpace 4.1 ble satt i ordinær drift. Nye funksjoner i 
DSpace 4 er bl.a. følgende: 
- Lister med nyeste registreringer er utvidet til 20 og har nederst fått lenken «Vis 
flere» 
- Logoen til den valgte CC-lisens blir vist i stedet for logoen til Creative Commons 
- Ryddigere registreringsskjema for ny innførsel 
- Ny statistikkfunksjon for filnedlastinger basert på Elastic Search 
I tillegg har BIBSYS gjort flere endringer i brukerdialogen, først og fremst i den norske 
men også i den engelske. Alle egenutviklede endringer/tilpasninger gjort til tidligere 
versjoner av DSpace er videreført så fremt de fortsatt er relevante. 
10. september 
Det ble rettet en feil i DSpace 4.1 som kan gi lange svartider, forsinket visning av nye 
innførsler i oversikten Nyeste registreringer og feil ved forsøk på sletting av gamle 
innførsler. 
26. september 
Det ble rettet en feil i statistikkfunksjonen i DSpace (Elastic Search). Feilen førte til 
feilmelding hvis filer i utvalget har blitt slettet. 
8. oktober: 
Det ble gjort en oppgradering for å strukturere loggene som produseres ved bruk av 
BIBSYS Brage. Samtidig ble det rettet en liten feil i det engelske brukergrensesnittet. 
11. november 
Det ble gjort en oppgradering som bl.a. innebærer følgende forbedringer/rettinger: 
 To nye dokumenttyper i registreringsskjemaet: Designprodukt og patent 
 Mer brukervennlig visning av innførsler 
 Mer oversiktlig visning av innholdet på eget arbeidsområde 
 Oppdatert navn/logo for institusjoner/arkiv som har endret dette 
 Bedre filtrering av systemadministrators rettigheter for å unngå at de skal få 
uautorisert tilgang til filer med embargo 
 Støtte for informasjon om slettede innførsler i OAI-serveren 
21. november: 
Det ble gjort en oppgradering for å sikre stabiliteten og ytelsen gjennom rettinger i 
systemprogramvaren fra DSpace. I tillegg ble det gjort noen mindre forbedringer av 
funksjonalitet, f.eks. at enkelte lenker nå åpnes i ny fane i nettleseren. 
27. november: 
Det ble satt i drift en ny versjon uten den nye statistikkfunksjonen som er basert på 
Elastic Search og som ble tatt i bruk ved oppgraderingen til DSpace 4. Årsaken er at 
 Side 5 
denne statistikkfunksjonen ikke fungerer som forutsatt og at den også har betydelige 
negative konsekvenser for stabiliteten og ytelsen til BIBSYS Brage. I stedet ble den gamle 
statistikkfunksjonen lagt tilbake. Grunnlaget for den gamle statistikken har blitt bevart, 
dvs at den gir tall f.o.m. overgangen til DSpace 3. 
16. desember: 
Det ble gjort en oppgradering for å legge til rette for utvidet bruk av html-kode i 
metadata. Endringen var påkrevet av hensyn til en stor import fra DiVA for NTNU. 
Status for meldinger i BIBSYS Meldingssystem 
En oversikt over meldinger i BIBSYS Meldingssystem som gjelder BIBSYS Brage pr. 31. 
desember 2014 er gjengitt nedenfor. 
Meldingstype Nye i 
2014 
Ferdigbehandlet i 
2014 
Under behandling 
ved årsslutt 
Avvist Utført Meldt i 
2014 
Meldt før 
2014 
Feilmelding 4 0 3 1 0 
Endringsforslag 16 4 11 3 0 
Gratis driftsoppdrag 17 0 18 0 0 
Betalt driftsoppdrag 4 0 3 1 0 
Annen henvendelse 1 0 0 1 0 
Sum 42 4 35 6 0 
 
