Archivaria - the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA)
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Leveraging Technology to Facilitate Access: Automated Description of the Mariposa Folk Festival’s Born-Digital Performance Recordings
No full textIn recent years, the increasing volume of born-digital materials (i.e., those created digitally rather than digitized from analog originals) deposited in archives has fostered the development of new software-based tools and workflows for processing archivists. Archivists seeking practical guidance for preserving digital materials have a wealth of resources at their disposal, including many community-owned tools, workflows, and tutorials. This case study examines how archival standards and technological advances have influenced the semi-automated description of born-digital audio records through the lens of a recent project at the Clara Thomas Archives and Special Collections (CTASC) at York University Libraries (YUL). The Mariposa Folk Foundation Fonds, containing a large and growing collection of born-digital audio recordings, served as an opportunity to design and test a new software-aided descriptive workflow. The project leverages the programmable nature of born-digital materials in an attempt to streamline the time-consuming process for creating the item-level descriptions typically associated with sound recordings and born-digital records while also improving the discoverability of this material in the unmediated environment of online finding aids. This case study demonstrates how technology has influenced descriptive practices, with the advent of online finding aids providing increased access to archival descriptions, online databases permitting keyword searching, and tools to script metadata extracted from born-digital records enabling robust archival descriptions.Au cours des dernières années, le volume de documents nés numériques (ceux créés directement par des procédés numériques plutôt que par la numérisation) transférés vers des centres d’archives a mené au développement de nouveaux outils et procédés de travail pour les archivistes. Les archivistes désirant obtenir des conseils pratiques pour la préservation de documents numériques ont accès à une vaste gamme de ressources à leur disposition, incluant des outils créés par des gens du milieu, des procédés de travail et des tutoriels. Cette étude de cas examine comment les normes archivistiques et les avancées technologiques ont influencé la description semi-automatique de documents audio nés numériques à travers un projet récent à la Clara Thomas Archives and Special Collections (CTASC) de la Bibliothèque de l’Université York (YUL). Le fonds Mariposa Folk Foundation, qui contient un volume important et croissant de documents nés numériques, sert d’opportunité pour la conception et le test d’un nouveau logiciel de procédés de description assisté. Le projet exploite la nature programmable des documents nés numériques dans une tentative d’améliorer le temps consacré à la création de descriptions à la pièce typiquement associées aux enregistrements audio, tout en améliorant la découvrabilité de ce type de documents dans l’environnement ouvert d’instruments de recherche en ligne. Cette étude de cas démontre comment la technologie, avec l’avènement d’instruments de recherche en ligne, influence les pratiques descriptives. Cette technologie permet la recherche par mot-clé dans les bases de données en ligne et l’utilisation d’outils scriptant les métadonnées extraites des documents nés numériques, offrant ainsi des descriptions archivistiques robustes
Archival Leadership?
Full text linkCanadian archivists – members of a community that for many decades has thought deeply and widely about their profession – have published little about archival leadership. This neglect of leadership extends in fact throughout Canadian and English-language archival research journals. This short article aims to take a small step toward filling this large and perplexing gap in our scholarship. Two central questions are addressed: What does leadership in an archives look like? and Does this leadership differ at all in key respects from leadership in other institutions? In other words, do archivists have to be managed differently because the culture of an archives is sufficiently distinct from that of other workplaces? Outlining six aspects of leadership, the article addresses the qualities associated with successfully leading a team within an archives or with heading an archives. It then sketches six distinct features of the culture of an archives, arguing that archivists do need to be managed differently; leadership success hinges on sensitivity to the unique qualities of archival culture. This counterpoint closes by expressing hope that it provokes a reaction – that others will step forward to enrich reflection and debate on the distinct (or not) qualities of archival leadership.Les archivistes canadiens – membres d’une communauté qui dans les dernières années a profondément réfléchi à la profession d’archiviste – ont peu publié sur le leadership archivistique. Cette négligence est apparente dans les revues universitaires et professionnelles au Canada et de langue anglaise. Ce court article vise à faire un petit pas afin de combler cette lacune dans notre milieu. Deux questions principales sont soulevées : À quoi ressemble le leadership dans les archives? ; La forme de leadership dans les archives est-elle différente, dans toutes ses composantes, de celle dans d’autres milieux? . En d’autres termes, les archivistes ont-ils besoin d’une gestion différente en raison des particularités distinctes de la culture des milieux archivistiques par rapport à celle d’autres lieux de travail? Mettant de l’avant six éléments de leadership, cet article aborde les qualités requises pour mener avec succès une équipe dans les archives ou pour diriger un centre d’archives. Il propose six aspects particuliers associés à la culture d’une organisation archivistique, en faisant valoir que les archivistes doivent être gérés différemment. L’article soutient que le succès du leadership requiert une sensibilité propre aux caractéristiques uniques du milieu archivis- tique. Ce contrepoint se termine en exprimant l’espoir qu’il suscite une réaction particulière – soit que d’autres prendront le relais afin d’enrichir les réflexions et les débats sur les qualités distinctes (ou pas) d’un leadership archivistique
The Genre of Love-Me Binders: US Military Veterans Documenting Their Service
