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EVOLUÇÃO DA DGDI E A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA UFRJ
No full textIntrodução: A Divisão de Gestão Documental e da Informação – DGDI passou por profundas transformações, não só estruturais como também conceituais. Antes, a Divisão resumia-se a um serviço de comunicação e uma enorme massa documental acumulada com princípios elementares de organização. Hoje são contempladas políticas de gestão arquivística de documentos visando a excelência em todo o processo de tratamento do acervo documental da UFRJ. I SINTAE UFRJ 9 Objetivo: Demonstrar a importância das ações arquivísticas já implantadas, seus resultados e a necessidade de aplicação de uma política integrada de gestão documental no âmbito de toda a universidade. Metodologia: Haverá uma apresentação oral, com o auxílio do PowerPoint, das ações de gestão arquivística implantadas, os seus resultados e desdobramentos, incluindo breves textos para interação com o ouvinte, legislação pertinente, fotos e gráficos e as ações futuras, assim como a minuta de criação do Sistema de Arquivos da Universidade Federal do Rio de Janeiro, Siarq-UFRJ. Considerações Finais: Através dessa apresentação, todos os componentes do Seminário de Integração terão consciência das suas atribuições e responsabilidades na gestão, disseminação e preservação do patrimônio arquivístico da UFRJ. Palavras-chave: arquivista, arquivologia, documento, gestão
Você sabe eliminar um documento público?
No full textA eliminação de documentos é uma atividade da gestão documental imprescindível na Administração Pública Federal. Uma parcela considerável dos servidores técnicos administrativos em educação não tem o conhecimento acerca da série de procedimentos que a envolve, utilizando meios irregulares para se livrarem do volume gerado pelo acúmulo desordenado. De acordo com a Lei nº 8.159/1991, nenhum documento público pode ser eliminado sem autorização prévia do órgão competente sob o risco de penalização legal. Esta apresentação tem por objetivo expor as diretrizes para a eliminação de documentos na UFRJ, ressaltando os seguintes pontos: a importância do Arquivo Central, como órgão central do Sistema de Arquivos da UFRJ, responsável pelo desenvolvimento da gestão, preservação, acesso e divulgação do acervo arquivístico da Universidade; a aplicação das Tabelas de Temporalidade das atividades-meio e fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES); o entendimento acerca das condicionais apresentadas pelas Tabelas; a importância da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFRJ (CPAD-UFRJ); os procedimentos necessários para eliminação de documentos; elaboração de uma Listagem de Eliminação de Documentos; os trâmites necessários para a eliminação de documentos; a efetivação do serviço de eliminação e as ações necessárias que precisam ser realizadas nos sistemas da UFRJ
Gestão de Riscos para a Preservação do Arquivo da Universidade Federal do Rio de Janeiro.
No full textA Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) completou no ano de 2020 um século de existência. Diante desse fato, a instituição possui um enorme patrimônio documental, onde representa a história da Universidade e mantém viva sua memória. Preservar documentos e facilitar o acesso é um dever das instituições públicas. De acordo com a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, cabe aos órgãos e entidades do poder público, assegurar a gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação. Diante do problema apresentado, através do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos (PPGARQ) em seu Mestrado Profissional, propomos uma reflexão sobre como aplicar diretrizes de boas práticas de conservação preventiva de documentos na UFRJ. Para isso, foram buscadas informações acerca da metodologia de gerenciamento de riscos em alguns estudiosos na área como Pedersoli, Bojanoski, Spinelli, Leite, assim como no Guia de Gestão de Riscos para o Patrimônio Museológico (IBERMUSEUS; ICCROM, 2017) e na norma internacional ISO 31000:2009 (Gestão de riscos – Princípios e diretrizes), que, no decorrer do processo de pesquisa nos pareceu uma opção viável de estratégia de redução de impactos provenientes de agentes causadores de degradação de acervos. De acordo com Leite a gestão de riscos, caracteriza-se como uma metodologia que contribui para o planejamento e a execução da administração da preservação como um todo. Observando o Guia a gestão de riscos abrange tudo o que fazemos para compreender e lidar com possíveis impactos negativos sobre nossos objetivos. Neste mesmo guia são apresentadas etapas do processo de gestão de riscos que são: estudo do contexto, identificação de riscos, análise de riscos, avaliação de riscos, tratamento e monitoramento (com fins de melhoria constante do processo). Na execução do trabalho foram aplicadas todas as etapas nos principais depósitos de documentos do Arquivo Central da UFRJ. O estudo do contexto em que os depósitos estão inseridos, a identificação dos riscos encontrados, a análise e avaliação dos riscos gerando o quadro de prioridades, a sugestão de tratamento e as recomendações de monitoramento. Como produto final da pesquisa desenvolvida no PPGARQ, foi realizado um diagnóstico com a função de endossar junto à administração superior a importância de se aplicar as sugestões contidas, reduzindo a ação e os impactos dos agentes de deterioração, entendendo a magnitude dos riscos encontrados, contribuindo assim para a manutenção do acervo e facilitação do acesso aos documentos.Palavras Cheves: Arquivologia; Conservação preventiva; Gestão de riscos em arquivos; Preservação; Universidade Federal do Rio de Janeiro
PROJETOS DE INTERVENÇÃO ARQUIVÍSTICA REALIZADOS NA UFRJ
No full textA Universidade Federal do Rio de Janeiro completará 100 anos. Durante todo esse período, houve uma produção significativa de documentos como consequência das atividades da instituição. O acúmulo desordenado de documentos, tanto nas unidades administrativas quanto acadêmicas caracteriza a falta de procedimentos arquivísticos necessários para o bom desenvolvimento das atividades no âmbito de toda universidade. A acumulação se dá, principalmente, pela não aplicação dos instrumentos legais de gestão de documentos. A situação apresentada está em desacordo com a legislação vigente, que prevê a realização de uma eficiente gestão e a facilidade no acesso à informação a todos quanto necessitem. O Sistema de Arquivos da UFRJ – SIARQ/UFRJ, através do Setor de Projetos, recentemente, vem apresentando algumas soluções na tentativa de melhorar a condição da gestão documental da universidade através de projetos de intervenção no acervo acumulado das unidades, estabelecendo parâmetros e critérios arquivísticos imprescindíveis para a organização, visando maior eficácia na produção, controle e destinação de documentos. O presente trabalho visa apresentar a metodologia de trabalho que vem sendo desenvolvida no Setor, bem como as unidades da UFRJ que foram atendidas com os projetos de intervenção arquivística. Arquivologia; Documento; Gestão; Organização; SIARQ