Ved årsskiftet var det en utestående feilmelding, mens tre endringsforslag var under 
behandling. Den utestående feilmeldingen skyldes en feil i den originale DSpace-koden. 
Et av de utestående endringsforslagene gjelder metadata som høstes fra CRIStins 
overføringsarkiv og krever følgelig en endring i CRIStin, ikke i BIBSYS Brage. 
Gratis driftsoppdrag omfattet i 2014 etablering av institusjonsarkiv for nye deltagere i 
konsortiet og bytte til nye navn og logoer i eksisterende institusjonsarkiv. Den første 
typen dekkes av startavgiften, mens den siste er inkludert i den årlige avgiften.  
Betalte driftsoppdrag omfattet i 2014 importer av fulltekstfiler med metadata fra andre 
systemer og institusjonsspesifikke tilpasninger av grafisk uttrykk i institusjonsarkivet. 
Lønnskostnader til, og inntekter fra, betalte driftsoppdrag inngår ikke i regnskapet for 
BIBSYS Brage, men i regnskapet for BIBSYS Tjenester.    
Annen henvendelse omfatter meldinger som behandles av BIBSYS Brukerstøtte. 
  
 Side 6 
Årsregnskap 
Regnskap pr. 31. desember er gjengitt nedenfor. Alle tall er avrundet til nærmeste hele 
tusen. 
2014 Budsjett Regnskap Avvik 
INNTEKTER    
Overføring fra tidligere år -303 000 -303 000 0 
Fra konsortiets deltagere 2 041 000 2 041 000 0 
Fra nye deltagere i budsjettåret 104 000 376 000 -272 000 
Sum inntekter 1 842 000 2 114 000 -272 000 
KOSTNADER    
Lønn og sos. kostnader inkl. overhead 1 398 000 1 585 000 -187 000 
Driftskjøp 50 000 140 000 -90 000 
Reiser 50 000 14 000 36 000 
Driftsavgift 344 000 344 000 0 
Sum kostnader 1 842 000 2 083 000 -241 000 
Resultat 0 31 000 31 000 
Kommentarer: 
 Inntekter Fra nye deltakere i budsjettåret er betydelig høyere enn 
budsjettert. Dette indikerer at merforbruket til informasjon og markedsføring i 
2014 har gitt en gevinst. 
 Kostnader til Lønn og sosiale kostnader inkl. overhead er høyere enn 
budsjettert. Merforbruket kan forklares med mer tid brukt på brukerstøtte og 
informasjon, større behov for retting av feil og mangler i systemprogramvaren 
DSpace og et stort antall nye konsortiedeltakere. 
 Kostnader til Driftskjøp er betydelig høyere enn budsjettert. Dette skyldes at 
Bragekonsortiet har bidratt med 50 % av kostnadene til oppgradering av 
integrasjonsløsningen mellom DSpace og hhv CRIStin og StudentWeb. 
 Kostnader til Reiser er lavere enn budsjettert. Det kan forklares med lavere 
deltagelse ved konferanser enn antatt da budsjettet ble laget. 
 Driftsavgift er et fast beløp til dekning av den tekniske infrastrukturen. 
 


Norwegian Bokmål

Årsrapport for Bragekonsortiet 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 19. september 2013

  
    Referat 
Oppdatert: 11. november 2015 
 
Møte i Bibliografisk gruppe 21. oktober 2015 
Sted: Trondheim, Abelsgate 5, 2.etasje, møterom ‘Sirkuss’ 
Dato og tid: 21. oktober 2015, kl 10:00-16:00  
Referent: Anne Munkebyaune 
Til stede: Ketil Falck, Ingrid Berntsen, Frank B. Haugen, Tove Aursøy, Anette Munthe, 
Anne Munkebyaune 
Forfall:  
 