Full text linkThe US government lacks robust and accurate records of its military personnel. In this context, we argue that attending to veterans’ recordkeeping practices matters to honouring their service to the nation. However, recordkeeping skills are not currently part of the official curriculum of active service members or veterans. Considering this situation, we ask, How do veterans in the US document their service? What are the uses of veterans’ records and recordkeeping practices? Drawing from personal management of information (PMI) and rhetorical genre studies (RGS), we conducted focus groups with veterans and active service members. We found that these individuals attempted to preserve their personal records by creating love-me binders (LMBs) – a genre of records, shaped by the history of recordkeeping practices in the US Armed Forces, that supports military personnel in keeping track of their service. As a genre, love-me binders serve a rhetorical purpose: demonstrating that veterans and sometimes their relatives are eligible for benefits such as health care. Future work should consider opportunities to support veterans in creating and managing LMBs, investigate the creation and management of military records in context, and explore additional domains where records created in the workplace impact workers’ personal lives.Le gouvernement des États-Unis ne possède pas de la documentation précise et complète sur son personnel militaire. Dans ce contexte, nous affirmons qu’une bonne gestion des documents est importante pour honorer les services à la nation du personnel militaire. Par contre, des compétences de gestion de ces documents ne font pas partie des responsabilités des membres actifs ou des vétérans du service militaire. En constatant ceci, nous attirons l’attention sur les questions suivantes : Comment les vétérans aux États-Unis document-ils leur service? Quelles sont les utilisations et les pratiques de gestion des archives des vétérans? En nous basant sur la gestion des informations personnelles (PMI) et les études de la rhétorique (RGS), nous avons créé quatre groupes de discussion avec des vétérans et membres en service actif. Nous avons remarqué que ces individus ont tenté de préserver leurs documents personnels par la création de love-me binders (LMBs), un type de documents – influencé par l’historique des pratiques de gestion des documents dans les forces armées des États-Unis – qui soutient le personnel militaire en gardant une trace de leur service. Comme type de documents, les love-me binders servent un but rhétorique : ils contribuent à démontrer que les vétérans – et parfois leurs proches – sont éligibles à des bénéfices, notamment à des soins de santé. Des approches futures doivent considérer les opportunités de soutien aux vétérans en créant et assurant le maintien des LMBs. De plus, elles doivent envisager une analyse sur la création et la gestion des documents militaires et leurs contextes, tout en explorant des domaines associés où les documents créés au travail ont un impact sur la vie personnelle des travailleurs
Transferred, Preserved, and Destroyed: The Dominion Lands Branch’s Manitoba Files
Full text linkDuring the 1950s, the Province of Manitoba microfilmed and then destroyed thousands of files created by the federal Department of the Interior’s Dominion Lands Branch (DLB). These records, dating from about 1870 to 1930, were transferred from the federal government to the province in the immediate post-war period. They were drawn from a group of more than 5.6 million files occupying 11,640 square feet of office space in downtown Ottawa. During the Second World War, the civil servants responsible for the DLB files were pressured by their superiors to destroy the files in order to free up space and filing cabinets. DLB officials, although not trained archivists, took their responsibility as custodians of the records seriously and sought to prevent the wholesale and indiscriminate destruction of the files. They were supported by archivists who considered the DLB files to be valuable historical documents on the colonization of Western Canada. Eventually, the conflict between preservation and destruction was resolved by dispersing the records; some were transferred to the western provinces and territories, while the remaining files were deposited in the Public Archives of Canada. The first files to be transferred were those related to lands in Manitoba. This article clarifies the provenance of the DLB’s Manitoba files and argues for their enduring value as records of the history of settler colonialism in the province while also revealing the role of non-archivist civil servants as custodians of government records in the mid-20th century.Pendant les années 1950, la province du Manitoba a transféré sur format microfilm des milliers de dossiers créés par le Department of the Interior’s Dominion Lands Branch (DLB), pour ensuite détruire les documents originaux. Ces documents, qui datent d’environ 1870 jusqu’en 1930, avaient été transférés du gouvernement fédéral vers la province du Manitoba immédiatement après la Deuxième Guerre mondiale. Ils ont été extraits d’un groupe de documents comprenant plus de 5.6 millions de dossiers occupant 11 640 pieds carrés dans un espace de bureau situé au centre-ville d’Ottawa. Pendant la Seconde Guerre mondiale, afin de libérer de l’espace, les fonctionnaires de l’État responsables des dossiers du DLB ont subi des pressions de leurs supérieurs pour détruire les dossiers. Les officiers du DLB, qui ne détenaient pas de formation en archivistique, il faut le préciser, ont pris leurs responsabilités de gardiens des documents au sérieux et ont cherché à prévenir la destruction sans discernement des dossiers. Ils ont été soutenus par des archivistes qui considéraient les dossiers du DLB comme étant des documents possédant une importante valeur historique, particulièrement concernant la colonisation de l’ouest du Canada. Éventuellement, le conflit entre la préservation et la destruction a été résolu par la dispersion des documents; certains ont été transférés vers les provinces et territoires de l’ouest alors que les dossiers restants ont été déposés aux Archives publiques du Canada. Les premiers dossiers à être transférés ont été ceux qui concernaient des terres au Manitoba. Cet article clarifie la provenance des dossiers du DLB du Manitoba et plaide pour leur valeur durable en les présentant comme des documents témoignant de l’histoire du colonialisme d’occupation dans la province, en plus de révéler le rôle important de fonctionnaires de l’État comme gardiens de documents gouvernementaux dans la période du milieu du 20e siècle
KATHERINE BIBER, TRISH LUKER, and PRIYA VAUGHAN, eds. Law’s Documents: Authority, Materiality, Aesthetics
Full text linkLaw’s Documents: Authority, Materiality, Aesthetics. Katherine Biber, Trish Luker, Priya Vaughan, eds. London and New York: Routledge, 2022. xii, 375 pp. 9781003247593. EPU
Evergon: Theatres of the Intimate. Musée national des beaux-arts du Québec, Québec.
Full text linkEvergon: Theatres of the Intimate. Musée national des beaux-arts du Québec, Québec. October 20, 2022 – April 23, 2023. Curated by Bernard Lamarche