S-2015/23: Godkjenning av dagsorden 
Til møteleder ble valgt Frank B. Haugen og til referent Anne Munkebyaune 
S-2015/24: Godkjenning av referat fra forrige møte 09.06.2015 
Til sak S-2015/22: Saken gjelder visning av MARC 21 i Oria. Her kunne det vært fint å få 
en oppdatering fra produkteier på denne saken. 
Til sak S-2015/21: BG ønsker verifisert at BIBSYS Blå blir tilgjengelig for alle, 
ikke bare NB etter overgangen til nytt system.  
S-2015/25: Orienteringssaker 
Det virker som at nettstedet med hjelpemidler til katalogisering i Alma er blitt godt 
mottatt. Gruppa ønsker ordet "verktøykasse" heller enn "hjelpemidler" i tittelen på 
nettstedet. 
S-2015/26: Orientering om e-ressurser v/Erling Fossan 
Erling Fossan orienterte om migrering av e-ressurser fra Biblioteksystemet til Alma. 
S-2015/27: Mandatet til Bibliografisk gruppe - diskusjon   
Bibliografisk gruppe synes at mandatet mangler noe om forventet arbeidsmengde. Ordet 
arbeidsgruppe er kommet inn i mandatet i forbindelse med at koordinatorrollen ble 
etablert. Gruppa mener at den ikke er en arbeidsgruppe, men en rådgivende gruppe. 
Arbeidsmengden i forbindelse med overgangen til nytt system hvor gruppa er blitt satt til 
å skrive dokumentasjon og veiledninger er blitt svært stor.  
BG venter at det settes en standard for medlemmenes maksimale ressursbruk og 
arbeidsmengde. Det handler om hva man påtar seg og om prioriteringer. 
S-2015/28: Marc21- bibliografisk - ferdigstillelse 
Det var behov for avklaring av noen punkter: 
650 og 653, førsteindikator:  
 Side 2 
I Bibliotekbasen har vi ikke hatt skille mellom primære og sekundære emneord. MARC 21 
tillater at det ikke skilles mellom primære og sekundære emneord ved at vi kan sette 
førsteindikator til # (blank). Vi bruker denne, og på denne måten viderefører praksis fra 
Bibliotekbasen. Konklusjon: Førsteindikator i 650 og 653 settes til # (blank). 
008/39 Cataloging source:  
Her ønsker BG å bruke «c» fordi vi er et konsortium. De nasjonalbibliografiske postene 
vil ha # (blank). 
008/06 Type of date/Publication status.  
Det er meldt behov for nærmere forklaringer til dette. Anne Munkebyaune ser på det og 
setter evt. inn eksempler. 
008/div.posisjoner:  
Bøker og posisjonene: 008/18-21 (Illustrations), 008/29 (Conference publication), 
008/30 (Festschrift) og 008/34 (Biography). 
Hva skal være forhåndsutfylt her i malene? Disse fire feltene inneholder informasjon som 
det er obligatorisk å registrerer i BIBSYS-MARC. Dette ønsker vi å videreføre. 
Standardverdi skal derfor være negativ (ingen av de følgende) heller enn nøytral (ingen 
forsøk på å kode). Det er ellers stor sannsynlighet for at negative verdier aldri vil bli satt. 
008/28 Government publication:  
Vi har kontaktet Stortingsbiblioteket om denne saken, men har ikke hørt noe fra dem 
enda. Lederen tar kontakt med dem på nytt. 
008/18-34 Music:  
De kodene som gjelder partiturer tas inn på engelsk. Det er mange typer partiturer. Det er 
usikkert hva som er korrekt norsk term for noen av dem. Vi lar derfor de engelske stå, og 
tar med norsk term der denne er klar. 
040 Cataloging source:  
Vi tar denne i bruk. Malene oppdateres, og informasjonen tas inn i MARC 21 på norsk. 
For øvrig ønsker vi å holde faste skype/lync-møter hver 14. dag. 
S-2015/29: Regeltolkninger - ferdigstillelse  
Regeltolkninger er nesten ferdig. Det gjenstår noen få punkter. 
Vi trenger en ny regeltolkning til 24.5A. For norske korporasjoner er det svært vanskelig å 
vite når artikkelen skal med og når den ikke skal med.  
Konklusjon: Vi tar alltid med foranstilt artikkel på norske korporasjoner. Det kan lages 
henvisning fra navnet uten artikkel hvis man tror det vil bli søkt under denne. 
Prf. 6.5B1: Vi reviderer vedtaket. Vi trenger nye eksempler. Frank lager utkast til ny tekst. 
Transkripsjon/translitterering gjenstår. 
 
S-2015/30: Bibliografisk registrering – ferdigstillelse 
veiledninger m.m.   
 Side 3 
 Løpende ressurser 
 Musikalier 
 Musikk - lydopptak 
 
Musikk-veiledningene ble gjennomgått. Disse er nesten ferdige. Løpende ressurser er 
fortsatt under arbeid. 
S-2015/31: Sletting/endring av bibliografiske poster i NZ – 
felles prosedyre 
Dette handler om erfaringer med funksjonaliteten i Alma Metadata Editor, spesielt det vi 
tror er knyttet til konfigurering og rettigheter i IZ kontra NZ. Vi opplever bl.a. at egne 
normaliseringsregler og sammenslåingsregler ikke er tilgjengelige, at vi ikke får brukt nye 
normaliseringsregler i importfiltre, at det ikke er mulig å aktivere flere eksterne baser, at 
sletting av bibliografiske poster (NZ) ikke er mulig i MDE, at nye delte maler automatisk 
deles med hele konsortiet osv. Vi er også usikre på hva det vil være mulig for 
institusjonene å gjøre av gjennomgående rettinger ved hjelp av normaliseringsregler og 
prosesser. Det er ønskelig å få på plass en ryddig oversikt over hvilke innstillinger som 
gjøres sentralt, og hva det blir mulig å gjøre lokalt. Fra konsortiet (NZ) ønsker vi oss et 
sett av ganske generelle maler, en god sammenslåingsrutine (tilsvarende KOBLE i 
BIBSYS), noen felles normaliseringsregler, et utvalg eksterne kilder for innhenting av 
poster, samt importfiltre tilpasset disse. I tillegg ønsker vi at institusjonene selv skal 
kunne sette opp ytterligere eksterne kilder, lage egne normaliseringsregler, 
sammenslåingsrutiner og importfilter, ha muligheten til å slette bibliografiske poster, 
samt kunne kjøre prosesser på sett av poster. 
Vi savner en bedre funksjonalitet for rettemeldinger. Alma har ikke noe som tilsvarer 
«meldkat» i Biblioteksystemet. «Assign» dekker ikke vårt behov i denne sammenheng. Vi 
ønsker derfor å foreslå følgende funksjonalitet til bruk i Alma: Når man står i en 
bibliografisk post må det være mulig å opprette en melding til katalogkontakter på den/de 
institusjonen(e) som har beholdning. Meldingene kan gå via epost, men det kan også 
gjøres på andre måter.  
Etter hva vi ser vil institusjonene fortsatt trenge katalogkontakter selv om vi skifter 
system. 
Spørsmålene bør sendes til epostlista «almainnfoering.bibsys.no». 
S-2015/32: Noter og fortekster i Oria  
Vi opplever at noter vises med feil fortekst i Oria. Dette gjelder noter som skal genereres 
automatisk på bakgrunn av koder og indikatorer i MARC 21. I slike tilfeller har vi opplevd 
å få tilbakemeldinger fra BIBSYS om å levere forslag til notetekster.  
Vi ønsker at BIBSYS systematisk gjennomgår MARC 21 for å kvalitetssikre at 
informasjonen fra MARC 21 i Alma blir konvertert korrekt til Oria (pnx) og blir vist med 
korrekte tekster. 
S-2015/33: Eventuelt  
Det var ingen saker under Eventuelt. 


Møte i Bibliografisk gruppe 21.oktober 2015

Styremøte i BIBSYS 11. juni 2014

Styremøte i BIBSYS 20. juni 2013

Møte i Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet 11. februar 2015

Møte i Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 8. november 2013

Styremøte i BIBSYS 20. oktober 2014

Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 16. oktober 2013

  
    Referat 
Oppdatert: 2. november 2015 
 
Styremøte i Bragekonsortiet 22. september 2015 
Sted: Park Inn by Radisson Oslo Airport 
Tid: 10:00 – 15:00    
Referent: Hege Johannesen  
Til stede: Håkon Magne Bjerkan, Sigbjørn Hernes, Sølvi Karlsen, Hanne Storm Ofteland, 
Geir Arne Rosvoll 
Fra BIBSYS: Hege Johannesen 
 
Sakliste og sakspapirer til sakene 8 – 12 var sendt til styrets medlemmer via e-post 17. 
september 2015. 
S-2015/07 Referatsaker 
a) Tilbud til nye institusjoner  
Hittil i år har fire nye institusjoner takket ja til tilbud om bruk av BIBSYS Brage og 
deltakelse i konsortiet og signert avtale om dette. I tillegg har Norges Geotekniske 
Institutt fått avtale til signering. 
b) Faglig samarbeid med institusjoner innenfor og utenfor konsortiet 
I juni gjennomførte BIBSYS en kartlegging blant konsortiets deltakere av 
feil/mangler/ønsker angående metadata som overføres fra CRIStin til 
institusjonsarkivene. Resultatene av denne kartleggingen ble sendt til CRIStin i juni. 
Konsortiets ønsker og anbefalinger ble også gjennomgått ved et møte mellom BIBSYS og 
CRIStin 11. september. 
NMBU har tilbudt seg å være pilotinstitusjon for utprøving av den nye løsningen for 
innlevering av mastergradsoppgaver via StudentWeb. 15. september ble det gjennomført 
et planleggingsmøte med deltakere fra BIBSYS og NMBU. I dette arbeidet har 
Bragekonsortiet også en god og nyttig dialog med UiO som foreløpig er den eneste 
institusjonen som har tatt i bruk innleveringsløsningen i StudentWeb. 
c) Reaksjoner på at BIBSYS i 2015 har svært begrenset kapasitet til å 
gjennomføre driftsoppdrag som bestilles av deltakere i konsortiene 
I 2015 må BIBSYS prioritere arbeidet med innføring av nytt biblioteksystem for 
deltakerne i Biblioteksystemkonsortiet. Konsekvensen er at både gratis driftsoppdrag og 
driftsoppdrag som må betales av bestiller har blitt satt på vent. En av institusjonene som 
har bestilt, og ikke fått utført, betalte driftsoppdrag har klaget til styret for konsortiet. 
Institusjonen har fått et svar fra BIBSYS hvor de punktene som ble tatt opp i klagen har 
blitt kommentert. I ettertid har BIBSYS fått ferdigstilt de fleste bestillingene av gratis eller 
betalte driftsoppdrag som er planlagt gjennomført i 2015. De resterende vil bli ferdigstilt 
innen 1. oktober 2015. 
 Side 2 
S-2015/08 Regnskap etter 2. tertial 2015  
Saksdokument i form av regnskapsrapport pr. 31. august var sendt ut sammen med 
saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått og kommentert.  
Regnskapet viser at inntektene er høyere enn budsjettert for året som helhet. Det skyldes 
flere nye deltagere enn det som ble antatt da budsjettet ble laget.  
Kostnader til lønn hittil i år reflekterer at det kun har vært aktivitet på drift og 
vedlikehold, ikke på utvikling. For tredje tertial er det planlagt noe utviklingsarbeid, men 
omfanget vil være lavere enn det lønnsbudsjettet gir rom for. Årsaken er den pressede 
ressurssituasjonen i BIBSYS i 2015 på grunn av arbeidet med innføring av nytt 
biblioteksystem for Biblioteksystemkonsortiet. Kostnader til driftskjøp og reiser 
reflekterer at møter i konsortiets organer og deltakelse ved konferanser hovedsakelig 
skjer i 3. tertial. Driftsavgift dekker teknisk infrastruktur og belastes med 1/12 hver 
måned og er i henhold til budsjett. Prognosen tilsier et mindreforbruk på lønn, driftskjøp 
og reiser i 2015, og følgelig en positiv overføring til 2016. 
Vedtak: 
Styret for Bragekonsortiet tar regnskapsrapporten for 2. tertial 2015 til 
orientering. Den legges fram som egen orienteringssak ved 
konsortiemøtet 13. oktober 2015. 
S-2015/09 Status for arbeidet etter 3. kvartal 2015  
Saksdokument i form av statusrapport for virksomheten til og med 30. september var 
sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått og 
kommentert. 
Etter 3. kvartal har Bragekonsortiet 67 deltakere. Nye deltakere hittil i 2015 er SINTEF, 
NTNU Samfunnsforskning, Regionsenter for barn og unges psykiske helse, helseregion 
øst og sør og Norsk institutt for bygdeforskning. Ingen har gått ut av konsortiet i 
perioden. 
Det er gjennomført driftsoppgaver herunder administrasjon, brukerstøtte, informasjon, 
applikasjonsdrift og vedlikehold. Det er produsert tall til den nasjonale fag- og 
forskningsbibliotekstatistikken, brukerdokumentasjonen er oppdatert og det er arrangert 
to kurs for nye administratorer.   
Det er ikke gjort utviklingsoppgaver hittil i år, kun feilrettinger og konfigurasjons-
endringer i applikasjonen. 
Vedtak: 
Styret for Bragekonsortiet tar statusrapporten for 3. kvartal til 
orientering. Den legges fram som egen orienteringssak ved 
konsortiemøtet 13. oktober 2015. 
S-2015/10 Leveranseplan for 2016  
Saksdokument i form av forslag til leveranseplan for 2016 var sendt ut sammen med 
saklisten. Forslaget har blitt lagt fram for arbeidsgruppen for kommentering. Ved møtet 
ble de enkelte punkene diskutert. 
Styret ønsker at det framgår av sakspapiret til konsortiemøtet hvor mange institusjoner 
som har tatt i bruk innlevering via CRIStin. Dette fordi et stort antall brukerinstitusjoner 
 Side 3 
forsvarer at integrasjonsløsningen mot CRIStin gis høy prioritet. Styret går også inn for at 
pkt. 3 og 4 i forslaget til prioriterte utviklingsoppgaver bytter plass. 
Vedtak: 
Styret for Bragekonsortiet støtter forslaget til leveranseplan for 2016 
med de endringer som ble gjort i diskusjonen og vil legge det fram for 
konsortiemøtet 13. oktober 2015. 
S-2015/11 Budsjett for 2016 
Saksdokument i form av to alternative forslag til budsjett for 2016 var sendt ut sammen 
med saklisten. Ved møtet ble de enkelte postene gjennomgått og kommentert. 
Fra og med 1. januar 2016 vil det skje flere fusjoner i UH-sektoren. De institusjonene som 
fusjonerer vil få tildelinger fra departementet for 2016 som om de fortsatt er separate 
institusjoner. I alternativ 1 i forslaget til budsjett er årlig avgift beregnet for den enkelte 
UH-institusjon uavhengig av ev. fusjon. I alternativ 2 er det tatt hensyn til ev. fusjon. I 
alternativ 2 er inntektene lavere enn i alternativ 1. Årsaken er at små institusjoner betaler 
minimumsavgift, mens store institusjoner betaler maksimumsavgift. I begge 
alternativene foreslås det at alle satser holdes uendret fra 2015 til 2016. Det betyr at 
startavgiften, faktoren for beregning av årlig avgift, minimumsavgiften og 
maksimumsavgiften ikke endres.  
Styret presiserer at selv om mange institusjoner i UH-sektoren fusjonerer fra 1. januar 
2016, kan ikke institusjonsarkivene nødvendigvis slås sammen fra samme dato. F.eks. 
forutsetter integrasjonsløsningene med CRIStin og NORA at institusjonene også må slås 
sammen i disse applikasjonene. I tillegg har mange valgt å organisere innholdet i 
institusjonsarkivet etter institusjonens organisasjonsmodell, og for de institusjonene som 
skal fusjonere kan det ta tid før denne er vedtatt.  
Styret støtter at det ikke gjøres korrigeringer for forventet lønns- og prisvekst ved 
beregning av årlig avgift siden budsjettforslaget inneholder en betydelig positiv overføring 
fra 2015 til 2016. 
Vedtak: 
Styret for Bragekonsortiet støtter forslaget til budsjett for 2016, 
alternativ 1, og vil legge det fram for konsortiemøtet 13. oktober 2015. 
S-2015/12 Sakliste for konsortiemøtet 13. oktober 2015 
Saksdokument i form av forslag til sakliste for konsortiemøtet var sendt ut sammen med 
saklisten. Ved møtet ble innholdet gjennomgått.  
Vedtak: 
Styret for Bragekonsortiet vedtar forslaget til sakliste for konsortiemøtet 
13. oktober 2015. 
S-2015/13 Eventuelt 
Det var ingen saker til eventuelt. 


Styremøte i Bragekonsortiet 22. september 2015

Not a member yet